Timetrackers - Houd je tijd bij

In de bullet journal wereld zie je het regelmatig: timetrackers. Op allerlei manieren houden mensen bij waar ze hun tijd aan besteden. Wat is het nut daarvan?

De voordelen van je tijd bijhouden

Soms is het gewoon nodig om je tijd bij te houden. Bijvoorbeeld omdat je gewerkte uren moet declareren en daarvoor een overzicht nodig hebt hoelang je aan een bepaald project hebt gewerkt. Ben je zelfstandig ondernemer, dan heb je een overzicht van je uren nodig voor bepaalde belastingvoordelen. Andere  redenen kunnen zijn dat je niet goed weet waar je tijd blijft, je beter met je tijd om wilt gaan of om meer inzicht te krijgen op welke momenten van de dag je het meest effectief bent.

Door je tijd bij te houden, krijg je inzicht in waar je je tijd aan besteed en wanneer je wat doet. Dat heeft een aantal voordelen:

  • Je ziet wat je tijdverslinders zijn.
  • Je ziet wanneer je het meest effectief bent.
  • Je ziet wat je productieve uren zijn.
  • Je ziet waar je onnodig of te veel tijd aan besteed.
  • Je ziet of je genoeg tijd aan je doelen en prioriteiten besteed.
  • Het geeft je een uitgangspunt voor het beter en slimmer omgaan met je tijd.
  • Je leert een betere inschatting maken van de hoeveelheid tijd die je nodig hebt voor bepaalde taken.

Wanneer en hoe lang moet je je tijd bijhouden?

Hoe lang je jouw tijdsbesteding bijhoudt, hangt helemaal af van je doel. Vind je het gewoon leuk om over bijvoorbeeld een jaar te zien waar je nu mee bezig was, dan kun je het zo lang als je het leuk vind doen.

Wil je echter efficiënter met je tijd om gaan, een overzicht krijgen waar je tijd aan op gaat of bijhouden hoeveel tijd een taak kost, dan kies je voor een afgebakende periode. In het algemeen geeft een week een goed beeld. Kies daarbij een normale (werk)week. Daarmee bedoel ik een week waarin geen vakantie of extra vrije dagen vallen. Afwijkende activiteiten in een week heb je heel regelmatig, dus dat hoeft niet een bezwaar te zijn. Je kunt altijd nog een andere week ter vergelijking nemen als je dat wilt. Vind je een week te veel, dan kun je beginnen met een gewone (werk)dag.

Hoe houd je je tijd bij?

Dat is een beetje afhankelijk van hoe gedetailleerd je dit wilt doen. Hieronder vind je een aantal manieren om je tijd bij te houden.

Op een lijstje of in je agenda

Het makkelijkst is om een lijstje te maken waarin je de starttijd, eindtijd en activiteit opschrijft. Zit je veel achter je computer, dan kan dat ook digitaal. Heb je een agenda met urenindeling, dan kun je dat hier bijvoorbeeld in bijhouden.

Bullet journal

Het werd in de inleiding al genoemd. Veel mensen houden hun tijd bij in hun bullet journal. Ik heb dit een weekje gedaan op de manier van Cindy Guentert-Baldo dit doet in haar bullet journal. Hierbij heb ik vrij brede categorieën genomen.

Voorgedrukte lijsten invullen

Een andere manier is om op je computer een lijst te maken die je zelf in kunt vullen en zo vaak kunt afdrukken als je wilt. Zo kun je zelf bepalen wat je een handige manier van bijhouden vind.

Als voorbeeld heb ik twee lijsten voor jullie gemaakt. Een lijst die je dagelijks in kunt vullen en een lijst die je wekelijks in kunt vullen.

Op de dagelijkse lijst staan links de uren. Daarnaast staan vier kolommen, waarbij elke kolom voor een kwartier staat. Je kunt daarop invullen wanneer je met een activiteit begonnen bent en wanner je gestopt bent. Er is voldoende ruimte om de activiteit op te schrijven. Maar je kunt natuurlijk ook met kleurcoderingen werken als je dat handiger vindt.

De wekelijkse lijst ziet eruit als de lijst die ik in mijn bullet journal heb gebruikt. Je kunt hier werken met kleurcodes.

Wil je deze lijsten zelf gebruiken, dan kun je ze gratis als printable downloaden. Klik daarvoor op de afbeelding hieronder. Je ontvangt beide downloads dan gratis in je mailbox.

Wil je een uitleg over het gebruik van de printables zien, dan vind je die in onderstaande video.

 

Eerlijke taakverdeling in het huishouden

Wie doet wat bij jullie thuis? Is er een eerlijke taakverdeling in het huishouden?

Traditiegetrouw is het vaak nog de vrouw in die in het huishouden het meeste doet. Zelfs als zij werkt neemt zij vaak het grootste aandeel van het huishouden voor haar rekening. Uit een onderzoek uit 2016 van het Sociaal Cultureel Planbureau blijkt dat vrouwen per week gemiddeld 9 uur meer aan zorgtaken besteden. Het grootste deel van die tijd gaat op aan koken, schoonmaken, de was doen en boodschappen doen.

Oorzaken van een niet eerlijke taakverdeling in het huishouden

Waarom zijn deze verschillen er nog steeds? Vaak werken vrouwen minder uren dan mannen. Maar dat is slechts een gedeeltelijke verklaring. Ook bij stellen waar beide partners evenveel werken, neemt de vrouw vaak het merendeel van het huishouden voor haar rekening. Hoe komt dat? We noemen hier enkele oorzaken.

  • Wat schoon is voor de één, is dat niet voor de ander. Over het algemeen zijn het in dit geval de vrouwen die een huis sneller vies vinden of die eerder de noodzaak van schoonmaken zien. Mannen vinden dan vaak dat het nog wel even kan wachten. Dus pakt de vrouw zuchtend de stofzuiger of stofdoek en gaat aan de slag met het gevoel er alleen voor te staan.
  • Er zijn afspraken gemaakt over de huishoudelijke taken. In veel gevallen vervallen stellen dan in een klassiek rollenpatroon en doet de vrouw meer in het huishouden. Vaak gaat dit ongemerkt en wil de man best meer doen, als de vrouw erom vraagt. Vrouwen hebben dan vaak weer de houding dat hij zelf toch ook ziet wat er nodig is en vinden dat ze het niet zouden hoeven vragen.
  • Eén van de partners is tijdelijk vaker thuis geweest (ook vaak weer de vrouw, bijvoorbeeld na een zwangerschap) en heeft een eigen routine en handigheid opgebouwd in de taken. Daardoor kan zij het sneller (en beter?) dan de man en lijkt het logisch dat zij het blijft doen.

Hoe zorg je voor een eerlijke taakverdeling in het huishouden?

  • Kijk naar wat er op het bordje ligt van beide partners. Wie heeft welke taken naast het huishouden? Hoeveel uren werken beide partners (inclusief reistijd), geeft één van hen mantelzorg aan een ziek familielid, hoe is de zorg voor de kinderen verdeeld?
  • Kijk naar de huidige taakverdeling. Wie doet wat? Wat zouden beide partners graag anders zien?
  • Maak een lijstje van alles wat gedaan moet worden en hoe vaak. Kijk of dingen anders kunnen. Misschien was elke dag stofzuigen nodig toen de kinderen klein waren en over de grond kropen, maar nu ze ouder zijn is één keer per week misschien ook wel voldoende. Maak een inschatting van de tijd die de verschillende taken in beslag nemen.
  • Bepaal nu wie wat kan en zou willen doen. Bedenk ook dat jullie niet alles hoeven te doen. Oudere kinderen kunnen ook hun aandeel leveren. Bespreek dit eventueel met hen in een gezinsvergadering.

Daarnaast kun je dingen uitbesteden. Huur een werkster voor de grotere schoonmaakklussen in, bestel je boodschappen online en laat een strijkservice je kleding strijken.

Bespreek regelmatig hoe jullie de taakverdeling vinden. Blijkt die toch onhandig, te zwaar of niet naar je zin? Krop het niet op maar praat erover. Laat het niet jullie relatie beïnvloeden door je stilzwijgend een slachtoffer te voelen.

GTD voor je huishouden - Deel 5: Doen

De Getting Things Done methode van David Allen wordt meestal geassocieerd met taken die met werk te maken hebben. Hoewel veel mensen die met GTD werken, ook hun persoonlijke taken in het systeem integreren, weet niet iedereen dat het systeem ook heel goed voor je huishouden werkt. Daarom heb ik de afgelopen weken een serie geplaatst over Getting Things Done in het huishouden.

In week 1 zijn we begonnen met het verzamelen. In week 2 hebben we hetgeen we verzameld hadden verduidelijkt. Wat moet er gebeuren? In week 3 zijn we onze taken en projecten gaan organiseren. In week 4 hebben we aandacht besteed aan het reflecteren. Wanneer bekijk je je systeem en hoe werk je het bij? In dit laatste deel bespreken we het verwerken van de acties.

Doen

Op basis van je agenda en je lijsten kun je nu aan de slag en je dag gaan plannen. Dat kun je op twee manieren doen.

Bekijk je lijsten op het moment dat je aan de slag gaat

Uit je agenda blijkt wanneer je afspraken hebt en welke dingen op die dag moeten gebeuren. Wat je verder nog doet kun je op het moment zelf bepalen door je lijsten te bekijken. Je besluit daarbij op basis van de plaats waar je bent, de tijd en de energie die je hebt wat je gaat doen. Ben je op je werk, dan pak je waarschijnlijk items van je werklijst. Ben je thuis, dan ga je misschien wel aan de slag in je huishouden. Heb je maar een kwartiertje de tijd, dan kies je voor kleine klusjes. Heb je langer de tijd, dan wil je waarschijnlijk wat grotere taken aanpakken. Natuurlijk kijk je daarbij ook naar wat prioriteit heeft.

David Allen onderscheidt drie categorieën werk:

  • Vooraf vastgesteld werk. Dit zijn taken die je hebt gepland op een bepaalde dag.
  • Vaststellen van nieuwe acties. Naar aanleiding van je inbakje en je projectlijsten stel je nieuwe acties vast.
  • Werk dat zich onverwacht voordoet.

Helaas loopt je dag niet altijd zoals jij van te voren had bedacht. De valkuil voor je productiviteit zit hem dan ook in het onverwachte werk. Soms heeft dat inderdaad voorrang. Je krijgt autopech, je kind valt en is zodanig gewond dat je ermee naar de dokter moet of je baas komt met een spoedklus. Er zijn echter ook minder dringende dingen die je niet direct hoeft op te pakken. Deze zaken gaan in het ideale geval in je inbakje. Bekijk je inbakje op een vast moment van de dag en verwerk alle inkomende zaken in je lijsten en waar nodig in je agenda. Daarmee voorkom je veelvuldige onderbrekingen en kun je geconcentreerder werken.

Wat je huishouden betreft, zal veel werk zichzelf herhalen. Voor deze klussen kun je checklijsten maken. Maak lijsten wat dagelijks, wekelijks of maandelijks gedaan moet worden. Bekijk deze lijsten regelmatig. Je kunt steeds opnieuw afstrepen wat gedaan is of ze gewoon als algemene leidraad gebruiken. Dit soort lijsten zijn echter wel ontzettend handig als geheugensteuntje. Ook voor je werk kun je dit soort lijsten gebruiken bij regelmatig terugkerende taken. Meer hierover lees je in mijn blogpost 'Het nut van procedures'.

Een planning maken aan de hand van je lijsten

Is bovenstaande manier van werken nog te ongestructuureerd voor je? Dan kun je aan de hand van je lijsten een planning maken voor de volgende dag, of eventueel als eerste op de dag zelf. Dat is de manier waarop ik zelf het liefst werk. Ik gebruik daarvoor mijn bullet journal. Allereerst noteer ik de afspraken voor die dag. Daarna komen de taken die op die dag moeten gebeuren en dan vul ik het aan met alle andere dingen die ik die dag wil doen. Dit werkt vooral goed omdat er bij mij vaak weinig ongeplande dingen tussendoor komen. Mijn valkuil is echter dat ik vaak toch te veel plan in een dag. Uiteindelijk corrigeert dat zichzelf vaak ook wel weer, omdat ik dan merk dat ik teveel taken moet migreren.

Ik hoop dat je met deze serie een goed overzicht van het systeem hebt gekregen en het na verloop van tijd zelf aan jouw wensen en behoeftes kunt aanpassen.

Voor de volledigheid vind je hieronder nog een keer een stroomschema van de Getting Things Done methode. Dit is een handig hulpmiddel bij het verwerken van je inbakje of wanneer je aan de slag gaat met je braindump.

Wil je dit schema als printable? Schrijf je dan hier in voor mijn nieuwsbrief en ontvang de printable direct in je mailbox.

Wisselen van seizoenskleding

Het is inmiddels herfst. De temperaturen dalen en het kan al behoorlijk koud zijn deze dagen.  Tijd dus om in je kast te wisselen van seizoenskleding. Maar is het wisselen van kleding tijdens de seizoenen nog nodig? En is het handig? Aan het eind van deze week verwachten ze weer 20 graden. Best fijn om dan niet alleen maar truien in de kast te hebben. Wat doe jij? Ga je wel of niet je seizoenskleding wisselen? 

Waar je voor kiest hangt van je situatie en van je voorkeuren af. Beide manieren hebben voor- en nadelen.

De voordelen van het wisselen van je seizoenskleding

  • De voordelen van het wisselen van je kleding is allereerst de kastruimte die het je oplevert. De kleding die je niet draagt kun je opbergen in een afgesloten doos en op een hoge plank of onder je bed bewaren.  In je kast is dan alle ruimte voor de kleding van dat seizoen.
  • Daarnaast gaat alle kleding bij het wisselen minimaal twee keer per jaar door je handen. Zowel aan het begin als aan het eind van het seizoen. Dit geeft je de kans om meteen een selectie te maken van wat je wilt houden en wat je weg wilt doen.

De nadelen van het wisselen van je seizoenskleding

  • De nadelen zijn denk ik ook wel duidelijk. Het is ten eerste extra werk om steeds je kleding te moeten omwisselen.
  • Tegelijkertijd is de overgang tussen seizoenen lastig. Wat doe je als je in een periode zowel warme als koude dagen hebt? Wanneer wissel je dan de kleding in je kast om?

Ga jij wel of niet je seizoenskleding wisselen?

Wat handig is voor jou, hangt helemaal van je situatie af. Vind je het lastig om een beslissing te nemen? Doorloop dan onderstaand stappenplan:

  • Verzamel alle kleding en bekijk het kritisch. Alles wat niet meer past, wat stuk is, wat je nooit meer draagt en wat je niet meer mooi vind kan weg.
  • Kijk nu hoeveel je over hebt. Past dat in je kledingkast? Dan is er eigenlijk geen reden om je seizoenskleding steeds om te wisselen. Vind je het een nadeel dat alles niet meer twee keer per jaar door je handen gaat bij het wisselen? Zet dan in je agenda dat je elke drie maanden of elk half jaar je kleding opnieuw bekijkt. Meteen een goede reden om dan tegelijkertijd je kastplanken eens schoon te maken.
  • Past de hoeveelheid kleding die je over hebt niet in je kledingkast? Dan is het waarschijnlijk handiger om je kleding wel elk seizoen om te ruilen. Een andere oplossing is drastisch snoeien in de hoeveelheid kleding die je hebt, zodat het wel allemaal in je kast past.

Hoe ik het doe

Lange tijd heb ik de kleding in mijn kast elk seizoen omgewisseld. Maar sinds ik mijn kledingkast eens grondig heb opgeruimd een aantal jaren geleden, wissel ik mijn kleding niet meer om. Ik heb nu voldoende kastruimte voor al mijn kleding.

Elke drie maanden maak ik plank voor plank de kast schoon en bekijk ik de kleding die er in ligt. Zo voorkom ik dat er kleding in blijft liggen die ik toch niet meer draag.

Een uitzondering maak ik voor de handschoenen, mutsen en sjaals. Die verdwijnen tijdens de zomermaanden in een doos onder mijn bed. Verder hangen de jassen die ik niet in gebruik heb in de kledingkast in plaats van aan de kapstok. Dat betekent dus dat de winterjas in de zomer boven in mijn kledingkast hangt. Omgekeerd hangt mijn zomerjas daar in de winter.

De tips die ik hier deel kun je nog eens terug kijken in onderstaande video.

10 Tips voor meer tijd

We zijn allemaal druk en we hebben altijd meer te doen dan dat we tijd beschikbaar hebben. Daarom vandaag 10 tips om tijd te besparen

Batch taken. Doe gelijksoortige dingen allemaal achter elkaar. Bijvoorbeeld telefoontjes plegen, archiveren, rekeningen betalen etc. Dit bespaart je de tijd die het je kost om te starten. Bovendien geeft de herhaling van de handeling je ook nog eens tijdsbesparing.

Bekijk je e-mail op vaste tijdstippen op de dag, liefst niet vaker dan 2 à 3x per dag (beetje afhankelijk van je functie). Elke keer je e-mail venster openen als je een nieuw berichtje binnen krijgt kost tijd. Daarnaast verlies je tijd doordat je uit je concentratie gehaald wordt en je je weer opnieuw moet focussen op wat je aan het doen was. Handel je e-mail daarom in batches (zie hier boven) af.

Beperk je social media gebruik. Zet een timer op je telefoon of gebruik een ordinaire kookwekker om te voorkomen dat je ongemerkt uren aan het doorklikken en liken bent.

Doe dingen tussendoor waar het kan. Ben je aan het koken, doe dan tussendoor even de afwas terwijl je wacht tot de aardappels koken, ruim de vaatwasser alvast in of check de koelkast op producten die over datum zijn. Dit spaart je later weer tijd.

Maak elke avond of elke ochtend een to do lijst. Met zo’n lijst heb je overzicht over wat je die dag allemaal moet doen en kun je snel aan de slag.

Ruim alles wat je gebruikt ook direct op. Dat bespaart je later een grote opruimronde.

Doe alles wat je minder dan twee minuten kost meteen. Dat bepaart je de tijd en moeite van het op je to do lijst zetten en je blijft niet zitten met een ellenlange lijst van dingen die je nog moet doen.

Besteed dingen uit. Huur een huishoudelijke hulp in voor de grote klussen in huis, laat je boodschappen thuis bezorgen of huur een oppas in zodat jij ongestoord een paar uurtjes thuis kunt werken.

Sla je wasgoed goed uit voor je het ophangt en laat was niet te lang in de droger zitten. Dat bespaart je later een hoop strijkwerk.

Zeg af en toe nee. Als je het al superdruk hebt, neem dan geen nieuwe klussen aan. Je moet misschien even over een drempel heen als je niet gewend bent nee te zeggen. Maar nadat je nee hebt gezegd zit je tenminste niet met het rottige gevoel dat je ja hebt gezegd tegen beter weten in, waarna je je gaat opvreten omdat je niet weet wanneer je de klus zou moeten doen.