De voordelen van het batchen van taken

Batchen is het tegelijkertijd afwerken van hetzelfde soort taken. Je verwerkt bijvoorbeeld al je e-mails achter elkaar, pleegt alle telefoontjes na elkaar of archiveert een hele stapel dossiers. Dit ‘batchen’ heeft een aantal grote voordelen.

De voordelen van het batchen van taken

• Je wint tijd omdat je niet steeds opnieuw hoeft te starten en te stoppen. Het opstarten van een taak kost je tijd. Door dezelfde soort taken achter elkaar te doen, bespaar je die opstarttijd dus.
• Je werkt geconcentreerder. Doordat je je maar op één taak hoeft te richten, is het makkelijker om te focussen.
• Je maakt minder fouten (onder andere doordat je geconcentreerder werkt).
• Het kost je minder moeite, omdat je niet steeds opnieuw hoeft na te denken. Een deel van wat je doet is in zekere zin herhaling en gaat daarom makkelijker en sneller.

Welke taken kun je batchen?

Taken die je kunt clusteren:

• E-mail.
• Telefoontjes.
• Archiveren.
• Rekeningen betalen.
• Post afhandelen.
• Alle kleine klusjes waar je nooit aan toekomt (reserveer een uur om zoveel mogelijk van deze klusjes te doen).
• Huishoudelijke taken.

Kijk zelf of je nog meer taken kunt batchen. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van je werkzaamheden. Ik maak bijvoorbeeld batches van mijn blogs. Ik schrijf een aantal artikelen achter elkaar, maak een aantal foto’s achter elkaar, bewerk een serie foto’s en tenslotte upload ik de artikelen. Dit gaat sneller dan wanneer ik voor elke blogpost apart een artikel moet schrijven, een foto moet maken en bewerken en vervolgens de blogpost online ga zetten. Elk onderdeel vraagt weer om aparte handelingen. Zelf heb je vast ook werkzaamheden waarbij een serie handelingen steeds weer terug komt. Kijk in dat geval eens of deze taken geschikt zijn om te batchen.

Ga je met een ‘batch’ aan de slag, kijk dan meteen even wat het beste tijdstip daarvoor is. Over het algemeen kun je de moeilijke taken beter in de ochtend te doen. Je concentratie is dan vaak het hoogst. Makkelijke taken zijn geschikter voor de momenten dat je een dipje hebt, bijvoorbeeld aan het eind van de middag je e-mails verwerken of je dossiers archiveren.

Hoe zorg je voor een goede ochtendroutine?

Je ochtenden zijn meestal waanzinnig. Je rent als een gek door het huis om zowel jezelf als je kinderen op tijd de deur uit te krijgen voor werk en school. Intussen vraag je je gestresst af of ze iets bijzonders en wat dan ook alweer mee moesten nemen naar school. Gymtas? Werkstuk? Knutselmateriaal?

Ergens in de schoolvakantie heb je bedacht dat het voortaan anders moet. Maar hoe?

Houd je tijd bij

Allereerst is het belangrijk om te bekijken waar het mis gaat. Houd eens een ochtend (of het liefst een hele dag) bij wat je doet. Ja, ik weet het, je hebt al geen tijd ’s ochtends. Maar probeer toch tussen de bedrijven door wat aantekeningen te maken of zo snel mogelijk na de ochtendspits. Op deze manier krijg je goed overzicht wat je ’s ochtends allemaal doet en hoeveel tijd het je kost.

Bekijk vervolgens op een rustig moment (bijvoorbeeld in het weekend) je aantekeningen en beantwoord de volgende vragen:

• Wat gaat er goed?
• Wat gaat er niet goed?
• Hoeveel tijd heb je nodig van opstaan tot de deur uit gaan?
• Is dit genoeg of zou je meer tijd willen hebben?
• Hoeveel tijd gaat verloren aan zaken die op het laatste moment nog gedaan moeten worden? Gymspullen bij elkaar zoeken, briefjes voor school invullen en ondertekenen etc.
• Hoe zou je willen dat je ochtend eruit ziet?

Knelpunten oplossen

Begin nu met het wegnemen van de ergste stress door oplossingen te bedenken voor de knelpunten. Enkele voorbeelden om je op weg te helpen:

• Elke ochtend je sleutels kwijt? Zorg voor een vaste plek.
• ’s Ochtends zoeken naar gymkleren en last minute briefjes invullen? Zorg dat de tassen ’s avonds ingepakt en klaargezet worden. Dan heb je ook nog genoeg tijd om naar gymkleren te zoeken en eventuele briefjes in te vullen. Lunchtrommels kun je eventueel ook de avond van te voren klaarmaken. Bewaar ze in de koelkast. Niet vergeten om ze de volgende dag ook daadwerkelijk in de tassen te stoppen!
• Door zelf een kwartiertje voor de rest van het gezin op te staan, begin je de ochtend al rustiger. Je hebt in dat kwartier tijd om jezelf aan te kleden en klaar te maken voor de dag.

Leg je routine vast

Schrijf je nieuwe ochtend- en avondroutine op. Bijvoorbeeld:

Ochtend:

• 7.00 uur Wassen en aankleden, koffie zetten, vaatwasser leegruimen
• 7.15 uur Kinderen roepen, helpen met aankleden.
• 7.30 uur Ontbijten.
• 8.00 uur Tanden poetsen, jassen aan en naar school/werk.

Avond (na het avondeten):

• Tassen inpakken.
• Kleren voor morgen klaarleggen.
• Lunchtrommels klaarmaken .
• Agenda checken.

Merk je dat dingen toch niet soepel lopen? Pas waar nodig je routines aan. Kom je er alleen (of met je gezin) niet uit? Wie weet kan ik je verder helpen en kunnen we samen routines bedenken waardoor jouw dagen wat soepeler verlopen. E-mail me gerust voor meer informatie (info@anitamaaktruimte.nl). 

Hoe zeg je nee?

We zeggen heel erg makkelijk ja als ons iets gevraagd wordt. Maar als je het gevoel hebt dat je leven wel erg vol wordt met (sociale) verplichtingen en dingen die nog gedaan moeten worden, wordt het misschien tijd om eens nee te zeggen. Maar wanneer en hoe zeg je nee?

De werkdruk verminderen

Heb je het gevoel dat je agenda overvol is en de items op je to do lijst steeds urgenter worden? Dan heb je het waarschijnlijk te druk. Maak eens een lijstje met al je verplichten en alle dingen die je toegezegd hebt. Schrik je van de hoeveelheid? Dan is het tijd om wat dingen te schrappen of in ieder geval niet meer op je schouders te nemen.

Nu is het tijd om dingen te schrappen. Staan er taken op je lijstje staan die eigenlijk niet hoeven? Misschien leg je jezelf dingen op die een ander helemaal niet zo belangrijk vindt. Elke week de bedden verschonen? Misschien kan het ook wel één keer per twee weken. Elke dag verse boodschappen doen? Misschien kun je ook af met om de dag boodschappen doen.

Kijk vervolgens of er taken zijn die je kunt delegeren. Kunnen gezinsleden helpen bij huishoudelijke taken? Kan een collega of stagiaire werktaken van je overnemen? Kun je dingen uitbesteden? Grote huishoudelijke klussen door een schoonmaakster laten doen? Boodschappen via internet bestellen en laten bezorgen? Af en toe een oppas regelen zodat je een avondje voor jezelf hebt?

Redenen om nee te zeggen

Nu is het zaak om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe taken bij komen. Je gaat dus wat vaker nee zeggen. Voor jezelf heb je soms het gevoel dat je een goede reden moet hebben om nee te zeggen. Daarom volgen nu een aantal goede redenen om nee te zeggen:

• Je hebt geen tijd.
• Je voelt je overbelast.
• Je hebt niet voldoende ervaring of expertise om de taak te doen of hebt het gevoel de taak niet aan te kunnen.
• Als je ja zegt tegen iets, zeg je nee tegen iets anders. Dat iets anders is meestal iets wat je zelf graag had willen doen en waarvoor je nu dus geen tijd hebt.
• Je wilt die vrije avond ook echt vrij houden. Geen probleem. Niemand eist van je dat je nooit eens een vrije dag of avond hebt. Het is jouw tijd en jij beslist wat je ermee doet.

Hoe zeg je nee?

Nee zeggen is vaak moeilijk. Je wilt aardig gevonden worden en mensen niet teleurstellen. Toch is het in je eigen belang om af en toe ook eens nee te zeggen. Om het wat makkelijker te maken volgen hier enkele tips.

• Zeg niet direct ja op een verzoek, maar neem de tijd om na te denken. Zeg dat je er later op terug  komt of terug belt. Nu heb je tijd om naar je werklast te kijken en te bepalen of je iets wel of niet wilt doen.
• Vraagt je baas je iets te doen, dan is het wellicht verstandig om aan te geven waarom je de taak niet wilt doen. Geef desnoods aan dat je het eigenlijk al te druk hebt en vraag je baas wat er prioriteit heeft. Als je deze taak aanneemt, kun je iets anders niet doen.
• In veel andere gevallen, bijvoorbeeld bij persoonlijke verzoeken in de privé-sfeer, is gewoon ‘nee’ vaak al voldoende. Breid het eventueel uit met een ‘Nee, maar dank je dat je aan me gedacht hebt,’ of ‘Nee, een andere keer misschien.’ Laat je niet verleiden tot smoesjes of uitgebreide verklaringen. Je hebt het recht om nee te zeggen. Daarbij, je wijst een verzoek van de ander af, niet de persoon zelf.
• Worden mensen toch boos als je nee zegt, accepteer dat dan. Je kunt niet altijd iedereen tevreden stellen.

Maar wanneer zeg ik nee en wanneer zeg ik ja?

Heb je moeite om te bepalen waar je nee tegen moet zeggen? Maak voor jezelf een prioriteitenlijstje van dingen die je echt belangrijk vindt. Beperk jezelf tot maximaal vijf dingen. Bijvoorbeeld: gezin, studie, werk/carrière, huishouden, hobby. Past de vraag bij je prioriteiten, dan kun je overwegen ja te zeggen. Past de vraag niet bij je prioriteiten en moet je als je het toch doet nee zeggen tegen iets dat wel tot jouw prioriteiten hoort? Dan zeg je nee.

Merk je dat je toch nog te vaak ja zegt? Houdt eens een tijdje bij waar je ja tegen zegt terwijl je het eigenlijk niet wilt. Schrijf erbij in welke situatie dat was, tegen wie je ja zei en waarom. Schrijf ook op waarom je achteraf liever nee had gezegd. Na een tijdje zul je deze situaties gaan herkennen en kun je de valkuil van automatisch ja zeggen vermijden.

Tot slot: nee zeggen moet je leren. En dus oefenen. Na verloop van tijd wordt het steeds makkelijker om nee te zeggen. Maak je dus niet al te druk als het je de eerste keren nog heel veel moeite kost. Oefening baart kunst.

Het nut van procedures

Denk jij dat beschrijvingen van procedures vooral nuttig zijn in grote organisaties? Dan heb je het mis. Procedures kun je overal voor maken en zijn voor heel veel dingen handig. Zowel voor taken die je niet zo vaak doet als voor dingen die je dagelijks doet. Met zo’n checklist op papier kun je heel makkelijk zien of je geen dingen vergeet.

Het voordeel van procedures

• Je weet zeker dat je niets vergeet.
• Je werkt efficiënt.
• Je doet het op de juiste manier.
• Je bespaart tijd, zeker bij taken die minder vaak voorkomen. Je hoeft niet steeds opnieuw na te denken over de volgende stap.
• Je kunt de taak makkelijk aan een ander overdragen.

Waarvoor maak je procedurebeschrijvingen?

Je kunt in principe voor alle taken die meerdere handelingen vereisen procedures maken. Heb je taken die je aan een ander wilt overdragen? Dan is een procedure zeker handig. Ook als je merkt dat je bij terugkerende  taken steeds opnieuw moet nadenken wat je ook alweer moet doen. Vergeet je soms stappen tijdens het uitvoeren van een taak? Ook dan is een checklist op papier handig.

Ook in je gezin kunnen geschreven procedures handig zijn. Zo kun je bijvoorbeeld je kinderen kleine huishoudelijke klusjes leren uitvoeren. Je doet het eerst samen met ze, schrijft alle stappen op en werkt ze uit. De volgende keer kunnen ze het dan zelf met behulp van de door jou uitgewerkte procedure.

Hoe maak je zo'n checklist?

Allereerst het volgende. Voordat je op je werk een procedure gaat maken, is het goed om eerst even te controleren of die procedure er niet al is. Misschien heeft iemand anders er ooit al één gemaakt zonder dat jij dat weet. Is die er niet, werk je als zelfstandige of wil je een checklist voor bijvoorbeeld huishoudelijke taken maken? Dan ga je als volgt te werk:

• Bedenk welke stappen je moet doen om de taak te volbrengen.
• Schrijf deze stappen op een post-it. Gebruik één post-it per stap.
• Bedenk in welke volgorde je de stappen moet doen en leg je post-its op volgorde.
• Als alles op de juiste volgorde ligt, ga je de procedure verwerken. Schrijf de werkwijze op. Het makkelijkst is het om het uit te werken in een tekstverwerkingsdocument, zodat je later makkelijk eventuele wijzigingen kunt aanbrengen.
• Zorg dat je het document bij de hand hebt op de plek waar je het nodig hebt. Je kunt hem bijvoorbeeld boven je bureau ophangen. Maar je kunt hem ook in je agenda bewaren of bijvoorbeeld voorin een map die je altijd nodig hebt bij de betreffende taak.

Hoe maak je goede procedure beschrijvingen?

• Maak de zinnen niet te lang.
• Maak duidelijke alinea’s.
• Nummer de stappen die gedaan moeten worden.
• Gebruik zo nodig schermafbeeldingen of plaatjes om iets duidelijk te maken. Voor jonge kinderen kunnen foto’s of pictogrammen erg goed werken.
• Laat iemand die de procedure niet kent de procedure uitvoeren met behulp van jouw stappenplan. Lukt het? Soms vergeet je voor jou logische stappen die voor een ander niet logisch zijn. Dit is vooral belangrijk als de procedure bestemd is voor iemand die jouw werk overneemt.

Met deze tips hoef je het maken van een checklist of procedurebeschrijving niet langer uit te stellen.