GTD voor je huishouden - Deel 3: Organiseren

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden. In deel 1 heb je in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt. Ook zijn we daarin begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt. Vorige week hebben we in deel 2 gekeken naar de betekenis van hetgeen we opgeschreven hebben en zijn we begonnen met het maken van een lijst met eerstvolgende acties. Nu gaan we deze acties organiseren, zodat we ze makkelijker kunnen terugvinden en afhandelen.

Organiseren

Hoe je de lijst die je nu hebt verder organiseert, hangt een beetje van je situatie en je voorkeuren af. Staan er op je lijst acties die op een bepaalde dag en/of tijd moeten gebeuren, dan gaan die in je agenda. Al het andere organiseer je in groepen. David Allen adviseert je naar context te sorteren. Dus gelijksoortige taken of alles wat je op een bepaalde plek doet bij elkaar. Categorieën die vaak gebruikt worden:

  • Telefoontjes.
  • Achter de computer.
  • E-mails.
  • Boodschappen (eventueel uitgesplitst naar supermarkt).
  • Werk.
  • Thuis.

Hoe je die lijsten organiseert, op papier of digitaal, hangt van jouw voorkeur op. Papieren lijsten kun je bij elkaar houden in een map, losbladige agenda of gewoon in een notitieboek.

Voor digitale lijsten kun je apps als Trello, Wunderlist, Todoist, Remember the milk of Asana gebruiken. Natuurlijk kun je ook gewoon een digitale lijst in Word of Excel bijhouden.

Wachten op

Voor alles waar je nog op wacht, bijvoorbeeld een reactie van iemand, een pakje dat met de post moet komen, etc. schrijf je op een aparte lijst. Deze ‘Wachten op’ lijst voorkomt dat je dingen vergeet doordat je pas verder kunt als iemand anders actie heeft ondernomen. Als je deze lijst regelmatig nakijkt, kun je zelf actie ondernemen als het antwoord waarop je wacht te lang duurt. Voor e-mails waarvan je op een reactie wacht, kun je een aparte map in je e-mail programma aanmaken. Dat voorkomt dat je inbox volloopt met e-mails die je nog even bewaard omdat je op een reactie wacht.

Projectlijst

Tot slot is er nog je projectlijst. Is deze niet al te lang, dan heb je waarschijnlijk genoeg aan één lijst met alle projecten. Vind je het geheel onoverzichtelijk worden, dan kun je ook deze lijst opdelen in bijvoorbeeld werk en persoonlijk of huis, tuin en overig. Uiteindelijk gaat het erom dat je een systeem hebt wat voor jou werkt. Creëer overzicht, maar verlies je niet in al te gedetailleerde lijsten.

Recyclen, wat en hoe?

Recyclen kan best een hele klus zijn. Je moet niet alleen je afval scheiden, maar hebt er ook nog eens diverse bakken voor nodig. Hoe doe je dat?

Verzamelsystemen

Er zijn diverse systemen op de markt die geschikt zijn om je afval gescheiden op te slaan. Denk aan diverse prullenbakjes of stapelbare bakken met een klep (voor bijvoorbeeld papier en glas). Natuurlijk kun je zelf ook systemen verzinnen. Je kunt dozen, manden en tassen gebruiken om het te recyclen afval in te verzamelen. Met name het droge afval, zoals papier, batterijen en glas kunnen makkelijk in bakken of tassen verzameld worden.

Wegbrengen

Naast het verzamelen, moet het afval ook weggebracht worden. Soms wordt het gewoon aan huis opgehaald en hoef je het alleen maar op de goede dag aan de straat te zetten. De dagen dat het vuil opgehaald wordt op je kalender of in je agenda markeren, voorkomt dat je het vergeet.

Wordt het afval bij jou niet opgehaald? Dan moet je er zelf een systeem voor bedenken. Je kunt bijvoorbeeld één keer in de week, langs de recycling containers rijden en alles meteen weggooien. Als je dit combineert met je wekelijkse boodschappen, heb je alles in één keer afgehandeld. Een andere manier is om op vaste dagen bepaald afval weg te brengen of om het gewoon direct te doen als je verzamelbak vol is.

Hoe wij het doen

Bij ons thuis recyclen we gft-afval, glas, plastic, batterijen, lampen, cartridges, statiegeldflessen en oud papier.

Hieronder zie je wat we verzamelen en hoe.

  • Gft-afval: in afsluitbare bakjes die worden meegenomen naar de moestuin. Daar gaat het in de compostbak.
  • Oud papier: in een papiermand in de hal. Wordt één keer per week naar de papiercontainer een eindje verderop gebracht.
  • Glas: in een mand die naast de oud papiermand staat. Wordt vaak tegelijk met oud papier of plastic meegenomen, omdat die containers naast elkaar staan.
  • Statiegeld flessen: in dezelfde mand als het glas. Nemen we mee als we naar de supermarkt gaan.
  • Plastic: in een prullenbak. Als de zak vol is, brengen we deze weg en nemen dus meestal meteen even glas voor de glasbak mee.
  • Batterijen, lampen en kleine elektrische apparaten: Hier hebben we een klein mandje voor op een plank in de hal. Als we naar de supermarkt gaan, nemen we ze mee.
  • Printer cartridges: gaan in hetzelfde bakje als de batterijen. Alleen breng ik deze naar een andere supermarkt, wat verder weg. Als ik zie dat er een aantal in het bakje zitten, zorg ik dat ik even langs die supermarkt ga als ik toch de stad in ga.

Hopelijk heb je hiermee wat ideeën voor je eigen recycling opgedaan. In onderstaand filmpje vertel ik je nog een keer ons recycling systeem.

Waarom Opruimen?

Als mensen horen dat ik professional organizer ben, krijg ik daar altijd reacties op. Vaak gaan die reacties over hun eigen ervaringen met opruimen.

Veel mensen geven aan wel te willen opruimen, maar komen er op de een of andere manier niet aan toe. Anderen vertellen opgeruimd te hebben, maar weten het niet netjes te houden. Natuurlijk zijn er ook mensen die grondig opgeruimd hebben en het daarna netjes hebben weten te houden. Deze groep is niet zo heel groot, maar is er zeker wel. Een vierde categorie mensenhóeft helemaal niet op te ruimen omdat ze van zichzelf al ontzettend netjes en georganiseerd zijn. Mensen uit deze categorie zijn van nature netjes en begrijpen vaak niet waarom er zoveel mensen zijn bij wie dat niet lukt.

Tot slot is er nog een andere groep mensen. Mensen die me vragen: ‘Maar waarom moet ik opruimen?’

Waarom opruimen?

Voor alle duidelijkheid: Van mij hoeft niemand op te ruimen.

Een uitzondering zijn de gevallen die je op tv soms ziet. Huizen die tot het plafond toe zijn volgestouwd met spullen en waar nauwelijks meer loop- en leefruimte is. In die huizen vormen de spullen een gevaar voor de bewoners. Die zouden voor hun eigen veiligheid de hoeveelheid spullen in huis drastisch moeten verminderen. Maar ik laat deze groep hier even buiten beschouwing. Ik ga ervan uit dat je huis goed bewoonbaar en redelijk schoon te houden is.

Opruimen doe je allereerst voor jezelf. Jij wilt dat de situatie anders is dan hij nu is. Vind je het zelf prima, ook al oogt het rommelig? Dan is er wat mij betreft ook geen probleem. De één kan nu eenmaal meer spullen om zich heen verdragen dan de ander. Wat ik doe, is mensen helpen om een omgeving te creëren waarin ze zich prettig voelen. Waar dat punt ligt, bepaal jij zelf.

Vind je zelf toch dat je moet opruimen? Dan is het belangrijk om jezelf ook deze vraag te stellen: Waarom opruimen? Wat wil je ermee bereiken? Een aantal dingen die mensen vaak noemen:

  • Meer rust.
  • Meer ruimte.
  • Meer energie.
  • Meer overzicht.
  • Ruimte voor iets anders (hobby, kinderkamer, werkkamer, etc.)

En inderdaad. Je krijgt over het algemeen meer rust, ruimte en energie als je opruimt. Je wordt minder afgeleid door spullen om je heen. Je kunt makkelijker vinden wat je zoekt (want alles heeft een vaste plek). Je irriteert je minder aan de rommel over je heen. Je huis is makkelijker schoon te maken.

Dit is maar een kleine impressie van redenen waarom je zou gaan opruimen. Waarom wil jij opruimen? Neem even de tijd om erover na te denken en schrijf wat er in je opkomt op. Bewaar je aantekeningen. Dit is de motivatie die je nodig hebt om aan de slag te gaan en door te zetten als je het even niet meer ziet zitten. Wil je vervolgens echt aan de slag, download dan hieronder het gratis stappenlan: 'In 5 stappen opruimen.'

Klik hier om te downloaden.

 

GTD voor je huishouden - Deel 2: Verduidelijken

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden.

Vorige week heb je in deel 1 in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt en zijn we begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt.

Vandaag gaan we de dingen die we opgeschreven hebben voor onszelf verduidelijken, zodat je een beslissing kunt nemen. Wat betekent hetgeen je hebt opgeschreven eigenlijk? Of, in het geval van fysieke dingen, bijvoorbeeld papieren, wat is het eigenlijk?

We gaan naar het eerste item. Heb je iets fysieks in je handen? Bijvoorbeeld papieren van de school van je kind? Vraag je dan af wat het is. Is het informatie die je nodig hebt? Nu of misschien later? Moet je er iets mee doen, bijvoorbeeld invullen en inleveren? Of is het informatie die je niet nodig hebt en die weg kan?

Om je te helpen om te beslissen wat er moet gebeuren, heeft David Allen een stroomschema bedacht. Dit schema laat je zien welke vragen je jezelf moet stellen bij elk item in je inbakje of op je lijst. Je doorloopt de volgende lijst:

Moet ik hiervoor actie ondernemen?

  • Is het antwoord op deze vraag nee, dan stel je jezelf de volgende vraag:
    • Moet ik het bewaren?
      • Nee: dan kan het dus weg.
      • Ja: dan gaat het in één van je twee archieven. In een vervaldagensysteem of in je agenda als je het op een later tijdstip weer nodig hebt. Of in je algemene archief waar je referentiemateriaal of papieren die je langere tijd moet bewaren opslaat. Heb je nog geen vervaldagensysteem en/of archief, zet dan op je lijst dat je deze gaat maken. Hoe je dat doet lees je hier en hier voor wat betreft het vervaldagensysteem. Het opzetten van een archief behandel ik in een volgende blogpost.
  • Is het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen ja, dan gaan we verder.

Stel jezelf nu de volgende vraag.

Is het een project?

Volgens David Allen is alles wat meer dan één actie vraagt, een project. Je huis opruimen, is dus een project. Net als een verjaardagsfeestje organiseren.

Is het een project, dan gaat het op een projectlijst.

Daarna vraag je je af wat de eerstvolgende actie is voor dat project. Om bij de vorige voorbeelden te blijven: Je huis opruimen begint bij beslissen hoe je dat wilt doen. Ga je het zelf doen of vraag je hulp? Als je het zelf gaat doen, hoe dan? Een plan maken voor het opruimen kan dan bijvoorbeeld een eerstvolgende actie zijn. Weet je al hoe je het gaat aanpakken, dan is de eerstvolgende actie waarschijnlijk iets als ‘de kledingkast opruimen’ of ‘de eerste plank van de kledingkast opruimen.’ Bij een verjaardagsfeestje organiseren kan de eerstvolgende actie zijn: ‘een datum prikken’ of 'een lijst maken van wie we willen uitnodigen'.

Eerstvolgende acties en de twee minuten regel

Kost je eerstvolgende actie je minder dan twee minuten? Doe het dan direct. Deze actie direct afhandelen kost je minder tijd dan hem verwerken in je systeem. Bedenk daarna direct wat nu de eerstvolgende actie is.

Kost je eerstvolgende actie meer dan twee minuten? Vraag je dan eerst af of jij degene bent die deze actie moet en gaat uitvoeren. Misschien kun je de actie delegeren aan iemand anders. Ga je het zelf doen? Schrijf het dan op een lijst met Eerstvolgende Acties.

Werk zo je hele lijst door. Je lijst wordt nu dus opgesplitst in een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties van die projecten. Vind je twee lijsten vervelend om mee te werken, dan kun je ook één lijst maken met twee kolommen. In de eerste kolom zet je de naam van het project, in de tweede de eerstvolgende actie.

Klaar? Mooi. Nu heb je als het goed is een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties. Volgende week gaan we deze lijst verder organiseren.

Opruimen, waar begin je?

Wil je beginnen met opruimen, maar kun je maar niet besluiten waar te beginnen? Dan heb ik hier enkele tips voor je.

De beste ruimtes om te starten met opruimen

De beste plekken zijn de plaatsen waar je regelmatig komt én waar je je het meest irriteert aan de rommel. Badkamer, keuken en woonkamer zijn plaatsen die mensen vaak noemen als de plekken die de meeste irritatie opleveren. Dit zijn tegelijkertijd ook de plaatsen in huis waar je het vaakst komt.

Heb je meerdere van die plekken in huis? Vraag je dan af welke plek je het meest oplevert als je die gaat opruimen. De keuken omdat je dan gewoon weer spullen kunt pakken en wegzetten tijdens het koken zonder dat je bang hoeft te zijn dat er van alles uit de kasten komt zetten? Of de woonkamer, zodat je visite gewoon durft uit te nodigen binnen te komen zonder eerst een grote opruimmarathon in de woonkamer te houden? Het gaat erom dat je een plek kiest die jij belangrijk vindt, niet wat andere vinden. Vind je moeder dat je woonkamer als eerste moet gebeuren? Terwijl jij de woonkamer niet zo’n probleem vindt, ook al is het er rommelig? Jij ergert je aan de badkamer, hoewel daar buiten je gezinsleden nooit iemand komt? Dan begin je dus gewoon bij de badkamer.

Vervolgens komt de vraag waar in die ruimte je dan gaat beginnen. Snelle winst bereik je door eerst alles wat los rondslingert in de ruimte op te ruimen. Is dat weg, kies dan een kast en begin daar met de eerste plank of lade. Zo ga je stap voor stap aan de slag en zie je de ruimtes om je heen steeds netter worden.

Niet mee beginnen

Tot slot nog een waarschuwing. Ga niet beginnen met het opruimen van de schuur, zolder of berging voor de rest van je huis op orde is. Deze plekken herbergen vaak spullen waarvan je niet goed weet wat je ermee moet. Daar beginnen met opruimen is alleen maar een excuus om er weer nieuwe spullen neer te zetten. Waarna je weer opnieuw kunt beginnen met deze plekken. Doe deze ruimtes dus als laatste. Dan ben je intussen bedreven in opruimen en kun je ook makkelijker keuzes maken over al die twijfelspullen die op deze plekken staan opgeslagen.