Anita maakt Ruimte hulp bij opruimen en organiseren

Routine: Doe je administratie wekelijks

Routines maken het leven makkelijker. Je hoeft er niet meer over na te denken omdat ze na verloop van tijd een automatisme worden. En zo houd je je huis makkelijker schoon en netjes. Daarom besteed ik dit jaar elke week aandacht aan een routine. De volledige lijst vindt je hier.

Binnenkomende post, rekeningen die betaald moeten worden en andere administratieve klusjes die gedaan moeten worden, blijven vaak liggen. Met het idee ‘dat doe ik later wel’ of ‘ik heb nu geen tijd’ worden ze terzijde geschoven. Daardoor blijven ze uiteindelijk langer liggen dan je had gewild. Met als gevolg dat de berg papieren groeit en je er steeds meer tegenop gaat zien om daadwerkelijk aan de slag te gaan.

Dit voorkom je door wekelijks een vaste dag en een tijdstip te kiezen om je post af te handelen en rekeningen te betalen. Trek er een uur voor uit. Maak het aantrekkelijker voor jezelf door er een muziekje bij op te zetten en er iets te drinken bij te nemen. En ga aan de slag. Wat er precies gedaan moet worden hangt van je situatie en de betreffende post af. Maar in het algemeen is de handigste manier om te sorteren in de volgende stapeltjes:

• Betalen.
• Afhandelen.
• Opbergen.

Daarna handel je elk stapeltje af. Controleer ook je bankafschriften. Waarschijnlijk heb je geen papieren bankafschriften meer. Controleer dan in ieder geval wekelijks je bankrekeningen online. Waar moet je op letten bij het controleren? Staat er nog voldoende geld op je rekening, zijn je automatische afschrijvingen ook echt afgeschreven (houd hier eventueel een lijstje van bij) en staan er geen vreemde afschrijvingen tussen? 

Houd je de administratie elke week bij, dan zul je zien dat je er helemaal niet zoveel werk meer aan hebt. Vaak is het dan al in een kwartiertje gedaan.

Bullet Journal Setup November 2017

Het is alweer november en dus tijd voor de opzet van november.

Maandoverzicht

Het maandoverzicht is gewoon weer een kalender grid. ik heb me verteld en een kolom teveel gemaakt (8 kolommen in plaats van 7). Die kolom heb ik gebruikt voor de weeknummers. Omdat ik toch het idee had dat het een beetje onoverzichtelijk was, heb ik over de laatste lijn washi tape geplakt.

NaNoWriMo

November is (ook) National Novel Writing Month. De maand waarin je een fictief verhaal van 50.000 woorden schrijft, als je meedoet natuurlijk. Ik doe dit jaar voor de vijfde keer mee. Hoog tijd dus om er ook een spread in mijn bullet journal aan te wijden, iets wat ik nog niet eerder gedaan heb. Na wat rondsurfen op het in internet, kwam ik op deze spread, die geïnspireerd is op dit (veel mooiere) voorbeeld.

In de hoek rechtsonder heb ik ruimte gemaakt voor beloningen. Ik heb mezelf een beloning in het vooruitzicht gesteld voor elke 10.000 woorden. De beloningen zijn nog niet ingevuld, maar ik denk vooral aan bullet journal gerelateerde beloningen (een nieuwe pen of stift bijvoorbeeld bij elke 10.000 woorden) en een nieuw bullet journal als ik inderdaad de 50.000 woorden gehaald heb. Tot nu toe heb ik het slechts één keer niet gehaald, dus in principe zijn de beloningen een extraatje dat ik niet echt nodig heb voor dit project, maar soms moet je jezelf ook eens iets gunnen toch?

Steptracker

Sinds de zomer heb ik een fitbit. Ik vind het ontzettend motiverend om het aantal gelopen stappen en kilometers te zien. Hoewel je alles terug kunt zien in de app, wilde ik toch ook graag een overzicht op papier en ben ik in oktober begonnen met een steptracker. Deze tracker vond ik erg leuk en motiverend, dus deze maand ga ik hem weer gebruiken.

Doelen

Bij het vaststellen van mijn doelen, heb ik rekening gehouden met het feit dat ik deze maand NaNoWriMo doe. Dat betekent dat ik er geen grote projecten bij ga doen. Op het moment dat ik dit blog schrijf, ben ik dan ook nog niet verder gekomen dan NaNoWriMo op mijn lijstje te schrijven. De andere doelen zal ik nog toevoegen, maar deze zullen vooral gericht zijn op het afronden van projecten. Ik heb de ruimte voor doelen beperkt door er alvast een kader omheen te tekenen. 

 Tot slot nog een video van deze opzet:

Routine: Plan je week

Routines maken het leven makkelijker. Je hoeft er niet meer over na te denken omdat ze na verloop van tijd een automatisme worden. En zo houd je je huis makkelijker schoon en netjes. Daarom besteed ik dit jaar elke maandag aandacht aan een routine. De volledige lijst vindt je hier.

Elke zondagavond (of maandagochtend als ik geen afspraken heb die dag) plan ik mijn week. Een weekplanning maken hoeft niet te betekenen dat je elke minuut van de week plant. In mijn geval is het een globaal overzicht van wat ik wanneer doe en welke dingen in ieder geval geregeld moeten worden.

Een weekplanning maak je zo

• Bekijk je afspraken. Als het goed is staan die in je agenda of kalender. Gebruik je meerdere agenda’s en kalenders, werk die dan allemaal bij. Welke afspraken heb je? Wanneer moet je waar zijn? Houd rekening met reistijden en eventuele uitloop van afspraken.
• Zijn er dingen die geregeld moeten worden voor of rondom je afspraken? Denk bijvoorbeeld aan papieren die je moet invullen en meenemen, spullen die mee moeten of afspraken rondom je kinderen (oppas, wie haalt ze op van school etc.).
• Bekijk ook de afspraken van je gezinsleden. Een gezinsvergadering kan hier handig voor zijn, maar je kunt ook gewoon na het avondeten de gezinskalender doornemen en kijken of alle afspraken daarop ingevuld zijn. Moeten er kinderen ergens naartoe gebracht of opgehaald worden? Wie doet dat?
• Houd ook rekening met de dingen die je naast je werk en je sociale activiteiten nog wilt doen, zoals bijvoorbeeld sporten. Plan ook daarvoor tijd in.
• Maak je een weekmenu, dan is dit daar ook een goed moment voor. Wie kookt wanneer? Kies voor makkelijke, snelle maaltijden op avonden dat je weinig tijd hebt. Kook op dagen dat je meer tijd hebt wat uitgebreider of meerdere porties voor in de vriezer, die je op een ander moment weer op kunt warmen.
• Zijn er deze week deadlines? Wanneer ga je aan die projecten werken? Kijk ook even naar volgende week om te zien of je daarvoor alvast dingen moet regelen.

Maak een globale indeling van je week, rekening houdend met je afspraken. Plan waar je wanneer aan gaat werken.

Voorbeelden

Hieronder zie je een voorbeeld van bijvoorbeeld de maandag. Je kunt een soortgelijke planning voor alle andere dagen maken.

08.00-08.30 u kinderen naar school brengen

08.30-10.00 sporten

10.00-12.00 huishoudelijke klusjes

12.00-13.00 lunch

13.00-17.00 werken

17.00-19.00 koken, eten en afwassen

19.00-21.00 kinderen helpen met huiswerk

21.00-22.00 vrije tijd

Wil je een iets minder gedetailleerde planning? Het kan ook zo:

Ochtend:

• kinderen naar school brengen
• sporten
• huishoudelijke klusjes

Middag:

• Lunch
• Werken

Avond

• Koken, eten, afwassen
• Kinderen helpen met huiswerk
• Vrije tijd

Wil je een meer visueel schema, dan kun je een planning maken met tijdblokken.

Routine: Maak je inbox elke dag leeg

Routines maken het leven makkelijker. Je hoeft er niet meer over na te denken omdat ze na verloop van tijd een automatisme worden. En zo houd je je huis makkelijker schoon en netjes. Daarom besteed ik dit jaar elke maandag aandacht aan een routine. De volledige lijst vindt je hier.

Hoeveel berichten staan er in jouw inbox? En met hoeveel daarvan moet je nog iets doen?

Als je bovenstaande vragen kunt beantwoorden zonder erover na te denken, dan is je inbox waarschijnlijk nagenoeg leeg. Zo niet, dan ben jij waarschijnlijk iemand die af z’n e-mail leest en daarna in de inbox laat staan. Het probleem daarbij is dat je soms na een tijdje niet meer weet wat er nu precies in een bepaald mailtje stond en of je er nog actie op moet ondernemen. En dus blijft je inbox zich maar vullen met nieuwe e-mails en blijven veel oude e-mails staan.

Stappenplan inbox 0

De enige manier om een overvolle inbox te voorkomen is door je inbox elke dag leeg te maken. Hoe je dat doet? Door elke e-mail te openen en er een beslissing over te nemen.

Ten eerste: bekijk je e-mail op vaste tijden. Hoe vaak je dat op een dag doet is aan jou. Het hangt een beetje van je werk en je omstandigheden af hoe vaak het nodig is. Kies in ieder geval momenten waarop je ook daadwerkelijk even tijd aan je e-mail kunt besteden. Als je aan de slag gaat met je e-mail doe je het volgende.

• Open de eerste e-mail en neem er een beslissing over.
• Alles wat SPAM is verwijder je natuurlijk direct.
• Is het een nieuwsbrief die je nooit meer leest? Schrijf je dan uit voor de betreffende nieuwsbrief en verwijder de e-mail.
• Is de e-mail daadwerkelijk voor jou bestemd? Vaak krijg je e-mails waarbij je in de CC genoemd wordt en is de vraag of het bericht in de e-mail helemaal niet van belang voor jou. In dat geval kun je de e-mail met een gerust hart verwijderen.
• Moet je actie ondernemen of antwoorden op de e-mail? Zo ja, handel het dan af als het je niet meer dan vijf minuten kost. Kost het meer dan vijf minuten, dan zet je de e-mail in een speciaal daarvoor bestemde map die je ‘actie’ of ‘doen’ noemt (of welke andere naam jij daarvoor handig vindt). Plan tijd in om de taken die in deze map staan af te handelen.
• Hoef je geen actie te ondernemen, maar bevat de e-mail wel informatie die je wilt bewaren? Verplaats de e-mail naar een aparte map die je ‘Archief’ noemt.
• Hoef je geen actie te ondernemen totdat iemand anders iets heeft gedaan? Verplaats de e-mail dan naar een map die je ‘Wachten op’ noemt. Kijk deze map regelmatig (bijvoorbeeld 1x per week) na, zodat dingen daar niet onnodig lang in blijven staan.
• Hoef je geen actie te ondernemen en bevat de e-mail geen informatie die voor jou belangrijk is? Verwijder de e-mail dan.

Heb je nog een hoop achterstallige e-mail? Die handel je op dezelfde manier af. Heb je echt heel erg oude e-mail (bijvoorbeeld ouder dan een half jaar), dan kun je die in een aparte map zetten. Noem de map bijvoorbeeld ‘e-mail voor 01-04-2017’. De kans dat je nog iets moet doen met die e-mails is klein. Heb je toch nog iets nodig, dan staat het gewoon in een map waar je het terug kunt vinden. Neem af en toe de tijd om de e-mails in die map door te nemen.