Waarom Opruimen?

Als mensen horen dat ik professional organizer ben, krijg ik daar altijd reacties op. Vaak gaan die reacties over hun eigen ervaringen met opruimen.

Veel mensen geven aan wel te willen opruimen, maar komen er op de een of andere manier niet aan toe. Anderen vertellen opgeruimd te hebben, maar weten het niet netjes te houden. Natuurlijk zijn er ook mensen die grondig opgeruimd hebben en het daarna netjes hebben weten te houden. Deze groep is niet zo heel groot, maar is er zeker wel. Een vierde categorie mensenhóeft helemaal niet op te ruimen omdat ze van zichzelf al ontzettend netjes en georganiseerd zijn. Mensen uit deze categorie zijn van nature netjes en begrijpen vaak niet waarom er zoveel mensen zijn bij wie dat niet lukt.

Tot slot is er nog een andere groep mensen. Mensen die me vragen: ‘Maar waarom moet ik opruimen?’

Waarom opruimen?

Voor alle duidelijkheid: Van mij hoeft niemand op te ruimen.

Een uitzondering zijn de gevallen die je op tv soms ziet. Huizen die tot het plafond toe zijn volgestouwd met spullen en waar nauwelijks meer loop- en leefruimte is. In die huizen vormen de spullen een gevaar voor de bewoners. Die zouden voor hun eigen veiligheid de hoeveelheid spullen in huis drastisch moeten verminderen. Maar ik laat deze groep hier even buiten beschouwing. Ik ga ervan uit dat je huis goed bewoonbaar en redelijk schoon te houden is.

Opruimen doe je allereerst voor jezelf. Jij wilt dat de situatie anders is dan hij nu is. Vind je het zelf prima, ook al oogt het rommelig? Dan is er wat mij betreft ook geen probleem. De één kan nu eenmaal meer spullen om zich heen verdragen dan de ander. Wat ik doe, is mensen helpen om een omgeving te creëren waarin ze zich prettig voelen. Waar dat punt ligt, bepaal jij zelf.

Vind je zelf toch dat je moet opruimen? Dan is het belangrijk om jezelf ook deze vraag te stellen: Waarom opruimen? Wat wil je ermee bereiken? Een aantal dingen die mensen vaak noemen:

  • Meer rust.
  • Meer ruimte.
  • Meer energie.
  • Meer overzicht.
  • Ruimte voor iets anders (hobby, kinderkamer, werkkamer, etc.)

En inderdaad. Je krijgt over het algemeen meer rust, ruimte en energie als je opruimt. Je wordt minder afgeleid door spullen om je heen. Je kunt makkelijker vinden wat je zoekt (want alles heeft een vaste plek). Je irriteert je minder aan de rommel over je heen. Je huis is makkelijker schoon te maken.

Dit is maar een kleine impressie van redenen waarom je zou gaan opruimen. Waarom wil jij opruimen? Neem even de tijd om erover na te denken en schrijf wat er in je opkomt op. Bewaar je aantekeningen. Dit is de motivatie die je nodig hebt om aan de slag te gaan en door te zetten als je het even niet meer ziet zitten. Wil je vervolgens echt aan de slag, download dan hieronder het gratis stappenlan: 'In 5 stappen opruimen.'

Klik hier om te downloaden.

 

GTD voor je huishouden - Deel 2: Verduidelijken

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden.

Vorige week heb je in deel 1 in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt en zijn we begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt.

Vandaag gaan we de dingen die we opgeschreven hebben voor onszelf verduidelijken, zodat je een beslissing kunt nemen. Wat betekent hetgeen je hebt opgeschreven eigenlijk? Of, in het geval van fysieke dingen, bijvoorbeeld papieren, wat is het eigenlijk?

We gaan naar het eerste item. Heb je iets fysieks in je handen? Bijvoorbeeld papieren van de school van je kind? Vraag je dan af wat het is. Is het informatie die je nodig hebt? Nu of misschien later? Moet je er iets mee doen, bijvoorbeeld invullen en inleveren? Of is het informatie die je niet nodig hebt en die weg kan?

Om je te helpen om te beslissen wat er moet gebeuren, heeft David Allen een stroomschema bedacht. Dit schema laat je zien welke vragen je jezelf moet stellen bij elk item in je inbakje of op je lijst. Je doorloopt de volgende lijst:

Moet ik hiervoor actie ondernemen?

  • Is het antwoord op deze vraag nee, dan stel je jezelf de volgende vraag:
    • Moet ik het bewaren?
      • Nee: dan kan het dus weg.
      • Ja: dan gaat het in één van je twee archieven. In een vervaldagensysteem of in je agenda als je het op een later tijdstip weer nodig hebt. Of in je algemene archief waar je referentiemateriaal of papieren die je langere tijd moet bewaren opslaat. Heb je nog geen vervaldagensysteem en/of archief, zet dan op je lijst dat je deze gaat maken. Hoe je dat doet lees je hier en hier voor wat betreft het vervaldagensysteem. Het opzetten van een archief behandel ik in een volgende blogpost.
  • Is het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen ja, dan gaan we verder.

Stel jezelf nu de volgende vraag.

Is het een project?

Volgens David Allen is alles wat meer dan één actie vraagt, een project. Je huis opruimen, is dus een project. Net als een verjaardagsfeestje organiseren.

Is het een project, dan gaat het op een projectlijst.

Daarna vraag je je af wat de eerstvolgende actie is voor dat project. Om bij de vorige voorbeelden te blijven: Je huis opruimen begint bij beslissen hoe je dat wilt doen. Ga je het zelf doen of vraag je hulp? Als je het zelf gaat doen, hoe dan? Een plan maken voor het opruimen kan dan bijvoorbeeld een eerstvolgende actie zijn. Weet je al hoe je het gaat aanpakken, dan is de eerstvolgende actie waarschijnlijk iets als ‘de kledingkast opruimen’ of ‘de eerste plank van de kledingkast opruimen.’ Bij een verjaardagsfeestje organiseren kan de eerstvolgende actie zijn: ‘een datum prikken’ of 'een lijst maken van wie we willen uitnodigen'.

Eerstvolgende acties en de twee minuten regel

Kost je eerstvolgende actie je minder dan twee minuten? Doe het dan direct. Deze actie direct afhandelen kost je minder tijd dan hem verwerken in je systeem. Bedenk daarna direct wat nu de eerstvolgende actie is.

Kost je eerstvolgende actie meer dan twee minuten? Vraag je dan eerst af of jij degene bent die deze actie moet en gaat uitvoeren. Misschien kun je de actie delegeren aan iemand anders. Ga je het zelf doen? Schrijf het dan op een lijst met Eerstvolgende Acties.

Werk zo je hele lijst door. Je lijst wordt nu dus opgesplitst in een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties van die projecten. Vind je twee lijsten vervelend om mee te werken, dan kun je ook één lijst maken met twee kolommen. In de eerste kolom zet je de naam van het project, in de tweede de eerstvolgende actie.

Klaar? Mooi. Nu heb je als het goed is een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties. Volgende week gaan we deze lijst verder organiseren.

Opruimen, waar begin je?

Wil je beginnen met opruimen, maar kun je maar niet besluiten waar te beginnen? Dan heb ik hier enkele tips voor je.

De beste ruimtes om te starten met opruimen

De beste plekken zijn de plaatsen waar je regelmatig komt én waar je je het meest irriteert aan de rommel. Badkamer, keuken en woonkamer zijn plaatsen die mensen vaak noemen als de plekken die de meeste irritatie opleveren. Dit zijn tegelijkertijd ook de plaatsen in huis waar je het vaakst komt.

Heb je meerdere van die plekken in huis? Vraag je dan af welke plek je het meest oplevert als je die gaat opruimen. De keuken omdat je dan gewoon weer spullen kunt pakken en wegzetten tijdens het koken zonder dat je bang hoeft te zijn dat er van alles uit de kasten komt zetten? Of de woonkamer, zodat je visite gewoon durft uit te nodigen binnen te komen zonder eerst een grote opruimmarathon in de woonkamer te houden? Het gaat erom dat je een plek kiest die jij belangrijk vindt, niet wat andere vinden. Vind je moeder dat je woonkamer als eerste moet gebeuren? Terwijl jij de woonkamer niet zo’n probleem vindt, ook al is het er rommelig? Jij ergert je aan de badkamer, hoewel daar buiten je gezinsleden nooit iemand komt? Dan begin je dus gewoon bij de badkamer.

Vervolgens komt de vraag waar in die ruimte je dan gaat beginnen. Snelle winst bereik je door eerst alles wat los rondslingert in de ruimte op te ruimen. Is dat weg, kies dan een kast en begin daar met de eerste plank of lade. Zo ga je stap voor stap aan de slag en zie je de ruimtes om je heen steeds netter worden.

Niet mee beginnen

Tot slot nog een waarschuwing. Ga niet beginnen met het opruimen van de schuur, zolder of berging voor de rest van je huis op orde is. Deze plekken herbergen vaak spullen waarvan je niet goed weet wat je ermee moet. Daar beginnen met opruimen is alleen maar een excuus om er weer nieuwe spullen neer te zetten. Waarna je weer opnieuw kunt beginnen met deze plekken. Doe deze ruimtes dus als laatste. Dan ben je intussen bedreven in opruimen en kun je ook makkelijker keuzes maken over al die twijfelspullen die op deze plekken staan opgeslagen.

Routines bij Onregelmatige Werktijden

Routines werken bij uitstek zo goed omdat je dingen op een vast moment op de dag en meestal ook in een vaste volgorde doet. Daardoor wordt het een automatisme en hoef je er niet meer over na te denken. Maar wat als je zelf onregelmatige werktijden hebt en je schema er dus elke dag anders uitziet?

Er zijn verschillende manieren om met zo’n onregelmatig rooster om te gaan.

  • Je past het tijdstip van je routines aan.
  • Je maakt verschillende routines voor verschillende roosters.

Het tijdstip van je routines aanpassen

Dit is de meest simpele manier omdat het in principe elke dag dezelfde routines zijn. Je voert ze alleen op een ander tijdstip uit. Je ochtendroutine doe je altijd vòòr je naar je werk gaat. Je avondroutine altijd vòòr je gaat slapen. Heb je nachtdiensten en heb je je dag- en nachtritme daardoor omgedraaid, dan doe je dus aan het eind van de middag of het begin van de avond je ochtendroutine. Je avondroutine doe je dan ’s ochtends voor je weer je bed in duikt.

Verschillende routines voor verschillende roosters

Blijkt het lastig om je complete routines op andere tijdstippen uit te voeren? Bijvoorbeeld doordat het in de knel komt met de ritmes van de rest van je gezin? Dan kun je voor de verschillende diensten ook verschillende routines maken. Heb je een late dienst en ligt iedereen, inclusief je partner, al op bed als je thuis komt? Dan kun je kleding en spullen voor de volgende dag misschien al klaar leggen voor je naar je werk gaat. Heb je een vroege dienst en ben je de deur uit voor de rest van je gezin opstaat? Vraag de andere gezinsleden om de ontbijtboel etc. netjes op te ruimen en de gebruikte borden in de vaatwasser te zetten voor ze de deur uit gaan. Vraag je partner het bed op te maken als jij vertrekt als hij of zij er nog in ligt. Op deze manier heb je elke dag een aan de situatie aangepaste routine.

Zo kun je ook voor iets uitgebreidere routines kiezen op dagen dat je thuis bent en wat kortere routines voor de dagen dat je op tijd de deur uit moet. Het gaat er vooral om dat je een routine vindt die bij je past. Experimenteer hier dus ook een beetje mee.

 

GTD voor je huishouden - Deel 1

De Getting Things Done methode van David Allen wordt meestal geassocieerd met taken die met werk te maken hebben. Hoewel veel mensen die met GTD werken, ook hun persoonlijke taken in het systeem integreren, weet niet iedereen dat het systeem ook heel goed voor je huishouden werkt. Daarom de komende weken een serie over Getting Things Done in het huishouden.

De Getting Things Done (GTD) methode

De methode van David Allen heeft meerdere stappen en kan daardoor in zijn geheel nogal overweldigend zijn als je net met zijn methode begint. Daarom wil ik de komende weken elke vrijdag één van de stappen behandelen. Voor degenen die nog niet bekend zijn met de methode, raad ik je ook aan om het boek te lezen. Persoonlijk vind ik het één van de beste methodes om overzicht te krijgen. Voor nu geef ik even een korte samenvatting van de stappen:

  1. Je verzamelt hier alles wat je aandacht heeft.
  2. Je maakt voor jezelf duidelijk wat het betekent.
  3. Je geeft het de plek waar het hoort.
  4. Bekijk je systeem regelmatig.
  5. Besluit wat de volgende stap is en handel die af.

De komende weken zal ik je laten zien hoe je dit systeem voor je huishouden kunt verwerken. Is dat niet raar, een productiviteitssysteem voor je huishouden? Nee. Je huishouden kun je in principe vergelijken met een bedrijf. Als je dit leest ben jij waarschijnlijk de manager. Jij moet ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Dat betekent niet dat jij ook alles moet doen. Jij stuurt de boel aan. En ja, daarvoor moet je zelf ook werk verrichten. Maar het belangrijkste van alles is, dat je overzicht hebt. En dat overzicht begint met de eerste stap: verzamelen.

Verzamelen

Je gaat verzamelen zodat je een goed idee hebt van alles wat er speelt en waar jij verantwoordelijk voor bent. Op die manier krijg je overzicht over wat er allemaal moet gebeuren. De kans is groot dat als je begint met verzamelen, je gedachten ook naar je werk of andere zaken gaan. Schrijf die dingen ook op. Je maakt nu je hoofd leeg en verzamelt alles wat jouw aandacht heeft. Later kunnen we de zaken die met je huishouden te maken hebben, gaan scheiden van al het andere.

Fysiek verzamelen

David Allen raadt aan om zowel fysiek als mentaal te verzamelen. Fysieke spullen komen in een inbakje. In je huishouden is de kans groot dat de enige fysieke spullen die je weet te verzamelen (en die ook daadwerkelijk in een inbakje passen) papieren zijn. Als er bij jou overal en nergens papieren rondzwerven, dan is het een goed idee om deze allemaal bij elkaar te leggen in bijvoorbeeld een brievenbakje. Je kunt ze dan later gaan verwerken.

Mentaal verzamelen

Mentaal verzamelen doe je op papier (of digitaal als je dat handiger vindt). Je begint met een lijst waarin je alles wat je bezig houdt opschrijft. Waarschijnlijk lokt het ene idee het volgende uit en heb je al snel een lange lijst. Daar hoef je niet van te schrikken. In een later stadium gaan we de lijst kritisch doorlopen. Voor nu is het alleen belangrijk dat je het hebt vastgelegd.

Enkele voorbeelden

Om je op weg te helpen, geef ik je hier wat veelvoorkomende voorbeelden van dingen die in je huishouden geregeld moeten worden.

Wil je een net en schoon huis hebben, en is dat nu niet het geval, dan gaat het op je lijst. Wat moet er nog meer gebeuren? Om je op weg te helpen hier een aantal zaken die je bezig zouden kunnen houden:

  • Opruimen van kamers of kasten.
  • Eenmalige of incidentele huishoudelijke klusjes.
  • Mensen die je nog moet bellen.
  • Beloftes die je anderen hebt gedaan en die je nog moet nakomen.
  • Verjaardagen of andere feestjes.
  • Reparaties in huis.
  • Spullen die aangeschaft moeten worden.
  • Schoolspullen regelen voor je kinderen.
  • Agenda’s bijwerken met de nieuwe roosters.
  • Schoolinformatie organiseren.
  • Etc.
  • Etc.

Klaar met je lijst? Bewaar hem dan goed. Volgende week gaan we verder met het verduidelijken.