Prioriteiten stellen

Onze to do lijst is vaak langer dan de tijd die we ervoor hebben. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Een goed hulpmiddel daarbij is de prioriteitenmatrix, ook wel de Eisenhower matrix genoemd. 

Eisenhowermatrix

Met behulp van deze matrix bepaal je wat echt belangrijk is. De matrix ziet er als volgt uit.

  • De horizontale lijn geeft aan hoe belangrijk iets is.
  • De verticale lijn geeft aan hoe dringend iets is.

Zo ontstaan er vier vakken, Je verdeelt je taken onder in de volgende vier groepen:

  • Dringend en belangrijk.
  • Dringend en onbelangrijk.
  • Niet dringend en belangrijk.
  • Niet dringend en onbelangrijk.

Wat is dringend en wat is belangrijk?

Dringend en belangrijk zijn de taken die nu gedaan moeten worden en die ook daadwerkelijk belangrijk zijn. Dit is in de matrix vak A. Deze taken handel je als eerste af. Bijvoorbeeld het maken van de agenda voor de vergadering van morgenochtend, een rapport schrijven dat vandaag af moet zijn. Maar ook onvoorziene dingen, zoals met je kind naar de eerste hulp gaan omdat het gevallen is en nu hevig bloed of boodschappen doen voor het avondeten omdat je niks meer in huis hebt.

De tweede groep zijn taken die dringend lijken, maar die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn. In de matrix is dit blok C. Deze groep taken laat je liggen voor later, ondanks dat het dringend lijkt. Deze taken doen zich vaak aan in de vorm van telefoontjes en onderbrekingen door collega’s. Laat je telefoon naar de voicemail gaan en beantwoord ze later. Maak je collega’s duidelijk dat je eerst nog een aantal belangrijke dingen af moet werken voor je ze verder kunt helpen.

De derde groep zijn de niet dringende maar belangrijke taken. Dit is groep B in de matrix. Dit zijn de dingen die je dichter bij je doelen brengt en de taken die dringend worden als je er niet op tijd aan begint. In het ideale geval werk je vooral aan deze taken. Als je op tijd aan het eerder genoemde rapport was begonnen, was het nu geen dringende taak geworden. Als je eerder in de week boodschappen voor de hele week had gedaan, had je nu niet op het laatste moment naar de winkel gehoeven.

De laatste groep zijn de niet dringende en onbelangrijke taken, groep D in de matrix. Deze taken zou je eigenlijk helemaal niet moeten doen. Of anders alleen als je tijd over hebt. Kletsen bij het koffieautomaat bijvoorbeeld. Of naar die nieuwe serie op Netflix kijken. Allemaal leuk, maar alleen als je ook echt tijd hebt voor deze dingen.

Hoe breng je dit in de praktijk?

Wil je een goed overzicht krijgen van al je taken, dan pak je je to do lijst erbij. Voor een visueelp overzicht verdeel je een groot vel papier in vier blokken en zet je alle taken in het juiste blok. Maar je kunt ook de taken op je to do lijst voorzien van de letters A tot en met D. Je handelt dan eerst alle A taken af, vervolgens alle B taken etc. Zo weet je zeker dat de belangrijkste taken als eerste gedaan worden.

Een weekplanning maken

 

Als je na je jaar- en kwartaalplanning ook een maandplanning hebt gemaakt, dan is je weekplanning niet meer zo moeilijk. In feite ga je steeds gedetailleerder te werk. Je jaarplanning is behoorlijk globaal. Je wordt al specifieker in je kwartaalplanning en nog specifieker in je maandplanning. Tegen de tijd dat je je weekplanning maakt, heb je nog beter zicht op je afspraken en de hoeveelheid tijd die je tot je beschikking hebt.

Een visueel overzicht van mijn week

Ik begin mijn weekplanning altijd met een terugblik op de afgelopen week. Wat had ik willen doen en wat heb ik gedaan? Welke nog openstaande taken wil ik doorschuiven naar deze week? Vervolgens kijk ik naar mijn planning. Wat moet ik doen om mijn maanddoelen te halen? Welke dingen daarvan kan ik deze week doen? Ik maak hierbij nog geen gedetailleerde dagplanning, maar kijk wel naar de tijd die beschikbaar is. Heb ik veel afspraken, dan heb ik dus minder tijd voor andere dingen. Om hier een goed overzicht van te krijgen, plan ik tijdblokken in mijn google calendar. Hier zet ik geen losse taken in, maar wel globale categorieën. Zo heb ik een visueel overzicht van de hoeveelheid tijd die ik beschikbaar hebt. Dit houdt me ook op de rails als ik daadwerkelijk met mijn dagplanning aan de slag ga. Ik weet wanneer ik aan welke dingen moet werken.

Takenlijst voor de week maken

Als ik eenmaal de tijdblokken heb vastgesteld,  maak ik een lijstje van de dingen die ik de komende week wil gaan doen. Dit doe ik voor zowel mijn werkgerelateerde taken als mijn persoonlijke doelen. Ben ik al een tijdje niet of nauwelijks aan mijn hobby’s toegekomen, dan zet ik daarvoor vaak ook een of twee taken op mijn lijstje. Zo wordt ik er door de week heen aan herinnerd dat ik ook af en toe tijd moet nemen voor wat ontspanning en dan ook actief iets moet gaan doen. Actieve ontspanning is altijd beter dan Netflix of YouTube kijken, hoe verleidelijk die laatste twee ook zijn. Vrije tijd plan ik soms als blok in, maar laat ik meestal vrij als witruimte.

Zin en onzin van trackers in je bullet journal

Ik ben een groot fan van bullet journaling. En ook een groot fan van trackers, al dan niet in een bullet journal. Maar ik ben ook iemand die het liefst alles bijhoudt in een tracker en dan aan het eind van de maand tot de conclusie kan komen dat er niks ingevuld is. Niet omdat ik niks gedaan heb, maar omdat ik het niet bijgehouden heb. Het is het bekende verhaal van dingen wel willen doen, maar er niet de tijd voor nemen of het domweg vergeten.

Dat roept bij mij vervolgens de vraag op hoe zinvol trackers nou eigenlijk zijn. Op YouTube en andere social media zie ik de mooiste trackers langskomen, en mijn eerste reactie is altijd: ‘dat ga ik ook doen!’ Maar, gezien mijn verleden van nauwelijks ingevulde trackers, vraag ik me vervolgens af hoe zinvol het is.

Waarom zou je een tracker bijhouden?

Alles begint natuurlijk met de vraag waarom je een tracker wilt bijhouden. Gewoon omdat je het leuk vind? Of ga je ook echt wat doen met de informatie uit de tracker? Maak je een tracker omdat je een nieuwe gewoonte wilt aanleren? Wil je weten hoe vaak je iets doet? Als je een tracker gewoon voor de lol bijhoudt, maakt het niet zoveel uit of je hem goed bijhoudt of niet. Wil je echter informatie uit je tracker halen, dan is het wel essentieel om hem goed bij te houden.

Mijn trackers

Over het algemeen houd ik trackers bij voor nieuwe gewoonten die ik mezelf wil aanleren of voor oude gewoonten die een beetje weg dreigen te zakken. Een tijdje heb ik ook een steptracker bijgehouden, waarin ik het aantal stappen dat ik dagelijks zette bijhield. Deze informatie kwam uit mijn fitbit, die het op zich al voor je in een grafiekje zet. De tracker was eigenlijk dus niet nodig, maar ik vond het wel prettig om een overzicht over de hele maand in mijn bullet journal te hebben. Het doel was daarbij steeds om actiever te worden op de dagen dat ik nauwelijks stappen zet (meestal zondag). Uiteindelijk kwam ik echter tot de conclusie dat het bijhouden van deze tracker niet zoveel toevoegde en dat ik steeds vaker de tracker een keer per week bijwerkte, in plaats van elke dag.

Naast dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse trackers, kun je ook trackers bijhouden die een langere periode beslaan. Een jaar bijvoorbeeld. Bijvoorbeeld om bij te houden hoe vaak je bepaalde klachten hebt, op welke dagen je menstruatie valt of hoe je humeur door het jaar heen is (zijn er seizoensverschillen?). Een tracker voor de langere termijn, die ik zelf bijhoud, is de 2019 km wandelen in 2019. Elke week zet ik het aantal gewandelde kilometers van die week in een spreadsheet en werk ik de tracker in mijn bullet journal bij.

Op social media zie ik vaak ook prachtige moodtrackers voorbij komen. Die zien er vaak prachtig uit, maar voor mij zouden ze niet zoveel toevoegen omdat alleen een weergave van mijn humeur me niet zoveel zegt. Ik heb wel een maand een eenvoudige moodtracker bijgehouden. Deze was vooral bedoeld om te zien of er een relatie was tussen mijn humeur, mijn energie en mijn productiviteit. Die relatie bleek er maar heel minimaal te zijn. Het leek me dan ook niet zinvol om nog langer een moodtracker bij te houden.

Conclusie

Of trackers zinvol zijn, is erg afhankelijk van het doel waarvoor je ze wilt gebruiken en of je ze goed bijhoudt. Voor mij zijn ze vooral zinvol als ik nieuwe gewoontes wil aanleren of wil zien hoe vaak ik iets doe. Maar zelfs dan houd ik ze niet altijd goed bij, waardoor de tracker uiteindelijk niet nuttig is. De kunst is, denk ik, om je niet gek te laten maken door al het moois dat je op het internet voorbij ziet komen. Je hoeft niet alles te doen wat een ander doet. En voorkom ook dat je trackers eindeloos lang worden. Dat maakt het vaak alleen maar lastiger om alles bij te houden.

Een maandplanning maken

Al eerder liet ik je zien hoe je een jaarplanning en een kwartaalplanning maakt. Vandaag is de maandplanning aan de beurt.

Agenda checken

Voor mijn maandplanning kijk ik eerst in mijn agenda hoe deze maand eruit ziet. Zijn er vrije dagen of vakanties? Bijzondere feesten of evenementen? 

  • In juni heb ik bijvoorbeeld de volgende bijzonderheden:
  • 8 en 9 juni Pinksteren, handig om rekening mee te houden. Pinkstermaandag is een extra vrije dag.
  • Verder zijn er twee jarigen naar wie ik een kaartje moet sturen. Dit schrijf ik in mijn agenda op als taak op de dag voor hun verjaardag. Bovendien maak ik op mijn to do lijst een aantekening dat ik postzegels moet kopen en moet checken of ik nog geschikte verjaardagskaartjes op voorraad heb.
  • Daarnaast valt onze trouwdag in juni en willen we daarvoor een datum plannen om uit eten te gaan.

Vaste taken?

Daarna kijk ik of er vaste taken zijn die gedaan moeten worden in de komende maand. Dit zijn taken die wekelijks of maandelijks terugkomen of alleen in een bepaalde maand gedaan moeten worden.

Wat betreft vaste taken in juni, zijn dit vooral mijn wekelijkse blogposts, YouTube video’s en social media. Die taken heb ik in een social media kalender staan. Verder heb ik deze maand geen bijzondere dingen.

Kwartaalplanning controleren en terugblik op de afgelopen maand

Vervolgens kijk ik naar mijn kwartaalplanning. Welke dingen daarvan zijn nog niet gedaan en wil ik deze maand gaan doen?

Daarna volgt een terugblik naar de afgelopen maand. Welke taken zijn blijven liggen? Wil ik die doorschuiven naar de komende maand of naar een later moment? Of wil ik bepaalde dingen helemaal laten vervallen?

Takenlijst maken en inplannen

Nadat ik een lijstje heb gemaakt van alles wat ik de komende maand wil doen, bepaal ik hoeveel tijd dit me ongeveer gaat kosten en kijk ik of ik die tijd ook daadwerkelijk heb. Heb ik niet voldoende tijd voor alles, dan schrap ik een aantal dingen.

Op basis van deze maandplanning maak ik vervolgens een weekplanning. Maar daarover meer in een volgende blogpost.

Bullet Journal Setup Juni 2019

Mei is voorbij gevlogen en inmiddels is het alweer hoog tijd voor mijn bullet journal setup van juni.

Voorblad

Ook deze keer heb ik weer een voorblad gemaakt. De achtergrond bestaat uit lijnen die afwisselen wit zijn gelaten of met kleine rondjes zijn ingevuld. Het woord juni heb ik met zwarte stift ingekleurd. Deze pagina heeft wel erg doorgedrukt. Zowel op de achterkant als op de eronder liggende pagina. Ik laat de eerstvolgende spread dan ook leeg en zal deze twee pagina's later waarschijnlijk aan elkaar lijmen. Volgende keer zal ik (als ik eraan denk) een extra vel papier tussen de twee bladzijden doen, zodat het in ieder geval niet op de onderliggende pagina doordrukt.

Kalender

Deze maand heb ik besloten wel weer een kalender te maken. Vaak gebruik ik deze niet in mijn bullet journal, maar ik had nu erg veel zin om hem toe te voegen. Ik koos voor een kalender lay-out in plaats van voor een lijstoverzicht. Omdat er nog ruimte over was, heb ik naast de kalender een vak getekend voor mijn doelen voor juni en linksboven een vak voor notities.

Trackers

Deze keer heb ik de trackers gemaakt in de vorm van minikalendertjes. Elke rij vertegenwoordigd een categorie:

  • boven: beweging - yoga, wandelen, hardlopen.
  • midden: social media - blog, YouTube en Instagram.
  • onder: werk - J. mailen, inbox 0, aan project werken.

Voor de liefhebbers heb ik hieronder nog een video van deze opzet.

 

Gebruikte materialen