Getting Things Done voor je Huishouden - Deel 4: Reflecteren

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden. Dit is het vierde deel in de serie. Hieronder volgt kort een beschrijving van de eerdere delen.

In deel 1 in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt en zijn we begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt.

In deel 2 keken we naar de betekenis van hetgeen we hebben opgeschreven. Wat willen we bereiken en wat moet er gebeuren? We zijn begonnen met het maken van een lijst met eerstvolgende acties.

In deel 3 hebben we deze acties georganiseerd, zodat we overzicht hebben en ze makkelijker kunnen terugvinden en afhandelen.

Nu bekijken we hoe we de lijsten gaan gebruiken en hoe we ze bijhouden. 

Het hele Getting Things Done systeem staat of valt met het regelmatig bekijken van je lijsten.

Je agenda bekijken

Allereerst kijk je dagelijks of misschien zelfs meerdere dagen per dag in je agenda om te zien welke afspraken je hebt en welke dingen persé op een bepaalde dag of tijd moeten gebeuren. Hoe vaak je je agenda controleert is afhankelijk van het aantal afspraken dat je hebt. Controleer de agenda in ieder geval de avond van te voren, zodat je eventueel nog dingen kunt uitzoeken, klaar leggen of voorbereiden. Kijk ’s ochtends nog een keer, zodat je een goed beeld hebt van je afspraken voor die dag.

Je actielijsten bekijken

Nu komt het Getting Things Done systeem echt in actie. Op het moment dat je aan de slag wilt, bekijk je je actielijsten. Aan de hand daarvan besluit je wat je gaat doen.

Wekelijks onderhoud

Gedurende de dag schiet het er vaak bij in om je lijsten goed bij te houden. Je vergeet dingen af te strepen of toe te voegen. Daarom ga je één keer per week op een vast moment zitten om al je lijsten bij te werken.

  • Verzamel alle bonnetjes en andere papieren die nog niet opgeborgen of verwerkt zijn en handel ze af volgens het schema dat we in deel 1 behandeld hebben. Voor de volledigheid vind je het schema hieronder nog een keer.

Moet ik hiervoor actie ondernemen?

Is het antwoord nee, dan stel je jezelf de volgende vragen:

Moet ik het bewaren?

Is het antwoord nee, dan kan het dus weg.

Is het antwoord ja, dan gaat in één van je archieven. Je vervaldagensysteem of agenda of je algemene archief. 

Is het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen ja, dan gaan we verder.

Stel jezelf de volgende vraag. Is het een project?

Zo ja, vraag je je af wat de eerstvolgende actie is voor dat project. 

Kost je eerstvolgende actie je minder dan twee minuten? Doe het dan direct. Deze actie direct afhandelen kost je minder tijd dan hem verwerken in je systeem. Bedenk daarna direct wat nu de eerstvolgende actie is.

Kost je eerstvolgende actie meer dan twee minuten? Vraag je dan eerst af of jij degene bent die deze actie moet en gaat uitvoeren. Misschien kun je de actie delegeren aan iemand anders. Ga jij het doen? Schrijf het dan op een lijst met Eerstvolgende Acties.

  • Bekijk je agenda van de afgelopen week en bedenk of er naar aanleiding van de afgelopen week nog nieuwe dingen aan je lijsten toegevoegd moeten worden.
  • Kijk ook naar komende week en kijk of je nog dingen moet voorbereiden. Denk aan bijvoorbeeld een verjaardagskaartje kopen, kleding wassen of een speelafspraak bevestigen.
  • Doe daarna een nieuwe ‘braindump’ waarin je alles wat er in je opkomt opschrijft en toevoegt aan je lijsten.
  • Bekijk je projectlijst en bedenk of je projecten op schema liggen en of je nieuwe acties moet gaan starten.
  • Bekijk je actielijst en voeg alle afgehandelde taken af.
  • Bekijk je afwachtlijst en start eventueel volgende acties als dat nodig is. Misschien moet je even achter dat bestelde artikel dat niet geleverd is aanbellen of navragen of je afspraak nog doorgaat.

Je bent nu klaar voor een nieuwe week. Nadat je deze stappen hebt doorlopen weet je zeker dat er geen dingen meer ongemerkt tussendoor glippen.

Bullet Journal Setup Oktober 2018

Oktober is alweer in aantocht. Daarom laat ik je hier mijn Bullet Journal Setup voor oktober 2018 zien. 

Deze maand heb ik de opzet heel compact gehouden. Ik heb gekozen voor gecombineerd maandoverzicht en habit tracker. Links zie je in eerst de gewoontes die ik wil bijhouden. Het zijn dezelfde als vorige maand (bed opmaken, duolingo, exercise, zonework en stapdoel).

Daarnaast heb ik voor alle duidelijkheid nog een keer de data en de dagen opgeschreven, gevolgd door kolommen voor mijn blog, YouTube video's, inleverdata bibliotheekboeken, verjaardagen en afspraken. De brede kolom is voor aantekeningen. Daar schrijf ik bijvoorbeeld in wie er jarig is of waar, wanneer en met wie een afspraak is.

 In onderstaande video zie je naast de oktober opzet ook hoe het ingevulde maandoverzicht van september er uit ziet en hoe mijn dailies eruit zien.

 

5 tips om te voorkomen dat Rommel je Huis binnen komt

Ongemerkt slibt je huis vol met spullen die je helemaal niet wilt of nodig hebt. Daarom hier 5 tips om te voorkomen dat rommel je huis binnen komt.

  1. Plak een NEE/NEE sticker op je brievenbus. Dit voorkomt veel papieren rommel je huis binnen komt. Het merendeel van de reclameblaadjes gaat toch ongelezen de papierbak weer in. Bovendien kom je zo minder in de verleiding om spullen die je niet nodig hebt aan te schaffen.
  2. Krijg je geadresseerde reclame in je brievenbus? Meld je dan daarvoor af via postfilter
  3. Krijg je veel reclame van organisaties waar je lid van bent of bent geweest, dan kun je bij hen aangeven dat je deze post niet meer wilt ontvangen. Zij zijn dan verplicht de reclame brieven binnen 3 maanden te stoppen. Een voorbeeldbrief vind je op de website van Stichting  Consuwijzer.
  4. Gratis producten maken een groot deel uit van rommel die je huis binnen komt. Neem ze daarom niet aan. Je weet wel dat ik bedoel, die dingetjes die je gratis krijgt bij je boodschappen of bij een ander product dat je koopt. Vaak zijn het dingen die je helemaal niet gaat gebruiken, met als gevolg dat ze ongebruikt in een la belanden.
  5. Doe geen impuls aankopen. Ga met een lijstje de stad in en koop alleen wat je nodig hebt. Dat geldt ook voor kleding. En helemaal voor aankopen die je via internet doet. Voorkom dat je uit verveling online gaat kijken wat er te koop is. Voor je het weet heb je op dat leuke dingetje voor in huis geklikt omdat het geinig is en zo goedkoop. Als het weken later arriveert (want besteld in China, want goedkoop), vraag je je al af wat er zo leuk aan was.

Tot slot nog een bonustip om te voorkomen dat rommel je huis binnen komt in de vorm van cadeautjes.

Vraag voor je verjaardag aan je visite om geen cadeautjes mee te nemen. Of geef aan dat je een duurder cadeau wilt en vraag daarom om een bijdrage in de vorm van geld of vraag hen om het cadeau gezamenlijk te kopen. Vind je ook dat idee niks, vraag ze dan om bijvoorbeeld iets te eten of te drinken mee te nemen voor tijdens het feestje en desnoods een bos bloemen. Zo voorkom je dat je allerlei kleinigheidjes krijgt waar je niks mee doet. 

 

 

GTD voor je huishouden - Deel 3: Organiseren

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden. In deel 1 heb je in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt. Ook zijn we daarin begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt. Vorige week hebben we in deel 2 gekeken naar de betekenis van hetgeen we opgeschreven hebben en zijn we begonnen met het maken van een lijst met eerstvolgende acties. Nu gaan we deze acties organiseren, zodat we ze makkelijker kunnen terugvinden en afhandelen.

Organiseren

Hoe je de lijst die je nu hebt verder organiseert, hangt een beetje van je situatie en je voorkeuren af. Staan er op je lijst acties die op een bepaalde dag en/of tijd moeten gebeuren, dan gaan die in je agenda. Al het andere organiseer je in groepen. David Allen adviseert je naar context te sorteren. Dus gelijksoortige taken of alles wat je op een bepaalde plek doet bij elkaar. Categorieën die vaak gebruikt worden:

  • Telefoontjes.
  • Achter de computer.
  • E-mails.
  • Boodschappen (eventueel uitgesplitst naar supermarkt).
  • Werk.
  • Thuis.

Hoe je die lijsten organiseert, op papier of digitaal, hangt van jouw voorkeur op. Papieren lijsten kun je bij elkaar houden in een map, losbladige agenda of gewoon in een notitieboek.

Voor digitale lijsten kun je apps als Trello, Wunderlist, Todoist, Remember the milk of Asana gebruiken. Natuurlijk kun je ook gewoon een digitale lijst in Word of Excel bijhouden.

Wachten op

Voor alles waar je nog op wacht, bijvoorbeeld een reactie van iemand, een pakje dat met de post moet komen, etc. schrijf je op een aparte lijst. Deze ‘Wachten op’ lijst voorkomt dat je dingen vergeet doordat je pas verder kunt als iemand anders actie heeft ondernomen. Als je deze lijst regelmatig nakijkt, kun je zelf actie ondernemen als het antwoord waarop je wacht te lang duurt. Voor e-mails waarvan je op een reactie wacht, kun je een aparte map in je e-mail programma aanmaken. Dat voorkomt dat je inbox volloopt met e-mails die je nog even bewaard omdat je op een reactie wacht.

Projectlijst

Tot slot is er nog je projectlijst. Is deze niet al te lang, dan heb je waarschijnlijk genoeg aan één lijst met alle projecten. Vind je het geheel onoverzichtelijk worden, dan kun je ook deze lijst opdelen in bijvoorbeeld werk en persoonlijk of huis, tuin en overig. Uiteindelijk gaat het erom dat je een systeem hebt wat voor jou werkt. Creëer overzicht, maar verlies je niet in al te gedetailleerde lijsten.

Recyclen, wat en hoe?

Recyclen kan best een hele klus zijn. Je moet niet alleen je afval scheiden, maar hebt er ook nog eens diverse bakken voor nodig. Hoe doe je dat?

Verzamelsystemen

Er zijn diverse systemen op de markt die geschikt zijn om je afval gescheiden op te slaan. Denk aan diverse prullenbakjes of stapelbare bakken met een klep (voor bijvoorbeeld papier en glas). Natuurlijk kun je zelf ook systemen verzinnen. Je kunt dozen, manden en tassen gebruiken om het te recyclen afval in te verzamelen. Met name het droge afval, zoals papier, batterijen en glas kunnen makkelijk in bakken of tassen verzameld worden.

Wegbrengen

Naast het verzamelen, moet het afval ook weggebracht worden. Soms wordt het gewoon aan huis opgehaald en hoef je het alleen maar op de goede dag aan de straat te zetten. De dagen dat het vuil opgehaald wordt op je kalender of in je agenda markeren, voorkomt dat je het vergeet.

Wordt het afval bij jou niet opgehaald? Dan moet je er zelf een systeem voor bedenken. Je kunt bijvoorbeeld één keer in de week, langs de recycling containers rijden en alles meteen weggooien. Als je dit combineert met je wekelijkse boodschappen, heb je alles in één keer afgehandeld. Een andere manier is om op vaste dagen bepaald afval weg te brengen of om het gewoon direct te doen als je verzamelbak vol is.

Hoe wij het doen

Bij ons thuis recyclen we gft-afval, glas, plastic, batterijen, lampen, cartridges, statiegeldflessen en oud papier.

Hieronder zie je wat we verzamelen en hoe.

  • Gft-afval: in afsluitbare bakjes die worden meegenomen naar de moestuin. Daar gaat het in de compostbak.
  • Oud papier: in een papiermand in de hal. Wordt één keer per week naar de papiercontainer een eindje verderop gebracht.
  • Glas: in een mand die naast de oud papiermand staat. Wordt vaak tegelijk met oud papier of plastic meegenomen, omdat die containers naast elkaar staan.
  • Statiegeld flessen: in dezelfde mand als het glas. Nemen we mee als we naar de supermarkt gaan.
  • Plastic: in een prullenbak. Als de zak vol is, brengen we deze weg en nemen dus meestal meteen even glas voor de glasbak mee.
  • Batterijen, lampen en kleine elektrische apparaten: Hier hebben we een klein mandje voor op een plank in de hal. Als we naar de supermarkt gaan, nemen we ze mee.
  • Printer cartridges: gaan in hetzelfde bakje als de batterijen. Alleen breng ik deze naar een andere supermarkt, wat verder weg. Als ik zie dat er een aantal in het bakje zitten, zorg ik dat ik even langs die supermarkt ga als ik toch de stad in ga.

Hopelijk heb je hiermee wat ideeën voor je eigen recycling opgedaan. In onderstaand filmpje vertel ik je nog een keer ons recycling systeem.