Doordat ze alleen maar bestaan in je digitale ruimte, hebben computerbestanden nogal eens de neiging om uit te groeien tot een onoverzichtelijke massa. Vaak denk je pas aan je computerbestanden opruimen als je opslagruimte bijna aan zijn limiet zit.
Maar hoe kun je deze digitale bestanden makkelijk opruimen?
We maken bij digitale bestanden onderscheid tussen e-mail, documenten, en afbeeldingen en video’s.
E-mail is voor veel mensen een voortdurend probleem. In het ideale geval houd je het bij en bestaat je inbox uit niet meer dan een paar e-mails. Voor e-mail die je wilt bewaren maak je aparte mappen aan.
Is je inbox op dit moment overvol, dan zit er niks anders op dan al je e-mails langs te lopen, ze te beantwoorden en/of te verwijderen. Eventueel kun je mail die je wilt bewaren in een aparte map opslaan.
Een snelle manier om ruimte te creëren in je mailbox is om alle mail in je spam map en je prullenbak te verwijderen. Dit kan handig zijn als je de maximum capaciteit van je opslag nadert.
Documenten
Voor de opslag van documenten is het handig een structuur te bedenken die ervoor zorgt dat je de dingen die je nodig hebt makkelijk terug kunt vinden. Maak (als je dat nog niet hebt) mappen aan voor grote categorieën en verdeel die onder in submappen. Zo heb ik een map voor mijn bedrijf (Anita maakt Ruimte) en een map voor persoonlijke documenten. Deze mappen zijn weer onderverdeeld in diverse submappen.
Loop vervolgens al je documenten langs. Verwijder wat je niet meer nodig hebt en organiseer de rest in mappen.
Geef documenten een logische naam, zodat je ze makkelijk weer terug kunt vinden. Zorg er daarbij voor dat je ze consequent op dezelfde manier benoemt. Dat maakt terugzoeken later makkelijker.
Foto's en video's
Voor foto's en video’s geldt hetzelfde als voor documenten. Organiseer ze in mappen en submappen. Voor foto’s kun je mappen organiseren op onderwerp of op jaar (of beide). Het ligt er een beetje aan hoe jij het makkelijkst kunt terugvinden wat je nodig hebt.
Heb je een tekort aan schijfruimte, dan kun je door het verwijderen van foto’s en video’s vaak veel ruimte vrijmaken. Met name voor foto’s geldt dat het met digitale camera’s zo makkelijk is om foto’s te maken dat vaak veel foto’s hebben die op elkaar lijken. Beslis welke je wel en welke je niet wil bewaren. Sla bestanden die je wilt bewaren eventueel op een externe harde schijf op.
Onderhoud
Om te voorkomen dat je in de toekomst weer uren (of dagen) bezig bent met opruimen van je digitale bestanden, kun je het opruimen van je bestanden het beste regelmatig inplannen. Maak bijvoorbeeld aan het eind van elke week je mailbox en je downloadsmap leeg en loop elke maand even je bestanden langs. Zo blijft alles netjes en overzichtelijk.
P.S.
Wil je meer rust, ruimte en overzicht? In de gratis minicursus 'Een opgeruimd leven' leer ik je hoe je overzicht kunt creëren in je spullen en je taken en hoe je je huis schoon kunt houden door schoonmaakroutines in te voeren. Je kunt je hier aanmelden en de minicursus vervolgens downloaden.
