Rust in je hoofd door een weekly review

Je hebt het druk en voor je het weet is er weer een week voorbij. Een week waarin je van het een in het ander viel en nauwelijks tijd had om na te denken. Ergens in je achterhoofd zeurt een stemmetje. Ben je niets vergeten? En wat als de komende week weer zo chaotisch wordt? Dit is waarom een wekelijks onderhoud of een ‘weekly review’ zoals David Allen het in zijn boek ´Getting Things Done’ noemt, zo belangrijk is. 

Wat is een 'weekly review'?

Een ‘weekly review’ is de Engelse term voor wat in feite niet meer is dan een terugblik op de afgelopen week. Je kunt daarbij kijken naar wat goed ging en wat niet. Maar wat voor mij nog belangrijker is, naar wat je hebt gedaan en wat niet. Het gaat er vooral om dat je even een rustpunt in de week hebt, waarin je de balans kunt opmaken. Wat heb je gedaan en wat niet? Zijn er nog ‘losse eindjes’? Zijn er dringende taken waar je mee aan de slag moet? Als je dit alles duidelijk hebt, wordt het makkelijker om de komende week te plannen. En het belangrijkste, begin je de nieuwe week rustig omdat je zeker weet dat je geen steken hebt laten vallen.

Hoe doe je een weekly review?

Allereerst is het belangrijk om er tijd voor vrij te maken. Ik plan meestal een uur, maar dan plan ik in dat uur ook de komende week alvast. Over het algemeen is een half uur voldoende. 

Voor mijn weekly review heb ik een vast lijstje dat ik doorloop. Deze ziet er als volgt uit:

  • Zijn er nog e-mails die beantwoord moeten worden? 

In principe maak ik elke dag mijn inbox leeg, maar soms blijft er wel eens wat liggen. Als ik de nog openstaande mails snel kan afhandelen, doe ik dat. Vergt het meer tijd, dan plan ik daarvoor tijd in voor de komende week.

  • Ligt er nog onverwerkte post in je postbakje?

Post handel ik normaal gesproken elke vrijdag af, maar ook hier geldt weer, soms komt het er niet van. Ook hier weer handel ik dingen die weinig tijd vragen meteen af en anders plan ik het verwerken van de post in voor volgende week.

  • Welke afspraken had ik de afgelopen week en moet ik naar aanleiding daarvan nog actie ondernemen?

Soms zijn vervolgafspraken nodig of heb ik beloofd iets te doen. Ik controleer of ik inderdaad actie ondernomen of ingepland heb.

  • Wat had ik vorige week op de planning staan en heb ik die taken ook daadwerkelijk gedaan?

Taken waar ik niet aan toegekomen ben, plan ik opnieuw in voor de komende week.

  • Staan er dingen op mijn afwachtlijst waar ik actie op moet ondernemen?

Op mijn afwachtlijst staan dingen waar ik nog op wacht. Dat kan een bestelling zijn, een betaling of een reactie van iemand. Elke week controleer ik deze lijst en neem zo nodig actie.

Tot slot nog wat reflectievragen. Dit helpt me om in de toekomst beter te plannen.

  • Had ik mijn tijd goed gepland en heb ik me aan mijn planning gehouden? Zo nee, waarom niet?

Soms kosten dingen me meer tijd dan gepland. Als dat zo is, weet ik dat ik daar een volgende keer bij soortgelijke taken rekening mee moet houden. Soms is de tijdinschatting wel juist, maar heb ik me om wat voor reden dan ook niet aan mijn planning gehouden. Als ik me niet aan mijn planning heb gehouden, vind ik het belangrijk om te weten waarom niet. Was ik gewoon lui en heb ik teveel tijd besteed aan andere (onbelangrijke) dingen? Zoals YouTube video’s kijken of uren scrollen op Instagram? Of kwamen er allerlei onverwachte zaken tussendoor waardoor ik niet aan dingen toe kwam?

  • Wat ging er goed de afgelopen week?

Om mezelf gemotiveerd te houden, helpt het om terug te kijken op de dingen die goed gingen.

  • Wat kan volgende week beter?

Er zijn altijd verbeterpunten. Het helpt mij om elke week een ding op te schrijven wat ik de komende week anders wil gaan doen.

Zoals je ziet, kan een weekly review je helpen om te resetten voor de nieuwe week. Het helpt je om de nieuwe week met een schone lei te beginnen. Wil je ook zo’n wekelijkse terugblik in je routine opnemen? Je kunt de lijst die ik gebruik hier downloaden.