Zo hoef je nooit meer achterstallige post te verwerken

Lag er op jou ook een stapel (digitale) post te wachten na je vakantie? Dan is het allereerst zaak om die weg te werken, als je dat nog niet gedaan hebt. In deze blogpost laat ik je zien hoe je dat zo handig mogelijk doet. Stapelt de post zich bij jou ook buiten je vakanties om regelmatig op? Dan voorkom je dit voortaan door dit proces te volgen.

Vaste dag, vaste tijd

Om meteen maar met het slechte nieuws te beginnen, je moet dit proces elke week herhalen. Bij voorkeur op een vaste dag en tijd, zodat het een gewoonte wordt. Het goede nieuws is, dat als je dit echt elke week doet, je er niet veel tijd aan kwijt bent. Ik doe dit elke vrijdag, tegelijk met mijn administratie. Alles samen kost het me gemiddeld ongeveer een half uur per week. Niettemin plan ik er een uur voor in, zodat ik wat ruimte heb als ik er onverhoopt toch langer mee bezig ben. Kost het me minder, dan begint mijn weekend gewoon iets eerder.

Het proces

Het proces ziet er als volgt uit:

  • Verzamelen. Als de post binnen komt, bekijk ik het vluchtig.
    • Moet ik er direct iets mee? Dan handel ik het meteen af.
    • Is het reclame? Dan gaat direct naar het oud papier.
    • Al het andere gaat naar mijn postbakje
  • Op vrijdagmiddag, na de lunch, begin ik met het afhandelen van mijn post.
  • Eerst sorteer ik het vlug op rekeningen, archief en overig.
  • Ik begin met het stapeltje overig. Dat zijn over het algemeen dingen die om actie vragen. Dit handel ik simpelweg een voor een af. Zitten er stukken tussen die na afhandeling in het archief moeten, dan komen ze op het betreffende stapeltje te liggen.
  • Daarna betaal ik de rekeningen. Zijn er facturen die ik wil bewaren, dan komen deze ook op het archiefstapeltje.
  • Tot slot archiveer ik de overgebleven archiefstapel. De fysieke stapel post is nu weg.
  • Tot slot controleer ik nu nog even mijn to do en mijn afwachten lijstje.
    • Voor dingen die ik tijdens mijn administratieuurtje wil afhandelen, maar waar ik geen fysieke stukken van heb, houd ik een to do lijstje bij. Daar staat dan bijvoorbeeld op ‘mijnoverheid.nl’ checken als ik eerder in de week een mailtje heb gehad dat daar een bericht voor me klaar staat.
    • De afwachtlijst is simpelweg een lijstje waarop ik bijhoud waar ik nog op wacht. Dat kan een bestelling zijn die nog afgeleverd moet worden, maar het kan ook zijn dat ik op een reactie van iemand wacht. Beide lijstjes houd ik bij in Google Keep. Zijn de dingen die daar op staan inmiddels afgehandeld, dan vink ik ze af. Zijn ze nog niet afgehandeld, dan onderneem ik zonodig actie.

Een praktijkvoorbeeld

Om je te laten zien hoe het in de praktijk werkt, heb ik bijgehouden wat er tijdens mijn laatste administratierondje in mijn postbakje zat.

Verwerken

  • Bonnetjes van contante betalingen. Die verwerk ik in mijn kasboek en dan mogen ze weg, tenzij het om grote aankopen gaat. Dan bewaar ik ze in verband met de garantie. 
  • Een activeringscode voor mijn DigiD. Die activeer ik direct. 

Archief

  • Kaartjes die ik heb gekregen. Ik heb ze een tijdje in de woonkamer tentoongesteld. De hele bijzondere gaan in mijn fotoalbum (in een apart mapje achterin), de rest mag weg.
  • Mijn maandlenzen. Ik heb altijd 1 setje in reserve. Om te voorkomen dat die maanden of jaren blijft liggen, zet ik altijd de maand waarin ik de lenzen heb ontvangen op het doosje voordat ik ze opberg. Dan weet ik welke lenzen ik het eerst moet gebruiken.
  • Een bevestigingsbrief van de belastingdienst. Die gaat in het archief.

To do lijstje

Tot slot staat op mijn to do lijstje:

  • App van bank installeren op mijn telefoon. Kwestie van even doen.

Afwachtlijstje

Op mijn afwachtlijstje staat:

  • Aanvraag bevestigingscode DigiD. Heb ik nu (zie onder kopje verwerken), dus dat is afgehandeld.

Zoals je ziet is dit systeem vrij eenvoudig en daarom makkelijk vol te houden. Als het helemaal nieuw voor je is, kun je een reminder in bijvoorbeeld je telefoon zetten voor de dag en tijd dat je je post wilt gaan afhandelen. Als het eenmaal een gewoonte is, doe je het min of meer automatisch. En doordat je elke week een vast proces doorloopt, ben je snel klaar en zwerven er geen poststukken meer door je huis.