Prioriteiten stellen

Onze to do lijst is vaak langer dan de tijd die we ervoor hebben. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Een goed hulpmiddel daarbij is de prioriteitenmatrix, ook wel de Eisenhower matrix genoemd. 

Eisenhowermatrix

Met behulp van deze matrix bepaal je wat echt belangrijk is. De matrix ziet er als volgt uit.

  • De horizontale lijn geeft aan hoe belangrijk iets is.
  • De verticale lijn geeft aan hoe dringend iets is.

Zo ontstaan er vier vakken, Je verdeelt je taken onder in de volgende vier groepen:

  • Dringend en belangrijk.
  • Dringend en onbelangrijk.
  • Niet dringend en belangrijk.
  • Niet dringend en onbelangrijk.

Wat is dringend en wat is belangrijk?

Dringend en belangrijk zijn de taken die nu gedaan moeten worden en die ook daadwerkelijk belangrijk zijn. Dit is in de matrix vak A. Deze taken handel je als eerste af. Bijvoorbeeld het maken van de agenda voor de vergadering van morgenochtend, een rapport schrijven dat vandaag af moet zijn. Maar ook onvoorziene dingen, zoals met je kind naar de eerste hulp gaan omdat het gevallen is en nu hevig bloed of boodschappen doen voor het avondeten omdat je niks meer in huis hebt.

De tweede groep zijn taken die dringend lijken, maar die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn. In de matrix is dit blok C. Deze groep taken laat je liggen voor later, ondanks dat het dringend lijkt. Deze taken doen zich vaak aan in de vorm van telefoontjes en onderbrekingen door collega’s. Laat je telefoon naar de voicemail gaan en beantwoord ze later. Maak je collega’s duidelijk dat je eerst nog een aantal belangrijke dingen af moet werken voor je ze verder kunt helpen.

De derde groep zijn de niet dringende maar belangrijke taken. Dit is groep B in de matrix. Dit zijn de dingen die je dichter bij je doelen brengt en de taken die dringend worden als je er niet op tijd aan begint. In het ideale geval werk je vooral aan deze taken. Als je op tijd aan het eerder genoemde rapport was begonnen, was het nu geen dringende taak geworden. Als je eerder in de week boodschappen voor de hele week had gedaan, had je nu niet op het laatste moment naar de winkel gehoeven.

De laatste groep zijn de niet dringende en onbelangrijke taken, groep D in de matrix. Deze taken zou je eigenlijk helemaal niet moeten doen. Of anders alleen als je tijd over hebt. Kletsen bij het koffieautomaat bijvoorbeeld. Of naar die nieuwe serie op Netflix kijken. Allemaal leuk, maar alleen als je ook echt tijd hebt voor deze dingen.

Hoe breng je dit in de praktijk?

Wil je een goed overzicht krijgen van al je taken, dan pak je je to do lijst erbij. Voor een visueelp overzicht verdeel je een groot vel papier in vier blokken en zet je alle taken in het juiste blok. Maar je kunt ook de taken op je to do lijst voorzien van de letters A tot en met D. Je handelt dan eerst alle A taken af, vervolgens alle B taken etc. Zo weet je zeker dat de belangrijkste taken als eerste gedaan worden.