Taken wel of niet in je agenda plannen?

Over het algemeen is je agenda bedoeld voor afspraken. Maar veel mensen gebruiken hem ook om hun taken in te plannen. Moet je taken wel of niet in je agenda plannen? Daar is natuurlijk niet zomaar een antwoord op te geven. Het hangt ervan af. In deze blogpost geef ik je de voor- en nadelen van het plannen van taken in je agenda.

Welke taken plan je wel in je agenda?

Allereerst de meest efficiënte tip, wat mij betreft. Plan taken die op een bepaalde dag moeten gebeuren gewoon in je agenda. Je schrijft deze bij de desbetreffende dag op, zodat je ze niet meer kunt vergeten.

Voordelen van het plannen van taken in je agenda

David Allen is van mening dat je taken die niet gebonden zijn aan een dag, ook niet in je agenda moet plannen. Deze horen volgens hem op een aparte takenlijst thuis. Toch zijn er mensen die het heel prettig vinden werken om taken in hun agenda te plannen. Hieronder zet ik een aantal voordelen voor je op een rijtje.

  • Je ziet in een oogopslag hoeveel tijd je naast je afspraken nog over hebt en kunt daardoor realistischer plannen.
  • Je ziet meteen of je voldoende tijd hebt voor al je taken. Voorwaarde hierbij is wel dat je een tijdsinschatting maakt voor elke taak en die tijd die je daarvoor nodig hebt ook aangeeft in je agenda.
  • Je hoeft maar een agenda te raadplegen en niet steeds te switchen tussen je agenda met afspraken en je takenlijst.

Nadelen van het plannen van taken in je agenda

  • Je agenda kan onoverzichtelijk worden doordat taken en afspraken door elkaar staan.
  • Als je aan een bepaalde taak niet toekomt, moet je hem overschrijven bij een andere dag, om te voorkomen dat hij er tussendoor glipt omdat je hem niet meer ziet.
  • Als er spoedklussen tussendoor komen, ontgaat je soms die ene taak die je beslist op die ene dag moest doen.

Mijn systeem

Ik heb een papieren agenda, waar ik mijn afspraken in schrijf én de taken die op een bepaalde dag gedaan moeten worden. De andere taken heb ik op een takenlijst staan. Op zondag plan ik mijn week in google calendar. Allereerst maak ik daarin tijdblokken voor mijn afspraken (inclusief reistijd). Daarna plan ik mijn lunchpauzes in. In de tijd die overblijft, plan ik mijn taken. Die registreer ik als grotere tijdblokken in google calendar. Daarbij werk ik zoveel mogelijk in batches. Dat betekent dat ik gelijksoortige taken zoveel mogelijk achter elkaar doe Dit werkt sneller omdat je dan niet steeds van taak hoeft te wisselen. Ik plan dus niet elk afzonderlijk taakje in, maar maak een grove verdeling in categorieën. Bijvoorbeeld blogposts schrijven, foto’s editen, filmen, etc. Omdat ik inmiddels weet hoe lang ik over een bepaalde taak doe, kan ik ook een redelijke inschatting maken van de hoeveelheid werk die ik in zo’n blok kan verzetten. Daarnaast plan ik ergens in de week vaak een paar uur extra in voor onvoorziene dingen of uitloop van mijn taken. Heb ik die uren niet nodig, dan heb ik een paar uur extra vrij of kan ik alvast vooruit werken. In onderstaande afbeelding zie je hoe dat er dan ongeveer uitziet in google calendar.

 

Ik hoop je hiermee wat ideeën te hebben gegeven voor je eigen planning, of je die nu gebruikt om je werk in te plannen of je huishoudelijke taken. Als laatste tip wil ik je nog meegeven dat het ook handig is om rekening te houden met de hoeveelheid energie die je op bepaalde momenten van de dag hebt. Ik kan me ‘s ochtends beter concentreren dan ‘s middags, dus het denkwerk doe ik vooral in de ochtend en standaard klusjes bewaar ik dan voor later op de dag.