De Professional Organizer Ruimt Op - deel 4

Als je dit blog al wat langer volgt, weet je dat ik zelf beetje bij beetje mijn huis aan het opruimen ben. Deze keer waren mijn werkmappen aan de beurt.

Mijn mappen opruimen

Bij mijn bureau hangt een tijdschriftenhanger. Daarin heb ik diverse archiefmappen waar ik papieren in bewaar. Ik ben vergeten een foto te maken voor ik begon, maar in de video onderaan dit blog is de 'voor' situatie alsnog te zien. Naast de werkmappen zaten er nog een weekkalender van vorig jaar, mapje met stickers en verschillende tijdschriften die ik nog niet gelezen had in de houder.

Wat er weg ging

De kalender kon weg. De stickers waren van agendastickers met handige tekeningetjes die aangeven wanneer je naar de bibliotheek, tandarts, dokter etc. moet. Daarnaast had ik ook nog wat stickers van Flylady met daarop de zones etc. Die zaten bij haar kalender die ik jaren geleden een keer heb gebruikt. Maar in al die jaren zijn die stickers nooit opgebruikt. En steeds weer deed ik ze niet weg omdat ik van mening was dat ik ze wel zou gaan gebruiken. Nu heb ik radicaal alle stickers weg gedaan. Ook het setje emoticons dat ook nog in dat mapje bleek te zitten.

Ook de tijdschriften gaan weg. Ze zitten er al een tijd in en hoewel ik nog niet alles gelezen heb, denk ik dat het na al die tijd ook niet meer gaat gebeuren.

Mappen die weg gaan

Wat de archiefmappen betreft, had ik een aantal gelabelde mappen die niet meer in gebruik waren. Betalen en Actie waren zulke mappen. Ooit zaten rekeningen in de map Betalen en dingen waarop ik actie moest ondernemen in de map Actie. Inmiddels gebruik ik die mappen niet meer omdat ik alles in mijn weekmap stop en van daaruit werk.

De mappen die mochten blijven

Aan het eind van mijn opruimronde zitten er nog maar een paar mappen in mijn tijdschriftenhouder. De rest is allemaal opgeruimd. Nu heb ik weer overzicht.

Deze mappen mochten blijven.

Weekmap

Mijn weekmap is de map voor de huidige week (in de video week 5, maar nu dus week 7) waarin alles gaat wat die week moet gebeuren. In mijn archiefkastje heb ik voor elke week van het jaar een map. Dingen die later in het jaar moeten gebeuren, stop ik in de map voor die betreffende week. Ook papieren die ik voor een bepaalde afspraak nodig heb of bijvoorbeeld concertkaartjes gaan in deze mappen. Aan het begin van elke week, pak ik de map voor die week en kijk wat er in zit. Moet er actie ondernomen worden op bepaalde dingen, dan plan ik die in voor die week.

Projectmap

In mijn projectmap zitten vooral dingen die te maken hebben met projecten waar ik mee bezig ben. Soms heb ik meerdere van die mappen (voor verschillende projecten). Maar meestal blijft het bij deze map. In deze map zaten nu vooral wat dingen voor hobby projecten waarop actie ondernomen moest worden. Ik heb het meeste eruit gehaald en op de juiste plek opgeborgen. Het enige wat er nu nog in zit, zijn wat knutsels die door kinderen gemaakt zijn voor onze bruiloft. Hoewel we een officieel foto album gemaakt door de fotograaf van onze bruiloft hebben, wil ik ook nog steeds een album maken van alle andere foto’s die die dag gemaakt zijn. Die knutsels mogen daar ook in.

In afwachting van

Een andere map die ik nog in gebruik heb, is de ‘in afwachting van’ map. Hierin bewaar ik de papieren waarvan ik nog op een reactie van iemand wacht. Elke week kijk ik deze map even na.

Belasting

In deze map bewaar ik alle papieren die met de belasting te maken hebben, totdat ik weer aangifte heb gedaan. Op dit moment komen veel van de jaarlijkse overzichten binnen. Die gaan allemaal in deze map. Daarnaast heb ik er een papiertje in met daarop alle overzichten die ik digitaal ontvang. Op het moment dat ik belastingaangifte ga doen, heb ik dan alle papieren overzichtelijk bij elkaar. Nadat ik aangifte heb gedaan, gaat alles bij elkaar in een L-mapje met daarop het jaar en wordt in het grotere archief opgeborgen.

Facturen

Hierin gaan alle facturen van mijn bedrijf. Als ik mijn boekhouding ga doen, heb ik alles netjes bij elkaar en gaan de facturen in mijn grote archief nadat ik ze heb ingevoerd in mijn boekhoudprogramma.

Tot slot de beloofde video waarin het hele proces te zien is: