Getting Things Done voor je Huishouden - Deel 4: Reflecteren

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden. Dit is het vierde deel in de serie. Hieronder volgt kort een beschrijving van de eerdere delen.

In deel 1 in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt en zijn we begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt.

In deel 2 keken we naar de betekenis van hetgeen we hebben opgeschreven. Wat willen we bereiken en wat moet er gebeuren? We zijn begonnen met het maken van een lijst met eerstvolgende acties.

In deel 3 hebben we deze acties georganiseerd, zodat we overzicht hebben en ze makkelijker kunnen terugvinden en afhandelen.

Nu bekijken we hoe we de lijsten gaan gebruiken en hoe we ze bijhouden. 

Het hele Getting Things Done systeem staat of valt met het regelmatig bekijken van je lijsten.

Je agenda bekijken

Allereerst kijk je dagelijks of misschien zelfs meerdere dagen per dag in je agenda om te zien welke afspraken je hebt en welke dingen persé op een bepaalde dag of tijd moeten gebeuren. Hoe vaak je je agenda controleert is afhankelijk van het aantal afspraken dat je hebt. Controleer de agenda in ieder geval de avond van te voren, zodat je eventueel nog dingen kunt uitzoeken, klaar leggen of voorbereiden. Kijk ’s ochtends nog een keer, zodat je een goed beeld hebt van je afspraken voor die dag.

Je actielijsten bekijken

Nu komt het Getting Things Done systeem echt in actie. Op het moment dat je aan de slag wilt, bekijk je je actielijsten. Aan de hand daarvan besluit je wat je gaat doen.

Wekelijks onderhoud

Gedurende de dag schiet het er vaak bij in om je lijsten goed bij te houden. Je vergeet dingen af te strepen of toe te voegen. Daarom ga je één keer per week op een vast moment zitten om al je lijsten bij te werken.

  • Verzamel alle bonnetjes en andere papieren die nog niet opgeborgen of verwerkt zijn en handel ze af volgens het schema dat we in deel 1 behandeld hebben. Voor de volledigheid vind je het schema hieronder nog een keer.

Moet ik hiervoor actie ondernemen?

Is het antwoord nee, dan stel je jezelf de volgende vragen:

Moet ik het bewaren?

Is het antwoord nee, dan kan het dus weg.

Is het antwoord ja, dan gaat in één van je archieven. Je vervaldagensysteem of agenda of je algemene archief. 

Is het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen ja, dan gaan we verder.

Stel jezelf de volgende vraag. Is het een project?

Zo ja, vraag je je af wat de eerstvolgende actie is voor dat project. 

Kost je eerstvolgende actie je minder dan twee minuten? Doe het dan direct. Deze actie direct afhandelen kost je minder tijd dan hem verwerken in je systeem. Bedenk daarna direct wat nu de eerstvolgende actie is.

Kost je eerstvolgende actie meer dan twee minuten? Vraag je dan eerst af of jij degene bent die deze actie moet en gaat uitvoeren. Misschien kun je de actie delegeren aan iemand anders. Ga jij het doen? Schrijf het dan op een lijst met Eerstvolgende Acties.

  • Bekijk je agenda van de afgelopen week en bedenk of er naar aanleiding van de afgelopen week nog nieuwe dingen aan je lijsten toegevoegd moeten worden.
  • Kijk ook naar komende week en kijk of je nog dingen moet voorbereiden. Denk aan bijvoorbeeld een verjaardagskaartje kopen, kleding wassen of een speelafspraak bevestigen.
  • Doe daarna een nieuwe ‘braindump’ waarin je alles wat er in je opkomt opschrijft en toevoegt aan je lijsten.
  • Bekijk je projectlijst en bedenk of je projecten op schema liggen en of je nieuwe acties moet gaan starten.
  • Bekijk je actielijst en voeg alle afgehandelde taken af.
  • Bekijk je afwachtlijst en start eventueel volgende acties als dat nodig is. Misschien moet je even achter dat bestelde artikel dat niet geleverd is aanbellen of navragen of je afspraak nog doorgaat.

Je bent nu klaar voor een nieuwe week. Nadat je deze stappen hebt doorlopen weet je zeker dat er geen dingen meer ongemerkt tussendoor glippen.