GTD voor je huishouden - Deel 3: Organiseren

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden. In deel 1 heb je in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt. Ook zijn we daarin begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt. Vorige week hebben we in deel 2 gekeken naar de betekenis van hetgeen we opgeschreven hebben en zijn we begonnen met het maken van een lijst met eerstvolgende acties. Nu gaan we deze acties organiseren, zodat we ze makkelijker kunnen terugvinden en afhandelen.

Organiseren

Hoe je de lijst die je nu hebt verder organiseert, hangt een beetje van je situatie en je voorkeuren af. Staan er op je lijst acties die op een bepaalde dag en/of tijd moeten gebeuren, dan gaan die in je agenda. Al het andere organiseer je in groepen. David Allen adviseert je naar context te sorteren. Dus gelijksoortige taken of alles wat je op een bepaalde plek doet bij elkaar. Categorieën die vaak gebruikt worden:

  • Telefoontjes.
  • Achter de computer.
  • E-mails.
  • Boodschappen (eventueel uitgesplitst naar supermarkt).
  • Werk.
  • Thuis.

Hoe je die lijsten organiseert, op papier of digitaal, hangt van jouw voorkeur op. Papieren lijsten kun je bij elkaar houden in een map, losbladige agenda of gewoon in een notitieboek.

Voor digitale lijsten kun je apps als Trello, Wunderlist, Todoist, Remember the milk of Asana gebruiken. Natuurlijk kun je ook gewoon een digitale lijst in Word of Excel bijhouden.

Wachten op

Voor alles waar je nog op wacht, bijvoorbeeld een reactie van iemand, een pakje dat met de post moet komen, etc. schrijf je op een aparte lijst. Deze ‘Wachten op’ lijst voorkomt dat je dingen vergeet doordat je pas verder kunt als iemand anders actie heeft ondernomen. Als je deze lijst regelmatig nakijkt, kun je zelf actie ondernemen als het antwoord waarop je wacht te lang duurt. Voor e-mails waarvan je op een reactie wacht, kun je een aparte map in je e-mail programma aanmaken. Dat voorkomt dat je inbox volloopt met e-mails die je nog even bewaard omdat je op een reactie wacht.

Projectlijst

Tot slot is er nog je projectlijst. Is deze niet al te lang, dan heb je waarschijnlijk genoeg aan één lijst met alle projecten. Vind je het geheel onoverzichtelijk worden, dan kun je ook deze lijst opdelen in bijvoorbeeld werk en persoonlijk of huis, tuin en overig. Uiteindelijk gaat het erom dat je een systeem hebt wat voor jou werkt. Creëer overzicht, maar verlies je niet in al te gedetailleerde lijsten.