GTD voor je huishouden - Deel 2: Verduidelijken

In een serie van vijf artikelen laat ik je zien hoe je de methode Getting Things Done van David Allen kunt gebruiken bij het runnen van je huishouden.

Vorige week heb je in deel 1 in het kort kunnen lezen wat de methode inhoudt en zijn we begonnen met het maken van een lijst van alles wat je bezig houdt.

Vandaag gaan we de dingen die we opgeschreven hebben voor onszelf verduidelijken, zodat je een beslissing kunt nemen. Wat betekent hetgeen je hebt opgeschreven eigenlijk? Of, in het geval van fysieke dingen, bijvoorbeeld papieren, wat is het eigenlijk?

We gaan naar het eerste item. Heb je iets fysieks in je handen? Bijvoorbeeld papieren van de school van je kind? Vraag je dan af wat het is. Is het informatie die je nodig hebt? Nu of misschien later? Moet je er iets mee doen, bijvoorbeeld invullen en inleveren? Of is het informatie die je niet nodig hebt en die weg kan?

Om je te helpen om te beslissen wat er moet gebeuren, heeft David Allen een stroomschema bedacht. Dit schema laat je zien welke vragen je jezelf moet stellen bij elk item in je inbakje of op je lijst. Je doorloopt de volgende lijst:

Moet ik hiervoor actie ondernemen?

  • Is het antwoord op deze vraag nee, dan stel je jezelf de volgende vraag:
    • Moet ik het bewaren?
      • Nee: dan kan het dus weg.
      • Ja: dan gaat het in één van je twee archieven. In een vervaldagensysteem of in je agenda als je het op een later tijdstip weer nodig hebt. Of in je algemene archief waar je referentiemateriaal of papieren die je langere tijd moet bewaren opslaat. Heb je nog geen vervaldagensysteem en/of archief, zet dan op je lijst dat je deze gaat maken. Hoe je dat doet lees je hier en hier voor wat betreft het vervaldagensysteem. Het opzetten van een archief behandel ik in een volgende blogpost.
  • Is het antwoord op de vraag of je actie moet ondernemen ja, dan gaan we verder.

Stel jezelf nu de volgende vraag.

Is het een project?

Volgens David Allen is alles wat meer dan één actie vraagt, een project. Je huis opruimen, is dus een project. Net als een verjaardagsfeestje organiseren.

Is het een project, dan gaat het op een projectlijst.

Daarna vraag je je af wat de eerstvolgende actie is voor dat project. Om bij de vorige voorbeelden te blijven: Je huis opruimen begint bij beslissen hoe je dat wilt doen. Ga je het zelf doen of vraag je hulp? Als je het zelf gaat doen, hoe dan? Een plan maken voor het opruimen kan dan bijvoorbeeld een eerstvolgende actie zijn. Weet je al hoe je het gaat aanpakken, dan is de eerstvolgende actie waarschijnlijk iets als ‘de kledingkast opruimen’ of ‘de eerste plank van de kledingkast opruimen.’ Bij een verjaardagsfeestje organiseren kan de eerstvolgende actie zijn: ‘een datum prikken’ of 'een lijst maken van wie we willen uitnodigen'.

Eerstvolgende acties en de twee minuten regel

Kost je eerstvolgende actie je minder dan twee minuten? Doe het dan direct. Deze actie direct afhandelen kost je minder tijd dan hem verwerken in je systeem. Bedenk daarna direct wat nu de eerstvolgende actie is.

Kost je eerstvolgende actie meer dan twee minuten? Vraag je dan eerst af of jij degene bent die deze actie moet en gaat uitvoeren. Misschien kun je de actie delegeren aan iemand anders. Ga je het zelf doen? Schrijf het dan op een lijst met Eerstvolgende Acties.

Werk zo je hele lijst door. Je lijst wordt nu dus opgesplitst in een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties van die projecten. Vind je twee lijsten vervelend om mee te werken, dan kun je ook één lijst maken met twee kolommen. In de eerste kolom zet je de naam van het project, in de tweede de eerstvolgende actie.

Klaar? Mooi. Nu heb je als het goed is een lijst met projecten en een lijst met eerstvolgende acties. Volgende week gaan we deze lijst verder organiseren.