De voordelen van het batchen van taken

Batchen is het tegelijkertijd afwerken van hetzelfde soort taken. Je verwerkt bijvoorbeeld al je e-mails achter elkaar, pleegt alle telefoontjes na elkaar of archiveert een hele stapel dossiers. Dit ‘batchen’ heeft een aantal grote voordelen.

De voordelen van het batchen van taken

  • Je wint tijd omdat je niet steeds opnieuw hoeft te starten en te stoppen. Het opstarten van een taak kost je tijd. Door dezelfde soort taken achter elkaar te doen, bespaar je die opstarttijd dus.
  • Je werkt geconcentreerder. Doordat je je maar op één taak hoeft te richten, is het makkelijker om te focussen.
  • Je maakt minder fouten (onder andere doordat je geconcentreerder werkt).
  • Het kost je minder moeite, omdat je niet steeds opnieuw hoeft na te denken. Een deel van wat je doet is in zekere zin herhaling en gaat daarom makkelijker en sneller.

Welke taken kun je batchen?

Taken die je kunt clusteren:

  • E-mail.
  • Telefoontjes.
  • Archiveren.
  • Rekeningen betalen.
  • Post afhandelen.
  • Alle kleine klusjes waar je nooit aan toekomt (reserveer een uur om zoveel mogelijk van deze klusjes te doen).
  • Huishoudelijke taken.

Kijk zelf of je nog meer taken kunt batchen. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van je werkzaamheden. Ik maak bijvoorbeeld batches van mijn blogs. Ik schrijf een aantal artikelen achter elkaar, maak een aantal foto’s achter elkaar, bewerk een serie foto’s en tenslotte upload ik de artikelen. Dit gaat sneller dan wanneer ik voor elke blogpost apart een artikel moet schrijven, een foto moet maken en bewerken en vervolgens de blogpost online ga zetten. Elk onderdeel vraagt weer om aparte handelingen. Zelf heb je vast ook werkzaamheden waarbij een serie handelingen steeds weer terug komt. Kijk in dat geval eens of deze taken geschikt zijn om te batchen.

Ga je met een ‘batch’ aan de slag, kijk dan meteen even wat het beste tijdstip daarvoor is. Over het algemeen kun je de moeilijke taken beter in de ochtend te doen. Je concentratie is dan vaak het hoogst. Makkelijke taken zijn geschikter voor de momenten dat je een dipje hebt, bijvoorbeeld aan het eind van de middag je e-mails verwerken of je dossiers archiveren.