Het nut van procedures

Denk jij dat beschrijvingen van procedures vooral nuttig zijn in grote organisaties? Dan heb je het mis. Procedures kun je overal voor maken en zijn voor heel veel dingen handig. Zowel voor taken die je niet zo vaak doet als voor dingen die je dagelijks doet. Met zo’n checklist op papier kun je heel makkelijk zien of je geen dingen vergeet.

Het voordeel van procedures

  • Je weet zeker dat je niets vergeet.
  • Je werkt efficiënt.
  • Je doet het op de juiste manier.
  • Je bespaart tijd, zeker bij taken die minder vaak voorkomen. Je hoeft niet steeds opnieuw na te denken over de volgende stap.
  • Je kunt de taak makkelijk aan een ander overdragen.

Waarvoor maak je procedurebeschrijvingen?

Je kunt in principe voor alle taken die meerdere handelingen vereisen procedures maken. Heb je taken die je aan een ander wilt overdragen? Dan is een procedure zeker handig. Ook als je merkt dat je bij terugkerende  taken steeds opnieuw moet nadenken wat je ook alweer moet doen. Vergeet je soms stappen tijdens het uitvoeren van een taak? Ook dan is een checklist op papier handig.

Ook in je gezin kunnen geschreven procedures handig zijn. Zo kun je bijvoorbeeld je kinderen kleine huishoudelijke klusjes leren uitvoeren. Je doet het eerst samen met ze, schrijft alle stappen op en werkt ze uit. De volgende keer kunnen ze het dan zelf met behulp van de door jou uitgewerkte procedure.

Hoe maak je zo'n checklist?

Allereerst het volgende. Voordat je op je werk een procedure gaat maken, is het goed om eerst even te controleren of die procedure er niet al is. Misschien heeft iemand anders er ooit al één gemaakt zonder dat jij dat weet. Is die er niet, werk je als zelfstandige of wil je een checklist voor bijvoorbeeld huishoudelijke taken maken? Dan ga je als volgt te werk:

  • Bedenk welke stappen je moet doen om de taak te volbrengen.
  • Schrijf deze stappen op een post-it. Gebruik één post-it per stap.
  • Bedenk in welke volgorde je de stappen moet doen en leg je post-its op volgorde.
  • Als alles op de juiste volgorde ligt, ga je de procedure verwerken. Schrijf de werkwijze op. Het makkelijkst is het om het uit te werken in een tekstverwerkingsdocument, zodat je later makkelijk eventuele wijzigingen kunt aanbrengen.
  • Zorg dat je het document bij de hand hebt op de plek waar je het nodig hebt. Je kunt hem bijvoorbeeld boven je bureau ophangen. Maar je kunt hem ook in je agenda bewaren of bijvoorbeeld voorin een map die je altijd nodig hebt bij de betreffende taak.

Hoe maak je goede procedure beschrijvingen?

  • Maak de zinnen niet te lang.
  • Maak duidelijke alinea’s.
  • Nummer de stappen die gedaan moeten worden.
  • Gebruik zo nodig schermafbeeldingen of plaatjes om iets duidelijk te maken. Voor jonge kinderen kunnen foto’s of pictogrammen erg goed werken.
  • Laat iemand die de procedure niet kent de procedure uitvoeren met behulp van jouw stappenplan. Lukt het? Soms vergeet je voor jou logische stappen die voor een ander niet logisch zijn. Dit is vooral belangrijk als de procedure bestemd is voor iemand die jouw werk overneemt.

Met deze tips hoef je het maken van een checklist of procedurebeschrijving niet langer uit te stellen.