Routine: Maak je inbox elke dag leeg

Routines maken het leven makkelijker. Je hoeft er niet meer over na te denken omdat ze na verloop van tijd een automatisme worden. En zo houd je je huis makkelijker schoon en netjes. Daarom besteed ik dit jaar elke maandag aandacht aan een routine. De volledige lijst vindt je hier.

Hoeveel berichten staan er in jouw inbox? En met hoeveel daarvan moet je nog iets doen?

Als je bovenstaande vragen kunt beantwoorden zonder erover na te denken, dan is je inbox waarschijnlijk nagenoeg leeg. Zo niet, dan ben jij waarschijnlijk iemand die af z’n e-mail leest en daarna in de inbox laat staan. Het probleem daarbij is dat je soms na een tijdje niet meer weet wat er nu precies in een bepaald mailtje stond en of je er nog actie op moet ondernemen. En dus blijft je inbox zich maar vullen met nieuwe e-mails en blijven veel oude e-mails staan.

Stappenplan inbox 0

De enige manier om een overvolle inbox te voorkomen is door je inbox elke dag leeg te maken. Hoe je dat doet? Door elke e-mail te openen en er een beslissing over te nemen.

Ten eerste: bekijk je e-mail op vaste tijden. Hoe vaak je dat op een dag doet is aan jou. Het hangt een beetje van je werk en je omstandigheden af hoe vaak het nodig is. Kies in ieder geval momenten waarop je ook daadwerkelijk even tijd aan je e-mail kunt besteden. Als je aan de slag gaat met je e-mail doe je het volgende.

  • Open de eerste e-mail en neem er een beslissing over.
  • Alles wat SPAM is verwijder je natuurlijk direct.
  • Is het een nieuwsbrief die je nooit meer leest? Schrijf je dan uit voor de betreffende nieuwsbrief en verwijder de e-mail.
  • Is de e-mail daadwerkelijk voor jou bestemd? Vaak krijg je e-mails waarbij je in de CC genoemd wordt en is de vraag of het bericht in de e-mail helemaal niet van belang voor jou. In dat geval kun je de e-mail met een gerust hart verwijderen.
  • Moet je actie ondernemen of antwoorden op de e-mail? Zo ja, handel het dan af als het je niet meer dan vijf minuten kost. Kost het meer dan vijf minuten, dan zet je de e-mail in een speciaal daarvoor bestemde map die je ‘actie’ of ‘doen’ noemt (of welke andere naam jij daarvoor handig vindt). Plan tijd in om de taken die in deze map staan af te handelen.
  • Hoef je geen actie te ondernemen, maar bevat de e-mail wel informatie die je wilt bewaren? Verplaats de e-mail naar een aparte map die je ‘Archief’ noemt.
  • Hoef je geen actie te ondernemen totdat iemand anders iets heeft gedaan? Verplaats de e-mail dan naar een map die je ‘Wachten op’ noemt. Kijk deze map regelmatig (bijvoorbeeld 1x per week) na, zodat dingen daar niet onnodig lang in blijven staan.
  • Hoef je geen actie te ondernemen en bevat de e-mail geen informatie die voor jou belangrijk is? Verwijder de e-mail dan.

 

Heb je nog een hoop achterstallige e-mail? Die handel je op dezelfde manier af. Heb je echt heel erg oude e-mail (bijvoorbeeld ouder dan een half jaar), dan kun je die in een aparte map zetten. Noem de map bijvoorbeeld ‘e-mail voor 01-04-2017’. De kans dat je nog iets moet doen met die e-mails is klein. Heb je toch nog iets nodig, dan staat het gewoon in een map waar je het terug kunt vinden. Neem af en toe de tijd om de e-mails in die map door te nemen.