Inbox leeg

Ook een overvolle inbox? Voor veel mensen is de inbox van hun e-mail een grote verzameling van dingen die ze willen onthouden, die nog gedaan moeten worden of waar nog beslissingen over genomen moeten worden. Dat resulteert uiteindelijk in een overvolle inbox. De onoverzichtelijkheid die zo onstaat, maakt het alleen nog maar lastiger om je e-mails door te werken. Daarnaast vraag je je regelmatig af of je niet iets vergeet of over het hoofd ziet. Herkenbaar? Zo maak je je inbox leeg.

Submappen aanmaken

In feite is er maar één oplossing, en dat is alle e-mails stuk voor stuk doorwerken om zo je inbox leeg te krijgen. Maar lees toch nog even door, voordat je dit artikel zuchtend wegklikt. Er is wel een manier om hem daarna ook leeg te houden. Het uiteindeliljke doel is dat je inbox een weergave is van alle nieuw binnengekomen mail. Het is geen verkapte to-do lijst of archief. Om dit te bereiken, maak je eerst verschillende mappen aan in je inbox. Een lijstje van mappen die voor vrijwel iedereen bruikbaar zijn:

  • Doen: alle e-mail waarop nog actie moet worden ondernomen
  • Bewaren: alle e-mail die je wilt bewaren als referentie of bewijsmateriaal
  • Afwachten: alle e-mail waarvan je nog op een reactie van een ander wacht, of bevestigingen van bestellingen etc. waarvan je nog op de levering wacht.

Heb je het gevoel dat je zelf nog meer mappen nodig hebt, maak deze dan ook aan. Maar zorg dat het er niet teveel worden, want dan wordt het weer onoverzichtelijk. Heb je echt hele oude e-mails in je inbox (meer dan een jaar oud), dan kun je ook een map aanmaken met bijvoorbeeld 'mail voor 2014'. De kans dat die nog relevant zijn, is klein. Als voorlopige oplossing bewaar je ze in deze map, totdat je tijd hebt om die ook door te lopen.

E-mail doorwerken

Nu is het zover. Je gaat je e-mail ook daadwerkelijk doorwerken. Zoals gezegd kun je alle e-mail die ouder is dan bijvoorbeeld een jaar, in je map voor oude e-mail (in het hiervoor genoemde voorbeeld: mail voor 2014) stoppen. Daarna ga je je mailbox leeg maken. Het makkelijkst is om te beginnen met het nieuwste berichten, omdat die waarschijnlijk het meest relevant zijn. Bovendien zullen die in de meeste gevallen bovenaan staan. Bij het doorwerken van je e-mail gebruik je de volgende regels:

  • Moet ik hier iets mee doen (actie ondernemen of antwoorden)?
    • Ja: dan beantwoord je de mail of handel je het af als dit in minder dan 2 minuten kan. Duurt het langer dan 2 minuten? Dan gaat het naar de map 'Doen'.
  • Moet een ander hier iets mee?
    • Ja: dan stuur je het door naar de betreffende persoon (als die deze mail niet zelf ook al ontvangen heeft). Is het noodzakelijk dat je weet of die ander er daadwerkelijk wat mee heeft gedaan, dan gaat je mail in de map afwachten.
  • Moet ik dit bewaren?
    • Ja: dan gaat het in de map bewaren.
  • Is het antwoord op alle bovenstaande vragen 'nee', dan kan het bericht gewoon verwijderd worden. Doe dit dan ook meteen.

Werk zo je hele mailbox door, totdat hij leeg is. Heb je erg veel e-mail in je inbox staan, dan lukt dit waarschijnlijk niet in één dag. Trek er dan elke dag tijd voor uit, totdat de mailbox daadwerkelijk leeg is. Bijvoorbeeld een half uur per dag. Is je inbox leeg, dan is het nog slechts een kwestie van bijhouden.

E-mail bijhouden

Laat je niet gek maken door op elk pingetje van je e-mailprogramma te reageren, maar lees je e-mail op vaste tijden. Bepaald zelf hoe vaak dat nodig is, éen of twee keer per dag is voor de meeste mensen voldoende. Zet tussendoor je e-mailprogramma uit of in elk geval de notificaties dat er een nieuwe e-mail binnen gekomen is. Als je je e-mail controleert, werk de inbox dan op de hiervoor beschreven manier door, zodat hij weer leeg is als je het programma afsluit.

Je mappen bijhouden

Nu al je e-mail in submappen staat, is het natuurlijk wel de bedoeling dat je er daadwerkelijk wat mee gaat doen. De map 'Doen' is hierbij de belangrijkste map. Zorg dat je deze dagelijks controleert en de benodigde actie onderneemt. Zodra je de taak of de e-mail afgehandeld heb, verwijder je de e-mail of verplaats je hem zonodig naar de map 'afwachten' of 'bewaren'.

De map 'afwachten' kijk je ook regelmatig door. Je kijkt of er al actie is ondernomen door de betreffende persoon, of jij vervolgens nog iets moet doen of controleert of bestellingen binnen zijn gekomen. Zo nodig onderneem je actie als dit niet het geval is. Is alles afgehandeld, dan kan ook deze mail verwijderd worden.

De map 'bewaren' vraagt wat minder onderhoud. Toch is het handig om deze ook af en toe door te lopen en op te schonen. Voor de meeste mensen is één keer per half jaar of één keer per jaar een goede frequentie.