Hoe krijg je overzicht in je taken?

Voel je je vaak overweldigd door alles wat je nog moet doen? Heb je geen overzicht over wat er allemaal nog moet gebeuren, nu en in de toekomst? Dat is niet zo gek. In de loop van de tijd ontstaan er een hoop verplichtingen waar taken aan vast zitten. Denk maar eens aan alles wat je in de loop van een dag of week doet. Werk, studie, kinderen, huishouden, sporten, clubs of verenigingen, mantelzorg of vrijwilligerswerk. Misschien is jouw rijtje nog wel veel langer. En overal zitten taken aan vast. Geen wonder dat je het overzicht soms kwijt bent. Overzicht krijgen is echter niet zo moeilijk als je denkt. En het begint met... juist ja, lijstjes.

Overzicht over je taken

Zoals ik al zei, heb je lijstjes nodig om weer overzicht te krijgen. Hoewel je jouw lijst later altijd nog kunt opsplitsen in categorieën, beginnen we gewoon met één lange lijst die we vervolgens opdelen. Maar deze twee lijsten heb je écht nodig:

  • Een overzicht van al je taken en projecten. Dit is je masterlist. De lijst waarop alles wat je nog moet doen terug te vinden is.
  • Een actielijst. Dit is een lijst met alle afzonderlijke acties die je moet ondernemen voor elk project. Deze lijst kan heel goed een onderdeel zijn van je eerste lijst, maar kan ook een aparte lijst zijn.

Verder is het belangrijk dat je een systeem hebt om al je acties ook daadwerkelijk uit te voeren. Aan lijsten alleen hebben we niks.

Een overzicht van taken en projecten

Om te beginnen maak je een overzicht van al je taken en projecten. Dat doe je als volgt:

  • Zorg voor een schrijfblok, to do boekje of een notitieboekje. Werk je liever digitaal, gebruik dan een app als remember the milk, todoist of asana om je lijst in te maken. Belangrijk is dat je al je taken bij elkaar bewaart en dat je lijst makkelijk toegankelijk is. Hoe meer ze verspreid zijn, hoe groter de kans is dat je iets vergeet. En een lijst die je niet snel bij de hand hebt, zul je op den duur niet meer gebruiken.
  • Maak vervolgens wat tijd vrij (desnoods in kleine blokken van een kwartier) en maak een overzicht van al je taken en projecten. Pak je agenda erbij en kijk wat er aan afspraken in staat en wat je daar nog voor moet doen. Wat moet je doen op het gebied van je huis en huishouden? Wat zijn je taken op het werk? Wat is er nodig voor je studie? Denk ook aan alle verenigingen, commissies en sportclubs waar je lid van bent en waar je een taak in hebt. Ja, de lijst wordt ongetwijfeld lang. Maar het geeft je in elk geval een goed beeld van wat er op je bordje ligt.
  • Neem een pauze voor je verder gaat. Ideaal is het om een paar dagen later nog eens naar je lijst te kijken, maar wil je het vandaag nog afronden, neem dan minimaal een uur pauze. Even wat afstand zorgt ervoor dat je met iets meer afstand naar je lijst kunt kijken.
  • Lees na die pauze je lijst nog eens rustig door en bedenk van elk item wat erop staat of het echt gedaan moet worden en zo ja, of jij het moet doen. Misschien kun je het delegeren aan een ander. Streep de taken die bij nader inzien niet hoeven door. Zet bij de taken die je kunt delegeren de naam van degene die je het wilt laten doen. Nadat je de taak gedelegeerd hebt, kan die ook van je lijst. Moet je er na het delegeren toch zelf nog wat met de betreffende taak, bijvoorbeeld controleren of daarna verdere actie ondernemen, maak dan een actiepunt: ‘controleer …’ of ‘vervolgstappen project …’
  • Nu is het tijd voor de volgend stap. De actielijst.

Een actielijst maken

Een project bestaat uit meerdere acties. En veel taken op je lijstje zijn waarschijnlijk ook zo breed omschreven dat er meerdere kleine acties nodig zijn om ze te kunnen afstrepen. Daarom schrijf je van elk project en van elke taak de acties op die nodig zijn om de betreffende taak af te ronden. Je hoeft niet meteen ellenlange lijsten van elke taak of elk project te maken. Maar schrijf wel de eerstvolgende stap op die je moet doen.

Bijvoorbeeld:

  • Woonkamer opnieuw schilderen             - eerste stap: zoek verfkleur uit
  • Lekkage verhelpen                               - eerste stap: zoek telefoonnummer loodgieter op
  • Lekke band plakken                             - koop bandenplak setje

Tips:

  • Actielijsten werken het beste als ze beginnen met een werkwoord. Dus bel, schrijf, zoek, koop etc.
  • Werk je op papier, dan kun je bijvoorbeeld de rechter pagina voor je master list gebruiken en de linker voor je actielijst. Of je zet voorin je master list en achterin je actielijst.

Acties uitvoeren

Voor we aan de slag gaan, maken we nog een paar tussenstappen.

  • We proberen de lijst nu natuurlijk zo snel mogelijk af te werken. Schat om te beginnen van iedere taak in hoeveel tijd het kost en zet die tijd er achter. Zo kun je acties makkelijker inplannen.
  • Om te voorkomen dat er belangrijke dingen blijven liggen, maken we onderscheid in belangrijke en minder belangrijke taken. Doe dit door er een A, B of C voor te zetten, waarbij A heel belangrijk is en C het minst belangrijk. Begin vervolgens met de A-taken.
  • Je kunt nu op verschillende manieren te werk gaan. Je plant je acties in en zet ze in je agenda. Of je plant tijd in waarop je aan je actielijst gaat werken. Dit laatste is vooral handig als je het moeilijk vindt om de tijd die een taak kost in te schatten. Zorg ervoor dat je taken handig plant. Doe gelijksoortige taken op hetzelfde moment. Houdt ook rekening met de deadlines van bepaalde taken.

Groepeer gelijksoortige taken

Als je naar de stad moet om een nieuwe steelpan te kopen, doe je dat tegelijkertijd met andere dingen waarvoor je naar de stad moet. Maak desnoods een apart lijstje van de dingen die je in de stad moet kopen. Hetzelfde geldt voor e-mail. Het is sneller om een uurtje te besteden aan het e-mailen van iedereen die je een e-mail moet versturen, dan om elke keer zo’n taak apart te doen. Soms is het handig om lijstjes te maken van dingen die je op een bepaalde plek moet doen. Bijvoorbeeld een aparte lijst voor je werk of voor dingen die je op school moet regelen. In de tijd dat ik een deeltijd studie volgde, had ik van dit laatste altijd een lijstje. Ik was maar één dag in de week op school, dus dingen die alleen daar konden móesten op die dag geregeld worden. Een lijstje in mijn agenda zorgde er dan voor dat ik die dingen niet vergat.

Snel resultaat

Wil je snel resultaat, begin dan met alle kleine taken op je lijst. Alles wat je minder dan vijf minuten kost, handel je achter elkaar af. Zorg er vervolgens voor dat kleine klusjes niet meer op je takenlijst komen, door ze in het vervolg meteen af te handelen. Merk je dat je lijst toch weer vol loopt met kleine klussen? Voer dan een wekelijks Power Hour in. Plan elke week een uur in voor alle kleine klusjes die zijn blijven liggen.

Blijf je lijst bijhouden

Om te voorkomen dat je over een tijdje weer met een brei aan taken in je hoofd en op papier zet, is het van belang om je lijsten bij te houden. 

  • Heb je een actie afgestreept van een grotere taak of project? Schrijf dan meteen de volgende actie op je lijst.
  • Schrijf nieuwe taken ook meteen op de lijst en vink taken die gedaan zijn meteen af.
  • Kijk elke dag even naar je lijst om te zien of er dingen zijn die je die dag kunt doen.
  • Neem elke week de tijd om opnieuw acties in te plannen. Zo voorkom je dat je lijst in een vergeten hoekje belandt en je alsnog weer van alles vergeet.