Productief met schema's

Thuis werken en eigen baas zijn heeft veel voordelen. Een groot nadeel is echter dat niemand oplet of je wel aan het werk bent en doet wat je zou moeten doen. Het gebrek aan structuur is soms een groot struikelblok voor me. Vooral op dagen dat ik even vast zit, met een moeilijke of vervelende klus moet beginnen of gewoon een dag heb waarin ik geen zin heb in wat dan ook. Daarom heb ik voor mezelf een standaard dagplanning gemaakt.

Mijn dagschema

Deze planning is geen wet van meden en perzen. Zodra ik afspraken heb of aan een groter project werk, wijk ik hier vaak van af. Maar de rust en het overzicht die een standaard dagindeling me geeft, helpt me om me niet te verliezen in allerlei onbelangrijke taken of in eindeloos surfen op het internet. Misschien werk jij ook vanuit huis, ben je een thuisblijfmoeder of heb je ook op je werk behoefte aan zo’n indeling. Of misschien heb je AD(H)D waardoor je meer behoefte hebt aan houvast. Of ben je iemand die gewoon heel veel ballen in de lucht probeert te houden. Er zijn allerlei situaties te bedenken waarin je meer behoefte aan structuur hebt. Daarom deel ik mijn planning hier met je. In de hoop dat het je helpt om zelf wat meer structuur aan te brengen in je dagen wanneer je dat nodig hebt.

De planning was, zoals je kunt zien op bovenstaande foto, in eerste instantie ingedeeld in enkele grote blokken: ochtend, middag en avond. Inmiddels is er een en ander veranderd en heb ik de ochtend in twee blokken gesplitst.

Ochtend – 06.00-08.30 uur

  • Opstaan, water drinken.
  • Stretchen (en op dinsdag, donderdag en zaterdag krachttraining).
  • Ontbijten, lezen (non-fictie), best self journal invullen.
  • Dagplanning naar J. mailen. J. is een vriendin die ook vanuit huis werkt, en door elkaar onze doelen voor de dag te e-mailen houden we elkaar gemotiveerd.
  • E-mail afhandelen. Misschien niet de meest geschikte taak voor de ochtend, maar omdat ik toch al mijn e-mail programma open om J. te e-mailen, handel ik de binnengekomen e-mails ook maar meteen af.

Ochtend – 08.30–12.00 uur

  • Was in wasmachine (alleen op de dagen dat ik een was draai, wat normaal maandag tot en met woensdag is en eventueel een extra was op donderdag of vrijdag).
  • Bed opmaken.
  • Droge was vouwen.
  • Ik vind het prettig om alvast wat huishoudelijke klusjes te starten voor ik echt aan de slag ga.
  • 30 minuten studeren.
  • 10 minuten Frans met Duolingo.

Dit zijn dingen die er anders vaak bij in schieten. Daarom begin ik daarmee.

  • Werken aan het project of de taak van de dag. Een project is een grotere taak waar ik op dat moment mee bezig ben. De taak van de dag zijn terugkerende dingen, zoals de administratie, de wekelijkse review en planning, bestellen van boodschappen etc.
  • Business stuff. Alles wat met mijn bedrijf te maken heeft en wat die dag moet gebeuren. Van het posten van blogs en video’s tot klantgerelateerde zaken. Door de indeling zoals die nu is lijkt het alsof dit nu als laatste komt. Het feit is echter dat ik veel sneller door mijn dagelijkse taken heen ga als ik weet dat ik nog belangrijke dingen voor mijn bedrijf moet doen. Daarom deze in eerste instantie misschien een beetje vreemde volgorde.
  • Wekelijkse huishoudelijke taak en 15 minuten opruimen/schoonmaken in de zone van deze week. Vaak hang ik op dit moment ook de was op. Wekelijkse taken (zoals stofzuigen, stoffen, etc.) doe ik allemaal op een vaste dag. Maandag stofzuigen, dinsdag dweilen, woensdag stoffen etc. Daarnaast maak ik nog een kwartiertje extra schoon in de betreffende zone van die week. Meer over de indeling van zones vind je hier.

12.00-13.00 uur - lunch

Middag 13.00-17.00 uur

  • Post afhandelen (papierwerk dat in orde gemaakt moet worden en alles wat om een reactie vraagt, inclusief antwoorden op reacties op social media, zelf posten op sociale media, etc.).
  • Teksten voor blog, cursussen of e-boeken schrijven.

Middag 17.00-18.00 uur

Koken als het mijn kookbeurt is. Anders tijd voor ontspanning of het afmaken van dingen waar ik nog niet aan toegekomen ben.

Avond 18.00-22.00 uur

  • Eten
  • Afwassen
  • Hobby/tv of youtube kijken.
  • Bullet journal updaten, agenda checken en to do lijst voor morgen maken.
  • Best self journal invullen.
  • Bureau opruimen.
  • Opruimrondje door het huis (rondzwervende spullen op hun plek leggen, glazen naar de keuken etc.).
  • Klaarmaken voor bed (tandenpoetsen, wekker zetten etc.).

Planning in het zicht

Deze dagelijkse planning stond ooit in mijn huishoudmap, verhuisde vervolgens naar mijn bullet journal, maar hangt nu gewoon op een memobard in mijn kantoor. Zo hoef ik alleen maar even op te kijken om te zien wat ik moet doen.

Daarnaast hangt een aparte lijst met de vaste taken voor die dag (bijvoorbeeld op maandag stofzuigen, weekplanning maken en blog online zetten, op vrijdag heb bed verschonen en de administratie doen, etc.).

En daarnaast dan weer een lijst met het overzicht van de taken die in de zone van die week moeten gebeuren. Bovenaan staat het nummer van de zone en de ruimtes. Vervolgens daaronder de weeknummers waarin ik in die zone werk. En dan de tabel met klussen die gedaan moeten worden. Blauw voor de maandelijkse klussen, groen voor de kwartaalklussen. Ik kruis af wat ik gedaan heb en aan het eind van de week gaat de lijst in de weekmap van de eerstvolgende week dat ik in die zone schoonmaak. Wil je meer weten over het gebruik van mijn weekmappen, dan vind je die informatie in deze blogpost.

Het zijn als je het allemaal bij elkaar ziet veel lijsten. Voor een ander is het misschien te veel, maar het werkt voor mij prima. Op dagen dat ik weinig thuis ben volg ik zoals gezegd deze planning niet. Ze zijn bedoeld als houvast en niet als een rigide systeem dat koste wat kost gevolgd moet worden. 

Zelf een dagelijkse planning maken

Wil je zelf zo’n systeem opzetten? Houd dan eens bij wat je zoal doet op een dag en maak ook een lijstje met wat je graag zou willen doen. Kijk of dit haalbaar is (time desnoods een paar keer hoe lang je nodig hebt voor bepaalde taken) en maak een lijstje. Werk er een aantal weken mee en pas het waar nodig aan. Maak de lijst zo kort of zo uitgebreid als voor jou nodig is. Vaak is het makkelijker om met een korte lijst van de belangrijkste dingen te beginnen en hem dan langzaam uit te breiden, dan om meteen een hele waslijst te maken. 

Wil je een lijstje dat je kunt afstrepen? Lamineer de lijst dan en streep met whiteboard marker af wat je hebt gedaan. Aan het eind van de dag veeg je het schoon en kun je de volgende dag weer met een schone lei beginnen. Houd je ervan om je lijstjes mooi te maken? Print je lijst dan op gekleurd papier, of versier de randen met stift, washi tape of andere leuke decoraties.

Ook hier geldt, doe wat voor jou op dit moment werkt. Je zit niet vast aan mijn systeem of dat van een ander. En ook niet aan jouw eigen systeem. Pas het aan als je merkt dat het niet werkt. Je leven verandert voortdurend, dus moeten je systemen mee veranderen. En soms duurt het even voor je een goed werkend systeem hebt gevonden.