Routines: Schrijf alles op

Routines maken het leven makkelijker. Je hoeft er niet meer over na te denken omdat ze na verloop van tijd een automatisme worden. En zo houd je je huis makkelijker schoon en netjes. Daarom besteed ik dit jaar elke maandag aandacht aan een routine.

Vorige week bespraken we de gewoonte om elke dag in je agenda te kijken. De gewoonte voor deze week heeft daarmee te maken. Schrijf alles op! De afspraken die je maakt, zet je in je agenda. De datum gebonden deadlines en to do’s ook. Alle andere dingen kunnen op een master to do lijst. Waarom? Zodat je niet alles hoeft te onthouden.

Ons brein is beperkt

Je kunt best één of twee dingen onthouden, maar het kost wel mentale energie. En gedurende de dag zijn er nog duizenden dingen die je aandacht vragen. De kans is dus groot dat je af en toe iets vergeet. Bovendien loop je het risico dat je jezelf steeds afvraagt of je iets vergeet. Je brein probeert alles te onthouden, en dat put je uit. Alles opschrijven en er regelmatig naar kijken zorgt dus voor meer rust.

Die rust krijg je uiteindelijk alleen als je zeker weet dat er ook wat gebeurt met de dingen die je opschrijft. Door elke of zelfs meerdere keren per dag in je agenda te kijken, weet je zeker dat je geen afspraken vergeet. Door dagelijks op je to do lijst te kijken, heb je overzicht over wat er verder nog op je bordje ligt. Je kunt je lijst onderverdelen in projecten of categorieën of gewoon één lange lijst hanteren. Doe wat voor jou het beste werkt. Hieronder laat ik je zien welk systeem ik gebruik.

Mijn systeem

Mijn systeem verandert af en toe een beetje. Soms omdat ik iets nieuws wil proberen, maar ook vaak omdat mijn leven verandert en ik mijn systeem erop aan pas. Op het moment gebruik ik de volgende dingen:

  • Een bureau agenda voor alle afspraken en datum gebonden to do’s.
  • Een to do boekje waar ik alles wat ik nog moet doen in schrijf, deze blijft meestal ook gewoon op mijn bureau liggen.
  • Een agenda die ik buiten de deur meeneem voor afspraken en met ruimte voor aantekeningen. Hierin schrijf ik alles wat me te binnen schiet als ik niet thuis ben. Aan het eind van de dag neem ik de afspraken over op mijn master to do lijst.

Mijn master to do lijst heeft verschillende categorieën. Ik schrijf bovenaan de pagina de categorie (bijvoorbeeld: blog). Daaronder komen alle taken of ideeën die met mijn blog te maken hebben. Op de volgende bladzijde begin ik met een volgende categorie. Is een pagina vol, dan ga ik verder op de eerstvolgende lege pagina en zet ik bovenaan weer de titel. Alles wat gedaan is wordt afgestreept en is een bladzijde helemaal afgewerkt dan scheur ik hem eruit. Dat doe ik ook als het te onoverzichtelijk wordt. Niet gedane taken neem ik dan over op een nieuwe pagina.

Jouw systeem

Ik hoop dat je inmiddels ideeën hebt opgedaan voor je eigen systeem. Doe wat voor jou werkt. Als je net begint met het opzetten van een systeem, begin dan niet te ingewikkeld. Begin met een notitieboekje of app waar je al je ideeën en to do’s in zet en een agenda. En breidt het dan langzaam uit als je merkt dat je meer nodig hebt. Het belangrijkste is dat je een betrouwbaar systeem hebt dat je overzicht geeft over alles wat je nog moet doen. Hoe dat systeem eruit ziet is niet belangrijk, zo lang het voor jou werkt.