Hoe gebruik je een agenda?

Mensen verschillen en gebruiken hun agenda’s dus ook op verschillende manieren. Hier laat ik je zien hoe ik mijn agenda gebruik.

Een agenda is, zoals David Allen in zijn boek Getting Things Done zegt, bedoeld voor dingen die tijd en datum gebonden zijn. Dit zijn dus afspraken, deadlines en dingen die op een bepaalde dag, maar niet persé op een bepaalde tijd moeten gebeuren. In mijn agenda staan dus alleen deze dingen. Ik plan reistijd etc. ook in. Voor en na een afspraak neem ik extra tijd. In mijn agenda staat de tijd van de afspraak en de tijd waarop ik moet vertrekken. Heb ik naderhand nog afspraken, dan schrijf ik ook op hoe laat ik verwacht terug te zijn. Ik houd van een agenda die rustig en overzichtelijk is. Daarom schrijf ik standaard met een zwarte pen in mijn agenda.

Voor alles wat niet vast ligt op een bepaalde dag of tijd, heb ik een master to do list in mijn bullet journal. Elke avond kijk ik in mijn agenda om een idee te krijgen hoe de volgende dag eruit ziet. Als ik afspraken heb, leg ik de spullen die ik daarvoor nodig heb alvast klaar. Daarna plan ik de rest van mijn dag. Ik pak mijn bullet journal erbij en kijk wat ik de volgende dag nog meer wil en kan doen. Daarna plan ik met gekleurde pennen tijd in voor deze activiteiten. Nu weet ik wat ik de volgende dag wanneer ga doen. Op deze manier weet ik zeker dat de belangrijkste dingen gedaan worden en heb ik overzicht over de hoeveelheid tijd die beschikbaar is voor de verschillende taken.

Heb je een gezin en houdt je ook voor hen (bijvoorbeeld je kinderen) de afspraken bij? Neem dan een gezinsagenda die meerdere kolommen heeft (voor elk gezinslid één). Zorg ervoor dat je de agenda regelmatig bijwerkt met die van je partner en met de afspraken die kinderen zonder jou gemaakt hebben. Kies daarvoor een vaste tijd, bijvoorbeeld elke dag na het avondeten.