Papieren opruimen met een vervaldagen systeem

Ik heb al eens eerder geschreven over een vervaldagen systeem. Het is een methode die David Allen noemt in zijn boek ‘Getting Things Done’.

Wat is een vervaldagen systeem?

Bij een vervaldagen systeem maak je 43 mappen. 12 mappen met de maanden van het jaar, en 31 mappen met de nummers 1 tot en met 31 voor de dagen van de maand. Die mappen sorteer je als volgt:

  • De datum van morgen met alle daarop volgende datums tot het eind van de maand. Het is nu 8 juli, dus vooraan komen de mappen 9 tot en met 31.
  • Daarachter de eerstvolgende maand, in dit geval augustus.
  • Dan de mappen met datums die al geweest zijn deze maand. Dus 1 tot en met 8.
  • Vervolgens de rest van de maanden. Dus september tot en met december, en januari tot en met juli.

Heb je nu papieren die je op een bepaalde datum nodig hebt, dan berg je die op in de desbetreffende maand. Dus heb je kaartjes voor een concert op 17 augustus, dan gaan die in de map augustus. Op 1 augustus (of op 31 juli) haal je alles voor de maand augustus uit de map en stop je het in de map van de betreffende dag (in dit geval de 17e  dus in de map met 17).

Waarom mijn vorige vervaldagen systeem niet (meer) werkte

Mijn vorige vervaldagen systeem had ik in een ordner met tabbladen voor de maanden en de dagen. Achter elk tabblad zat een plastic hoesje om papieren in te doen. In deze blogpost laat ik je zien hoe dat eruit zag.

Bij dit systeem had ik twee problemen.

  1. Ik had niet voor elke dag documenten en keek er daarom ook niet elke dag in. Om te voorkomen dat ik wat zou vergeten, haalde ik één keer per week alle documenten voor de hele week eruit en legde ze in mijn inbakje op het bureau.
  2. Voor papieren die ik mee wilde nemen naar klanten, had ik L-mapjes om alles bij elkaar te houden. Die passen echter niet in de insteekhoesjes die ik in mijn ordner had. Hiervoor had ik dus een apart opbergsysteem.

Oplossingen

De oplossing lag in een nieuw systeem. Allereerst zou alles in archiefmappen moeten, zodat het probleem met de L-mapjes opgelost was. Dan nog een oplossing voor het niet dagelijks kijken. De oplossing had ik eigenlijk jaren geleden al gevonden op Pinterest en herinnerde ik me ineens weer. Geen 43 mappen, maar 52. Voor elke week één map. De map voor de huidige week kan dan gewoon in mijn inbakje blijven liggen, zonder dat de papieren voor die week worden bedolven onder inkomende post. Ze zitten immers in een aparte map?

Hoe maak je zelf zo’n systeem?

Nodig:

  • 52 (of 53 voor de jaren waarin het jaar 53 weken heeft) archiefmappen. Ik gebruik alleen de binnenmappen, maar je kunt ze ook in hangmappen doen. Neem dan voor elke week een hangmap of voor elke maand één, waar je dan de binnenmappen in kunt doen
  • Pen, stift of labelwriter.
  • Archiefkastje, doos, mand of lade waar de mappen in kunnen.

Stappen:

  • Label de mappen 1 t/m 52 (of 53). Je kunt er ook de data opzetten, maar dan moet je ze volgend jaar opnieuw labelen.
  • Stop ze op volgorde in de doos of la, te beginnen met de map voor volgende week. Achter map 52 komt dan map 1 en verder. De map voor deze week leg je ergens op een handige plek.
  • Sorteer de papieren die je in de toekomst nog nodig hebt en doe ze in de juiste map.
  • Stop aan het eind van de week de huidige map achteraan in je lade en pak de map voor de nieuwe week.
  • Kijk wat er in de nieuwe map zit. Vul het eventueel aan met dingen die nog binnen komen en maak je weekplanning.