Een tijd(je) geleden kreeg ik een vraag over digitaal plannen. In het verleden heb ik vooral Remember the Milk gebruikt als digitaal to do lijstje. Vorig jaar heb ik in OneNote een mooi GTD systeem opgezet, met behulp van een vriendin. Maar… uiteindelijk ga ik altijd weer terug naar papier.

Ik besef echter heel goed dat digitaal plannen zo zijn voordelen heeft. Vooral nu veel planningssystemen ook apps hebben voor de smartphones en je ze dus makkelijk altijd met je mee kunt dragen. Van anderen hoorde ik veel positieve verhalen van het eerder genoemde Remember the Milk, Wunderlist en Todoist. Die laatste heb ik inmiddels een aantal weken uitgebreid geprobeerd.

Todoist

Todoist is verkrijgbaar voor vele platformen. Je kunt hem op je pc of laptop, tablet of smartphone gebruiken. Het programma is beschikbaar voor zowel android smartphones als Iphones. Er is een gratis versie waarmee je prima uit de voeten kunt. Wil je uitgebreidere functies, zoals labels gebruiken, dan heb je de betaalde versie nodig. Die kost op dit moment € 28,99 per jaar. Na enkele dagen Todoist uitproberen kreeg ik de optie om de betaalde versie 30 dagen gratis te proberen. Een prima manier om de meerwaarde ervan uit te proberen.

Basisversie van Todoist

In Todoist kun je zelf projecten aanmaken. Todoist geeft zelf al een aantal standaard projecten, maar die kun je eventueel verwijderen of een andere naam geven. Je kunt elk project een kleurcode geven en je kunt subprojecten aanmaken.

Nieuwe taken komen automatisch in je inbox, tenzij je er zelf een projectnaam aan toevoegt. Je kunt ook een datum toevoegen. Heb je taken die regelmatig moeten gebeuren? Todoist kan taken herhalen volgens iedere frequentie die je aangeeft. Net als veel andere taakmanagers snapt het programma wat je bedoelt als je bijvoorbeeld ‘elke maandag’ intypt en zal het de taak elke maandag herhalen. Daarnaast kun je een taak een prioriteit geven.

Todoist geeft een overzicht van je taken voor vandaag of voor de komende 7 dagen. Maar je kunt je taken ook per project bekijken.

Spelelement

Voor diegenen die wat extra motivatie nodig hebben om aan je taken te werken, heeft het programma een spelelement. Je krijgt punten voor het afronden van je taken. Doe je een paar dagen niets, dan worden er ook weer punten afgetrokken. Vakanties en weekenden kun je zelf instellen. Ben je deze dagen niet productief, dan heeft dat geen invloed op je puntenscore.

Betaalde versie van Todoist

In de betaalde versie kun je meer actieve projecten hebben (200 tegen 80 in de gratis versie). Wil je je taken delen met mensen, dan kan dat in de gratis versie met maximaal vijf mensen en in de betaalde versie met 25.

In de betaalde versie kun je ook een aantal dingen die helemaal niet kunnen in de gratis versie. Dit zijn onder andere herinneringen instellen, labels en opmerkingen toevoegen, uitgebreidere statistieken zien (bijvoorbeeld welke taken je al gedaan hebt), de namen van filters veranderen of filters toevoegen. Ook kun je in de betaalde versie vanuit je e-mail taken toevoegen.

Wil je bijvoorbeeld met het GTD-systeem werken, dan kan het gebruik van labels handig zijn. Je kunt dan in de labels je context toevoegen. Sorteer daarna op label om te zien wat je in een bepaalde context kunt doen.  Ook het krijgen van herinneringen kan voor sommige gevallen erg handig zijn. Of je die extra functies nodig hebt en of ze het geld waard zijn, hangt helemaal van jouw situatie af. Het is maar net wat jij nodig hebt en hoeveel meerwaarde je eruit haalt.

Conclusie

De betaalde versie heeft zeker een aantal handige functies. Voor wie graag met een digitaal planningssysteem werkt, is de betaalde versie waarschijnlijk een goede optie. Heb je geen behoefte aan het gebruik van labels en heb je niet ontzettend veel taken (minder dan 80) die je wilt bijhouden, dan kun je waarschijnlijk prima uit de voeten met de gratis versie. Persoonlijk vind ik Todoist zeker een fijn programma om mee te werken. Mocht ik digitaal gaan werken, dan is de kans groot dat ik voor dit programma zal kiezen.

P.S.

Wil je meer rust, ruimte en overzicht? In de gratis minicursus 'Een opgeruimd leven' laat ik je zien hoe je overzicht kunt creëren in je spullen en je taken en hoe je je huis schoon kunt houden door schoonmaakroutines in te voeren. Je kunt je hier aanmelden en de minicursus vervolgens downloaden.