Getting Things Done in mijn Bullet Journal

Vorige week schreef ik al over de Getting Things Done methode van David Allen. Ik heb deze methode een tijd lang in diverse varianten gebruikt. In eerste instantie met verschillende to do boekjes waar ik mijn lijsten in bijhield. Ik had vier to do boekjes in gebruik. Een boekje voor projecten, de ooit/misschien lijst, de afwachtenlijst en de eerstvolgende acties. Daarna ben ik overgegaan op een losbladig systeem in een ringband. Hoe dat eruit ziet, laat ik in deze video zien.  Maar sinds het begin van dit jaar probeer ik het systeem te integreren in mijn Bullet Journal. Het is een proces van uitproberen en kijken wat wel en niet werkt. Waarschijnlijk verander ik de komende tijd dus nog wel het een en ander. Maar hier laat ik zien hoe ik de twee methodes op dit moment combineer.

Alles opschrijven

Alles wat me te binnen schiet en wat ik wil onthouden schrijf ik op. Soms rechtstreeks in de master to do lijst, soms in de dagelijkse notities. De master to do lijst is een lijst van alles wat ik ooit nog eens wil doen (eigenlijk gewoon een braindump). Hiermee is het vooral een ooit/misschien lijst in termen van David Allen. Ik heb de lijst voor meer overzicht opgedeeld in huis, business, creatief, financieel, organizing en overig. De master to do lijst is eigenlijk mijn ‘inbox’. De lijst waar alle ideeën binnen komen. Maar ook op mijn dagelijkse lijstjes worden ideeën op het moment dat ze me te binnen schieten opgeschreven. Wat dat betreft heb ik dus twee inbakjes. Komen dingen op de dagelijkse lijst te staan, dan worden ze aan het eind van de dag alsnog overgenomen op de juiste lijst.

Projectlijst

Ik heb een aparte projectlijst. Een overzicht van alle projecten waar ik aan werk. Gaat ik aan een project werken, dan zet ik een P in het betreffende vakje van de master to do lijst. Zo weet ik dat het project op de projectlijst staat en er dus aan gewerkt wordt. Na de projectlijst volgen de afzonderlijke projecten met de acties die daarvoor nodig zijn. Omdat je in een bullet journal altijd direct de eerstvolgende pagina pakt, komen projecten verspreid door mijn bullet journal voor. De index helpt om ze te vinden. Maar om niet steeds terug te hoeven bladeren naar de index, heb ik het paginanummer ook op de projectlijst vermeld (achter het project).

Eerstvolgende acties

De eerstvolgende acties staan in mijn dagelijkse lijsten. Mijn dagelijkse to do lijst bestaat uit eerstvolgende acties voor mijn projecten en taken die niet dagelijks gedaan worden. De dagelijks terugkerende acties streep ik af in mijn habit tracker. Dagelijkse to do’s haal ik van mijn projectlijsten en mijn maandelijkse doelenlijst.

Afwachtlijst

Een andere veelgebruikte lijst is de afwachtlijst. Hierop staat alles waar ik nog op wacht. Variërend van reacties van een ander tot bestellingen waar ik op wacht.

Wekelijks onderhoud

Elke week doe ik het wekelijks onderhoud. Dit betekent in feite dat ik alle lijsten in mijn Bullet Journal na loop en aanvul waar nodig. Ik gebruik daarbij vooral de maandelijkse pagina’s met doelen en het kalender overzicht. Ook kijk ik nog even naar de dagelijkse lijsten van de afgelopen week en controleer of alles daarin afgehandeld is of overgebracht is naar de juist lijsten. Aan het eind van de maand loop ik al mijn lijsten door en maak ik onder andere een doelenlijst voor de volgende maand. In deze video laat ik mijn weekplanning (eigenlijk het wekelijks onderhoud) zien.

Overzicht houden

Door een index bij te houden, kun je dingen terugvinden in je Bullet Journal. Toch vind ik het ook wel fijn om even snel terug te kunnen bladeren naar bepaalde pagina’s. Daarom gebruik ik sinds kort ‘sticky tabs’. Deze tabs geven veelgebruikte lijsten aan, zoals de projectlijst, afwachtlijst, master to do lijst en mijn editorial kalender. Ook markeer ik met deze tabs het begin van de maand. Het voordeel van deze tabs is dat ze makkelijk te plaatsen en weer te verwijderen zijn. Zeker nu ik nog heel erg aan het uitproberen ben, is dit een groot voordeel.

Een video over GTD in mijn bullet journal vind je hier.