Getting Things Done (GTD)

 

Getting Things Done, vaak afgekort tot GTD, is een timemanagement methode van David Allen. De methode is zo populair dat er een nieuwe versie van het boek is uitgegeven. Deze is natuurlijk ook beschikbaar als e-book. Zelf heb ik de oude versie van het boek nog. Die is inmiddels helemaal stuk gelezen, zo vaak heb ik hem al gebruikt. De methode gaat ervan uit dat het vooraf plannen van je taken vaak niet zinvol is omdat je gedurende de dag vaak geconfronteerd wordt met onverwachte zaken. Daarmee is de methode vooral ideaal voor mensen die in een dynamische omgeving werken, maar bijvoorbeeld ook als je een gezin met kleine kinderen hebt.

Wat houdt de methode in?

David Allen heeft er een heel boek over geschreven, maar ik zal proberen om de methode in het kort samen te vatten. Heel kort door de bocht houdt het in dat je lijsten maakt van alles wat je wilt en moet doen. Deze lijsten gebruik je gedurende je dag als leidraad. Omdat je waarschijnlijk een hele lange lijst hebt, deel je de lijsten op. David Allen gebruikt hiervoor de ooit/misschien lijst voor dingen die je ooit of misschien nog eens wilt doen, maar die nu geen prioriteit hebben. Daarnaast is er de eerstvolgende actie lijst. Dit is een lijst met actiepunten die je af kunt werken. Dingen die meer dan een actie nodig hebben voordat ze afgerond zijn, gaan op de projectlijst. Duizelt het je al? Houd je vast, er zijn ook nog context lijsten. Dit zijn lijsten waarin je activiteiten op plaats zijn ingedeeld. Voorbeelden daarvan zijn lijsten met computer, telefoon, werk, supermarkt, etc.

Klinkt dit allemaal veel te ingewikkeld? Begin dan heel eenvoudig en breidt het systeem waar nodig uit.

Alles opschrijven

Het belangrijkste onderdeel van de methode is: alles opschrijven. Schrijf dus alles op wat je te binnen valt. Dingen die je nog moet doen, ideeën, deadlines, dingen die je ooit nog wilt uitproberen, etc. Verzamel alles en zet het op een lijst. Die lijst, je masterlist, wordt je vertrekpunt. Dit is de basis voor je verdere acties. Wordt de lijst te onoverzichtelijk, dan kun je hem eventueel opdelen in categorieën. Maak categorieën die je zelf makkelijk vindt en zorg dat het er niet te veel worden. Maak bijvoorbeeld een onderverdeling in werk en thuis of huishouden, school en hobby’s.

Opdelen in acties

Nu ga je kijken wat er op je lijst staat. Veel dingen zullen projecten zijn. Bijvoorbeeld kinderfeestje Sam organiseren. Hiervoor moet je meerdere dingen doen. Datum en tijd plannen, activiteiten verzinnen, uitnodigingen versturen, o ja, en beslissen hoeveel kinderen er mogen komen, etc. Schrijf die dingen allemaal op. Doe dat ook met alle andere dingen die op je lijst staan. Nu heb je als het goed is alleen maar acties op je lijst staan. Die kun je dan een voor een gaan afwerken op het moment dat je tijd hebt. Wat je wanneer gaat doen laat je niet alleen van de mate van belangrijkheid afhangen, maar ook van de tijd en de energie die je hebt. Noteer eventueel achter elke actie hoeveel tijd je denkt dat het gaat kosten.

Afwachtlijst

Er is naast je actielijst nog een hele belangrijke lijst. De afwachtlijst. Hierop komt alles waar je nog op wacht. Een reactie van iemand, een bestelling die nog binnen moet komen, werk dat je gedelegeerd hebt etc. Kijk deze lijst regelmatig na, streep af wat gedaan is en onderneem zo nodig actie op dingen die nog open staan.

Wekelijks onderhoud

Om goed zicht te houden op je projecten en acties, doe je één keer per week een wekelijks onderhoud. Je kijkt je lijsten na, vult ze zo nodig aan, en bekijkt waar je de komende week mee aan de slag wilt en of moet. Kijk ook even je agenda na op geplande afspraken voor de komende week. Kijk ook even terug in je agenda. Zijn er nog dingen die vragen om vervolgacties?

Waar bewaar je al je lijsten?

Bewaar alles bij elkaar. Dat kan in een agenda (met ringband), een losbladige map of digitaal. Het is maar net waar jij de voorkeur aan geeft. Zelf had ik een ringband met papier en tabbladen. Maar omdat ik daarnaast ook een bullet journal gebruikte, doe ik sinds het nieuwe jaar alles in mijn bullet journal. In een volgende blogpost zal ik laten zien hoe ik deze twee systemen combineer.

Update: De video waarin ik deze map laat zien vind je hieronder.