Hoe zeg je nee?

We zeggen heel erg makkelijk ja als ons iets gevraagd wordt. Maar als je het gevoel hebt dat je leven wel erg vol wordt met (sociale) verplichtingen en dingen die nog gedaan moeten worden, wordt het misschien tijd om eens nee te zeggen. Maar wanneer en hoe zeg je nee?

De werkdruk verminderen

Heb je het gevoel dat je agenda overvol is en de items op je to do lijst steeds urgenter worden? Dan heb je het waarschijnlijk te druk. Maak eens een lijstje met al je verplichten en alle dingen die je toegezegd hebt. Schrik je van de hoeveelheid? Dan is het tijd om wat dingen te schrappen of in ieder geval niet meer op je schouders te nemen.

Nu is het tijd om dingen te schrappen. Staan er taken op je lijstje staan die eigenlijk niet hoeven? Misschien leg je jezelf dingen op die een ander helemaal niet zo belangrijk vindt. Elke week de bedden verschonen? Misschien kan het ook wel één keer per twee weken. Elke dag verse boodschappen doen? Misschien kun je ook af met om de dag boodschappen doen.

Kijk vervolgens of er taken zijn die je kunt delegeren. Kunnen gezinsleden helpen bij huishoudelijke taken? Kan een collega of stagiaire werktaken van je overnemen? Kun je dingen uitbesteden? Grote huishoudelijke klussen door een schoonmaakster laten doen? Boodschappen via internet bestellen en laten bezorgen? Af en toe een oppas regelen zodat je een avondje voor jezelf hebt?

Redenen om nee te zeggen

Nu is het zaak om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe taken bij komen. Je gaat dus wat vaker nee zeggen. Voor jezelf heb je soms het gevoel dat je een goede reden moet hebben om nee te zeggen. Daarom volgen nu een aantal goede redenen om nee te zeggen:

  • Je hebt geen tijd.
  • Je voelt je overbelast.
  • Je hebt niet voldoende ervaring of expertise om de taak te doen of hebt het gevoel de taak niet aan te kunnen.
  • Als je ja zegt tegen iets, zeg je nee tegen iets anders. Dat iets anders is meestal iets wat je zelf graag had willen doen en waarvoor je nu dus geen tijd hebt.
  • Je wilt die vrije avond ook echt vrij houden. Geen probleem. Niemand eist van je dat je nooit eens een vrije dag of avond hebt. Het is jouw tijd en jij beslist wat je ermee doet.

Hoe zeg je nee?

Nee zeggen is vaak moeilijk. Je wilt aardig gevonden worden en mensen niet teleurstellen. Toch is het in je eigen belang om af en toe ook eens nee te zeggen. Om het wat makkelijker te maken volgen hier enkele tips.

  • Zeg niet direct ja op een verzoek, maar neem de tijd om na te denken. Zeg dat je er later op terug  komt of terug belt. Nu heb je tijd om naar je werklast te kijken en te bepalen of je iets wel of niet wilt doen.
  • Vraagt je baas je iets te doen, dan is het wellicht verstandig om aan te geven waarom je de taak niet wilt doen. Geef desnoods aan dat je het eigenlijk al te druk hebt en vraag je baas wat er prioriteit heeft. Als je deze taak aanneemt, kun je iets anders niet doen.
  • In veel andere gevallen, bijvoorbeeld bij persoonlijke verzoeken in de privé-sfeer, is gewoon ‘nee’ vaak al voldoende. Breid het eventueel uit met een ‘Nee, maar dank je dat je aan me gedacht hebt,’ of ‘Nee, een andere keer misschien.’ Laat je niet verleiden tot smoesjes of uitgebreide verklaringen. Je hebt het recht om nee te zeggen. Daarbij, je wijst een verzoek van de ander af, niet de persoon zelf.
  • Worden mensen toch boos als je nee zegt, accepteer dat dan. Je kunt niet altijd iedereen tevreden stellen.

Maar wanneer zeg ik nee en wanneer zeg ik ja?

Heb je moeite om te bepalen waar je nee tegen moet zeggen? Maak voor jezelf een prioriteitenlijstje van dingen die je echt belangrijk vindt. Beperk jezelf tot maximaal vijf dingen. Bijvoorbeeld: gezin, studie, werk/carrière, huishouden, hobby. Past de vraag bij je prioriteiten, dan kun je overwegen ja te zeggen. Past de vraag niet bij je prioriteiten en moet je als je het toch doet nee zeggen tegen iets dat wel tot jouw prioriteiten hoort? Dan zeg je nee.

Merk je dat je toch nog te vaak ja zegt? Houdt eens een tijdje bij waar je ja tegen zegt terwijl je het eigenlijk niet wilt. Schrijf erbij in welke situatie dat was, tegen wie je ja zei en waarom. Schrijf ook op waarom je achteraf liever nee had gezegd. Na een tijdje zul je deze situaties gaan herkennen en kun je de valkuil van automatisch ja zeggen vermijden.

Tot slot: nee zeggen moet je leren. En dus oefenen. Na verloop van tijd wordt het steeds makkelijker om nee te zeggen. Maak je dus niet al te druk als het je de eerste keren nog heel veel moeite kost. Oefening baart kunst.

Het nut van procedures

Denk jij dat beschrijvingen van procedures vooral nuttig zijn in grote organisaties? Dan heb je het mis. Procedures kun je overal voor maken en zijn voor heel veel dingen handig. Zowel voor taken die je niet zo vaak doet als voor dingen die je dagelijks doet. Met zo’n checklist op papier kun je heel makkelijk zien of je geen dingen vergeet.

Het voordeel van procedures

  • Je weet zeker dat je niets vergeet.
  • Je werkt efficiënt.
  • Je doet het op de juiste manier.
  • Je bespaart tijd, zeker bij taken die minder vaak voorkomen. Je hoeft niet steeds opnieuw na te denken over de volgende stap.
  • Je kunt de taak makkelijk aan een ander overdragen.

Waarvoor maak je procedurebeschrijvingen?

Je kunt in principe voor alle taken die meerdere handelingen vereisen procedures maken. Heb je taken die je aan een ander wilt overdragen? Dan is een procedure zeker handig. Ook als je merkt dat je bij terugkerende  taken steeds opnieuw moet nadenken wat je ook alweer moet doen. Vergeet je soms stappen tijdens het uitvoeren van een taak? Ook dan is een checklist op papier handig.

Ook in je gezin kunnen geschreven procedures handig zijn. Zo kun je bijvoorbeeld je kinderen kleine huishoudelijke klusjes leren uitvoeren. Je doet het eerst samen met ze, schrijft alle stappen op en werkt ze uit. De volgende keer kunnen ze het dan zelf met behulp van de door jou uitgewerkte procedure.

Hoe maak je zo'n checklist?

Allereerst het volgende. Voordat je op je werk een procedure gaat maken, is het goed om eerst even te controleren of die procedure er niet al is. Misschien heeft iemand anders er ooit al één gemaakt zonder dat jij dat weet. Is die er niet, werk je als zelfstandige of wil je een checklist voor bijvoorbeeld huishoudelijke taken maken? Dan ga je als volgt te werk:

  • Bedenk welke stappen je moet doen om de taak te volbrengen.
  • Schrijf deze stappen op een post-it. Gebruik één post-it per stap.
  • Bedenk in welke volgorde je de stappen moet doen en leg je post-its op volgorde.
  • Als alles op de juiste volgorde ligt, ga je de procedure verwerken. Schrijf de werkwijze op. Het makkelijkst is het om het uit te werken in een tekstverwerkingsdocument, zodat je later makkelijk eventuele wijzigingen kunt aanbrengen.
  • Zorg dat je het document bij de hand hebt op de plek waar je het nodig hebt. Je kunt hem bijvoorbeeld boven je bureau ophangen. Maar je kunt hem ook in je agenda bewaren of bijvoorbeeld voorin een map die je altijd nodig hebt bij de betreffende taak.

Hoe maak je goede procedure beschrijvingen?

  • Maak de zinnen niet te lang.
  • Maak duidelijke alinea’s.
  • Nummer de stappen die gedaan moeten worden.
  • Gebruik zo nodig schermafbeeldingen of plaatjes om iets duidelijk te maken. Voor jonge kinderen kunnen foto’s of pictogrammen erg goed werken.
  • Laat iemand die de procedure niet kent de procedure uitvoeren met behulp van jouw stappenplan. Lukt het? Soms vergeet je voor jou logische stappen die voor een ander niet logisch zijn. Dit is vooral belangrijk als de procedure bestemd is voor iemand die jouw werk overneemt.

Met deze tips hoef je het maken van een checklist of procedurebeschrijving niet langer uit te stellen.

 

 

Een Opgeruimde Werkplek

Een opgeruimde werkplek helpt je geconcentreerder en effectiever te werken. Je hoeft niet op zoek naar allerlei dingen die je nodig hebt maar niet kunt vinden. Bovendien wordt je niet afgeleid door zaken waar je op dat moment niks mee moet. Maar hoe doe je dat, je werkplek opruimen? En hoe zorg je dat het opgeruimd blijft?

Je bureau opruimen

Het beste kun je beginnen met het opruimen van je bureau. Haal alles van je bureau af en maak het meteen even goed schoon nu het bureaublad leeg is. Werk je op een kantoor, dan zal de schoonmaker regelmatig langskomen. Maar vaak mogen die niets verplaatsen. Is je bureau nooit echt leeg, dan wordt hij dus ook nooit helemaal schoongemaakt. Zelf even een doekje over het bureaublad halen kan dus geen kwaad.

Nu ga je kijken naar wat je echt nodig hebt. Misschien een pennenbakje met pennen etc. Heb je die voor het grijpen liggen in je bureaula, dan is zelfs dat niet nodig. Vaak heb je ook wat brievenbakjes op je bureau waar je documenten tijdelijk in liggen. Bijvoorbeeld een bakje voor inkomende of uitgaande post. Ook dat kan handig zijn. Maar vraag jezelf ook af of er geen handiger alternatief is om ze neer te zetten. Op een lage kast achter je of in een hanger aan de muur? Een en ander is natuurlijk ook afhankelijk van hoe vaak je documenten in de bakjes legt of eruit haalt.

Papieren die je nog moet afhandelen horen in ieder geval NIET op je bureau, tenzij je er op dat moment aan werkt. Houd je graag in het zicht wat je nog moet doen, dan zijn de eerder genoemde brievenbakjes een goed idee. Label ze als je meerdere soorten papieren apart wilt houden (bijvoorbeeld een onderverdeling in facturen, beantwoorden en wachten op een reactie).

Je kasten opruimen

In kasten en bureaulades huizen vaak spullen die er al lang niet meer horen. Briefpapier met een oud logo dat niet meer gebruikt wordt, mappen met verouderde informatie, handleidingen van software die niet meer gebruikt wordt, etc. Neem een keer de tijd om alles langs te lopen (desnoods plank voor plank of la voor la) en doe alles weg wat je niet meer nodig hebt.  Liggen er spullen die ergens anders horen? Zorg dan dat ze daar terecht komen.

Je archief opruimen

Heb je een eigen archief? Kijk ook dat eens na. In veel bedrijven is er een centraal archief. Is het zinvol dat jij daarnaast nog een soort van eigen archief hebt? Hetzelfde geldt voor handboeken met procedures etc. Vaak zijn die op intranet terug te vinden en staan daar ook de laatste procedure. Heb je daarnaast zelf een map met procedures, houd je die dan up to date of zijn ze verouderd? Vraag je ook hier af of het handig is om ook nog een papieren map te hebben en of de manier waarop je dat bijhoudt niet teveel tijd en energie vergt.

Je planbord en muren opruimen

Wat hangt er aan je muur? Oude schema’s en vergeelde posters? Haal die dan weg. En je whiteboard? Moet die niet eens schoongeveegd worden? Haal alle oude aantekeningen van je memobord.

De rest van je kantoor opruimen

Kijk nu nog even rond in je kantoorruimte. Wat moet nog meer weg? Die lege dozen printerpapier? Verdorde planten? Vuile koffiekopjes? Ruim het op.

Nu je dit alles hebt gedaan, kun je geconcentreerd aan de slag met je werk. Als je de tijd hebt is het fijn om al deze stappen achter elkaar te doen, maar je kunt natuurlijk ook gewoon elke dag een beetje doen. Deel je een kantoorruimte met collega’s, betrek die er dan ook bij. Tot slot ruim je elke dag voor je naar huis gaat je bureau leeg. Dit voorkomt dat er binnen de kortste keren weer overal stapels liggen en het kost je maar een paar minuten.

10 redenen waarom kinderen niet opruimen

Ken je dat? Je vraagt je kinderen honderd keer of ze willen opruimen, maar er gebeurt niets. Natuurlijk, soms hebben ze gewoon geen zin om op te ruimen. Maar er kunnen ook nog andere redenen zijn waarom ze het niet doen.

  1. Ze weten niet wat er van hen verwacht wordt. ‘Opruimen’ is een te groot begrip. Maak de taak kleiner en concreter voor ze. Vraag ze niet op te ruimen, maar vraag ze hun blokken terug in de doos te doen. Ligt er nog meer speelgoed, dan vraag je ze daarna om dat op te ruimen. Benoem dus wat ze moeten opruimen en waar het naartoe moet.
  2. Ze hebben niet geleerd op te ruimen. Geef zelf het goede voorbeeld en ruim je spullen na gebruik direct op. Daar leren ze het meest van. Daarnaast is het slim om vanaf een jaar of twee samen met hen op te ruimen, zodat ze leren hoe je dat doet. Hier vind je een aantal redenen en de oplossing ervoor.
  3. Ze vinden het niet leuk. Maak er een spelletje van. Wie kan in 2 minuten de meeste spullen in de bak doen? Kunnen jullie de vloer in 5 minuten opruimen? Bedenk een beloning (bijvoorbeeld een boekje voorlezen) als het lukt.
  4. Ze kunnen niet makkelijk bij de dozen/bakken/kasten waar het materiaal in opgeborgen moet worden. Zorg dat de opbergplekken voor het speelgoed laag staan.
  5. Ze weten niet waar ze het speelgoed moeten opbergen. Label bakken, planken en lades etc. met foto’s van het speelgoed dat op de betreffende plek opgeborgen moet worden. Zo begrijpen kinderen meteen wat waar hoort.
  6. Het opbergmateriaal is niet geschikt voor je kinderen. De dozen zijn te groot, te zwaar of te onhandig voor je kind, waardoor het niet hanteerbaar is. Ruim zwaarder speelgoed (bijvoorbeeld autotjes) eventueel op in meerdere dozen.
  7. Het is te veel. Hebben de kinderen alles omver getrokken toen je even niet keek of de hele dag gespeeld maar tussendoor niet opgeruimd? Dan kan het opruimen een overweldigende klus lijken voor zo’n kleintje. Laat ze ook hier eerst één soort speelgoed uitzoeken en opruimen (bijvoorbeeld alle autootjes) en help zelf mee.
  8. Het is niet duidelijk wanneer ze moeten opruimen. Ruim op een vaste tijd op. Als je altijd voor het eten gaat opruimen met de kinderen, zullen ze het vanzelfsprekend gaan vinden en wordt het onderdeel van hun routine.
  9. Ze zitten nog midden in hun spel. Waarschuw vijf minuten van te voren dat jullie gaan opruimen. Waarschuw een of twee minuten vooraf nog een keer. Nu is je kind erop voorbereid dat het spelen klaar is en dat het opruimen gaat beginnen.
  10. De opbergplekken zijn te ver van elkaar verwijderd. In het ideale geval staat alle speelgoed vlak bij elkaar. Knutselspullen en boeken kun je best ergens anders bewaren. Maar als ook al het andere speelgoed verspreid door het huis bewaard wordt, verliest je kind het overzicht. Zorg dus voor een plek waar al het speelgoed opgeborgen kan worden. Dat kan een kast of een hoekje van de kamer zijn.

 

10 dingen die je direct weg kunt doen

Opruimen is lastig. Vooral als je moet besluiten wat je houdt en wat je weg doet. Gelukkig zijn er in ieder geval een aantal dingen die je direct weg kunt doen.

  1. Alle kleding die je niet meer past. Tenzij je nu zwanger bent, kun je rustig alle kleding die niet meer past weg doen. Denk je over een tijdje weer een kleinere maat te kunnen? Dan wil je vast liever iets nieuws. Voor iedereen die ervan overtuigd is binnenkort weer in die kleinere maat te kunnen: stop alle kleding van dezelfde maat bij elkaar in een doos en schrijf de maat en de datum erop. Bepaal wanneer je zoveel afgevallen wilt zijn dat die kleding weer past en schrijf ook die datum op de doos. Schrijf die laatste datum ook in je agenda. Pas je op de genoemde datum de kleding? Mooi, dan kan hij in de kast en kunnen de grotere maten weg. Past het niet, dan gaat het alsnog weg.
  2. Alles wat stuk is. Ook nu protesteer je misschien. ‘Het kan nog gemaakt worden.’ Zorg er in dat geval voor dat het deze week nog gemaakt wordt. Leg het apart (in een doos of mand) tot je tijd hebt om het te repareren. Zet in je agenda wanneer je dat gaat doen. Is het na een week nog niet gerepareerd? Dan gaat het alsnog weg.
  3. Alle hobbyspullen van hobby’s die je niet meer beoefent. Was bijvoorbeeld ooit kaarten maken helemaal jouw ding, maar doe je er nu niets meer mee? Dan kan het materiaal dat je daarvoor nog hebt weg. Heb je kinderen, geef het dan eventueel aan hen als knutselmateriaal. Dat geldt ook voor kleding en attributen voor sporten die je niet meer beoefent. Het hoort allemaal bij iets wat je ooit leuk vond, maar wat nu niet meer in je leven past.
  4. Alles wat over datum is. Medicijnen, voedsel en cosmetica. Natuurlijk kun je dingen die nog maar kort over datum zijn vaak nog gebruiken. Heb je moeite met weg doen, zorg dan dat je het direct opmaakt (dus, deze week nog). Anders gaat het alsnog weg.
  5. Boeken die je gelezen hebt, en waarvan je weet dat je ze niet meer gaat herlezen.
  6. Ongelezen boeken die je ooit gekocht hebt of gekregen hebt, maar die al jaren in je kast liggen. Wil je ze toch nog lezen? Doe dat dan ook. Begin er deze week nog in. Anders, je raadt het al, gaan ze alsnog weg.
  7. Alles wat je dubbel hebt. Vooral stellen die alleen hebben gewoond en daarna zijn gaan samenwonen hebben vaak van alles dubbel. Twee knoflookpersen, twee vergieten, dubbel bestek en servies, etc. Doe alles wat je dubbel hebt weg. Dat geldt niet voor spullen die je op meerdere plekken gebruikt. Dan kan het juist weer heel handig zijn om er een extra exemplaar van te hebben. Bijvoorbeeld een schaar in de keukenla en één op je hobbyplek.
  8. Handleidingen en garantiebewijzen van apparaten die je al lang niet meer hebt.
  9. Losse sokken (waarvan de tweede dus mist).
  10. Schoenen die je nooit aan doet omdat ze niet lekker lopen.

Met deze tips krijg je vast al wat meer ruimte in je huis. Wil je meer doen en serieus aan de slag met opruimen? Dan is de online cursus 'Een opgeruimd huis' misschien iets voor jou.