Taken wel of niet in je agenda plannen?

Over het algemeen is je agenda bedoeld voor afspraken. Maar veel mensen gebruiken hem ook om hun taken in te plannen. Moet je taken wel of niet in je agenda plannen? Daar is natuurlijk niet zomaar een antwoord op te geven. Het hangt ervan af. In deze blogpost geef ik je de voor- en nadelen van het plannen van taken in je agenda.

Welke taken plan je wel in je agenda?

Allereerst de meest efficiënte tip, wat mij betreft. Plan taken die op een bepaalde dag moeten gebeuren gewoon in je agenda. Je schrijft deze bij de desbetreffende dag op, zodat je ze niet meer kunt vergeten.

Voordelen van het plannen van taken in je agenda

David Allen is van mening dat je taken die niet gebonden zijn aan een dag, ook niet in je agenda moet plannen. Deze horen volgens hem op een aparte takenlijst thuis. Toch zijn er mensen die het heel prettig vinden werken om taken in hun agenda te plannen. Hieronder zet ik een aantal voordelen voor je op een rijtje.

  • Je ziet in een oogopslag hoeveel tijd je naast je afspraken nog over hebt en kunt daardoor realistischer plannen.
  • Je ziet meteen of je voldoende tijd hebt voor al je taken. Voorwaarde hierbij is wel dat je een tijdsinschatting maakt voor elke taak en die tijd die je daarvoor nodig hebt ook aangeeft in je agenda.
  • Je hoeft maar een agenda te raadplegen en niet steeds te switchen tussen je agenda met afspraken en je takenlijst.

Nadelen van het plannen van taken in je agenda

  • Je agenda kan onoverzichtelijk worden doordat taken en afspraken door elkaar staan.
  • Als je aan een bepaalde taak niet toekomt, moet je hem overschrijven bij een andere dag, om te voorkomen dat hij er tussendoor glipt omdat je hem niet meer ziet.
  • Als er spoedklussen tussendoor komen, ontgaat je soms die ene taak die je beslist op die ene dag moest doen.

Mijn systeem

Ik heb een papieren agenda, waar ik mijn afspraken in schrijf én de taken die op een bepaalde dag gedaan moeten worden. De andere taken heb ik op een takenlijst staan. Op zondag plan ik mijn week in google calendar. Allereerst maak ik daarin tijdblokken voor mijn afspraken (inclusief reistijd). Daarna plan ik mijn lunchpauzes in. In de tijd die overblijft, plan ik mijn taken. Die registreer ik als grotere tijdblokken in google calendar. Daarbij werk ik zoveel mogelijk in batches. Dat betekent dat ik gelijksoortige taken zoveel mogelijk achter elkaar doe Dit werkt sneller omdat je dan niet steeds van taak hoeft te wisselen. Ik plan dus niet elk afzonderlijk taakje in, maar maak een grove verdeling in categorieën. Bijvoorbeeld blogposts schrijven, foto’s editen, filmen, etc. Omdat ik inmiddels weet hoe lang ik over een bepaalde taak doe, kan ik ook een redelijke inschatting maken van de hoeveelheid werk die ik in zo’n blok kan verzetten. Daarnaast plan ik ergens in de week vaak een paar uur extra in voor onvoorziene dingen of uitloop van mijn taken. Heb ik die uren niet nodig, dan heb ik een paar uur extra vrij of kan ik alvast vooruit werken. In onderstaande afbeelding zie je hoe dat er dan ongeveer uitziet in google calendar.

 

Ik hoop je hiermee wat ideeën te hebben gegeven voor je eigen planning, of je die nu gebruikt om je werk in te plannen of je huishoudelijke taken. Als laatste tip wil ik je nog meegeven dat het ook handig is om rekening te houden met de hoeveelheid energie die je op bepaalde momenten van de dag hebt. Ik kan me ‘s ochtends beter concentreren dan ‘s middags, dus het denkwerk doe ik vooral in de ochtend en standaard klusjes bewaar ik dan voor later op de dag.

Een kwartaalplanning maken

Vorige week heb ik laten zien hoe ik mijn jaarplanning maak. Na mijn jaarplanning, plan ik tegenwoordig per kwartaal. Er is een tijd geweest dat ik dat niet deed. Maar inmiddels heb ik gemerkt dat ik met een kwartaalplanning meer gedaan krijg dan wanneer ik die niet maak.

Het voordeel van per kwartaal plannen

Na het lezen van The 12 Week Year begon ik het belang van een kwartaalplanning te zien. Een jaar is lang en vaak zijn je jaardoelen nog niet zo goed te overzien aan het begin van het jaar. Ergens heb je het idee dat je nog tijd genoeg hebt om eraan te werken en na de eerste enthousiaste weken van het nieuwe jaar, begin je langzaam je doelen uit het oog te verliezen. Door het maken van kwartaaldoelen of 12 wekelijkse doelen, voel je de tijdsdruk. Als je nu een paar weken niks doet, wordt de kans klein dat je je doel nog haalt. En dat motiveert om direct aan de slag te gaan. Voor mij althans.

Kwartaaldoelen opstellen

Hoe maak ik nu die kwartaaldoelen? Aan het begin van een nieuw kwartaal kijk ik naar mijn jaardoelen en naar mijn prioriteiten. Ik vraag me af wat er de komende 3 maanden belangrijk is. Op basis daarvan kies ik een aantal doelen of subdoelen uit. Daarbij houd ik rekening met mijn agenda. Zijn er de komende maanden belangrijke gebeurtenissen, evenementen of vakanties waar ik rekening mee moet houden?

Vervolgens ga ik kijken hoeveel tijd ik echt heb in die drie maanden en welke (sub)doelen haalbaar zijn. Vallen er in die periode veel feestdagen of vakanties dan zul je duidelijk minder tijd hebben dan wanneer je drie maanden achter elkaar door kunt werken. Moet je een groot evenement organiseren in die periode, dan heb je dus minder tijd voor je andere doelen. Reken jezelf niet rijk, maar kijk kritisch naar het aantal uren dat je beschikbaar hebt. En denk ook niet dat je ineens super productief gaat worden als je dat het afgelopen jaar ook niet was. Wees realistisch in wat je kunt en wilt doen.

Als ik weet wat ik wil bereiken in deze drie maanden, begin ik de doelen op te splitsen in kleinere subdoelen en taken. Dit maakt verder plannen makkelijker. Op basis van deze lijsten maak ik vervolgens maand- en weekdoelen. Maar daarover in een ander blog meer.

Definitieve versie van mijn huishoudmap

 

Het heeft even geduurd, maar uiteindelijk heb ik dan toch de definitieve versie van mijn huishoudmap af.

Indeling Huishoudmap

De map heeft de volgende tabbladen:

  • routines
  • weekplan
  • voorraad
  • zones
  • noodinfo
  • adressen
  • planning

 

Routines

Onder de tab routines zit een overzicht van mijn dagelijkse routines. Voor het overzicht heb ik mijn ochtend-, middag- en avondroutines allemaal op een pagina gezet. Ik gebruik deze lijst niet om af te strepen wat ik al gedaan heb, maar vind het wel makkelijk om er af en toe een blik op te werpen om te zien of ik niets vergeet.

Weekplan

Mijn basis weekplan vind je hier. Dit is zoals ik mijn week in het ideale geval indeel. De meeste taken doe ik dan ook automatisch op de daarvoor bestemde dag. Ik val juist op dit plan terug als ik een onregelmatige week heb en me hier niet aan kan houden. Dan kijk ik welke dingen nog gedaan moeten worden. Ook als ik een aantal hectische weken achter de rug heb, waarin ik een beetje uit mijn ritme ben, vind ik dit overzicht heel fijn om te hebben.

Voorraad

Achter deze tab zit allereerst een lege pagina voor het weekmenu. Deze gebruik ik op het moment niet, maar heb ik in het verleden wel veel gebruikt, dus ik laat hem er nu nog even inzitten voor als ik hem wel wil gaan gebruiken.

Verder vind je hier de standaard boodschappenlijst en de voorraadlijst met daarop de dingen die ik standaard op voorraad wil hebben. De voorraadlijst controleer ik ongeveer een keer per twee maanden en vul ik dan aan. De standaard boodschappenlijst gebruik ik op dit moment nauwelijks, omdat we de meeste boodschappen online bestellen. In de app die ik gebruik staan de standaard boodschappen ook allemaal bij elkaar. Meestal kijk ik dus alleen in de app en niet op deze lijst. Toch vond ik het wel fijn om hem ook in mijn huishoudmap op te nemen.

Zones

Naast de schoonmaaklijsten voor de zones, vind je hier ook een overzicht van de taken voor mijn wekelijkse schoonmaakroutine (Weekly Home Blessing Hour). Op dit moment gebruik ik alle schoonmaaklijsten vooral als checklist van wat nog gedaan moet worden en streep ik eigenlijk niets af. Misschien ga ik dat wel doen voor de taken die weinig (bijvoorbeeld een keer per jaar) voorkomen. Ik denk erover om daar een datum waarop ik die taak gedaan heb toe te voegen, zodat ik kan zien hoe lang het geleden is dat ik bijvoorbeeld de gordijnen gewassen heb.

Noodinfo

Hier bewaar ik alle contactinformatie van artsen, apotheken, nutsbedrijven en andere belangrijke instanties of personen.

Adressen

De adressen van familie, vrienden en kennissen zijn hier op alfabet te vinden.

Planning

Hier zitten de maandelijkse tabbladen. Achter elke maand zit een overzicht met belangrijke data (verjaardagen, feestdagen die altijd op dezelfde datum vallen) en taken die jaarlijks in een vaste maand terug komen. Daarnaast is er op elke pagina ruimte voor aanvullingen.

Tot slot heb ik achterin nog een insteekhoesje voor als ik in de toekomst losse papieren heb die ik er (tijdelijk) aan toe wil voegen. Dan kan ik ze direct ergens kwijt zonder ze te perforeren of alsnog op zoek te gaan naar een hoesje.

In onderstaande video kun je nog een keer de hele map zien, zoals ik hem nu gebruik.

Recensie Meer door Minder van Joshua Becker

In Meer door Minder beschrijft Joshua Becker zijn reis naar minimalisme. Hij beschrijft minimalisme als: ‘Het doelbewust aandacht schenken aan de dingen waaraan we de meeste waarde hechten en het verwijderen van alles wat ons afleidt.´

Overvolle garage

Zijn verhaal begint met een overvolle garage en het besef dat er spullen weg moeten. Vervolgens laat hij je de voordelen van minder spullen zien. Dat zijn onder andere meer tijd en energie, meer geld, meer vrijheid en minder stress en afleiding. Het gaat er niet om dat je alles wat je hebt moet wegdoen. Het gaat er wel om dat je tijd en ruimte hebt om te doen wat je graag wilt doen. Soms hebben we zoveel spullen, en kost ons dat zoveel tijd en energie en stress dat we niet eens meer beseffen wat we nu echt graag willen. Door het hele boek heen benadrukt de schrijver dan ook dat het einddoel is om meer duidelijkheid te krijgen over wat je wilt in het leven en waar je het meeste waarde aan hecht.

 

Culturele en maatschappelijke invloeden

Becker laat in het boek duidelijk zien hoe culturele invloeden en de generatie waartoe je behoort invloed hebben op de manier waarop je met spullen omgaat. Materiële bezittingen staan in veel gevallen voor veiligheid en zekerheid en veel dingen hebben daarnaast ook nog eens emotionele waarde. Het is dan ook niet gek dat we het moeilijk vinden om dingen weg te doen. Becker raadt dan ook aan om langzaam te beginnen met een oppervlakkige opruimronde van dingen die je niet al te veel moeite kosten om weg te doen. Daarna kun je het kamer voor kamer wat grondiger aanpakken. Hij helpt je op weg bij de moeilijke categorieën door tips en adviezen te geven.

Conclusie

Samenvattend bevat dit de nodige theoretische achtergronden, maar ook praktische tips, adviezen en voorbeelden van anderen.

Een Jaarplanning maken

In deze serie wil ik je laten zien hoe ik mijn planningen maak. Hoewel het inmiddels al bijna half mei is, wilde ik toch beginnen bij het begin en je laten zien hoe ik een jaarplanning maak. Dit omdat ik op basis van mijn jaarplanning mijn kwartaalplanning en maandplanning maak.

Visie

Ik zei dat ik wilde beginnen bij het begin, maar mijn jaarplanning is ook niet het begin. Ik ben begonnen met een visie document. Daarin schrijf ik per levensgebied op wat ik wil bereiken. Dit is meer een ideaal leven document. Hierin houd ik geen rekening met of het haalbaar is of niet. Want wie kan nu zeggen of iets wat nu (nog) niet haalbaar is, dat over 10 jaar ook niet is? Het is mijn kompas. Mijn doel om naartoe te werken. En het is een levend document. Elk jaar bekijk ik het document en pas het zo nodig aan. Soms verandert mijn kijk op dingen en heb ik andere ideeën over wat ik wil en wat niet. Hoewel de hoofdlijnen vaak wel hetzelfde blijven.

5 jarenplan

Om deze doelen op hele lange termijn een beetje behapbaarder te maken, heb ik een overzicht gemaakt van wat ik (in grote lijnen) over 5 jaar wil bereiken. Op basis van dit plan, maak ik dan mijn jaarplan.

Jaarplan

Voor mijn jaarplanning ga ik dus uit van de dingen die ik over 5 jaar bereikt wil hebben. Ik kies uit dit plan de dingen die ik op dat moment het belangrijkst vindt. Wel kies ik minimaal één ding uit elke categorie, zodat er een balans is tussen persoonlijke en zakelijke doelen. Ik vind het prima om meer tijd en energie aan een bepaalde categorie te besteden, maar het kan nooit mijn enige prioriteit zijn.

Vervolgens kijk ik wat ik dit jaar zou kunnen doen om een stapje bij die 5 jaar doelen te komen. Voor elk gekozen doel kies ik iets wat in een jaar bereikbaar zou kunnen zijn. Het doel moet voor mij wel uitdagend zijn, maar ook weer niet zo groot dat het hoe dan ook niet te bereiken is in een jaar. Dit vind ik nog wel eens lastig, want een jaar lijkt zo ontzettend lang, dat ik nog wel eens grotere doelen plan dan eigenlijk haalbaar is. Inmiddels weet ik dat van mezelf en til ik er in dat geval ook niet zo zwaar aan als ik het einddoel dan uiteindelijk niet haal, als ik maar wel een flink eind op weg ben aan het eind van het jaar.

Het gevaar van een jaarplanning is dat je denkt dat je nog voldoende tijd hebt om al je doelen te bereiken en er dus niet echt vaart achter zet. Met het risico dat je daardoor je doel aan het eind van het jaar niet gehaald hebt. Daarom deel ik mijn jaarplanning vervolgens op in een kwartaalplanning. Daarover volgende keer meer.